Les aspects juridiques ont pour objet de protéger le vendeur et garantir l'acheteur de l'équité du contrat (existence d'obligations réciproques entre acheteur et vendeur). Les conditions générales de vente incorporent les clauses suivantes : clauses relatives à la livraison, à la garantie des produits et des services, au prix et au paiement... il est indispensable d'ajouter des clauses pénales, des clauses résolutoires, de réserve de propriété et d'attribution de juridiction compétente. Le vendeur devra porter une attention particulière dans le cas où l'acheteur sollicite le vendeur pour signer un bon de commande (au dos duquel des conditions générales d'achat, notées CGA, peuvent être jointes). En cas de litige, l'acheteur sera tenté de se prévaloir des CGA
- 3.Gestion des litiges : En cas de litige de nature commerciale, la facture concernée se trouve bloquée dans la comptabilité fournisseur du client empêchant par ce fait tout paiement. Il est donc indispensable que le vendeur incorpore une clause par laquelle l'acheteur ne pourra contester le paiement d'une facture au-delà d'un délai de x jours après son émission. Parallèlement, toute procédure interne qui visent à améliorer la qualité dans l'exécution ou la fourniture des biens et services commandés contribue à réduire le risque de litige et donc le risque de non-paiement.
- 4. Gestion du recouvrement :
Face à un accroissement des retards de paiements, l'encaissement à l'échéance négocié constitue un défi pour l'entreprise. Sachant que les retards de paiement ont un coût financier pour le créancier, celui-ci doit même en ouvre les procédures pour accélérer au mieux le recouvrement des créances. Il est fréquent de distinguer trois phases dans la gestion du recouvrement.
AUTEUR Hubert MARTINI |
0  GENERALITES
Le 3 Avril 2000, la société IMPRIMEST est mise en liquidation, elle dépose le bilan suite à deux créances impayées, l'une sur l'Espagne de 120 000 euros, l'autre sur l'Italie de 153 000 euros soit 10% du chiffre d'affaires annuel de cette PME de la photocomposition. Lorsque l'on interroge l'ancien Directeur Général, il évoque l'imprudence de l'entreprise en période de croissance rapide, la course aux chiffres d'affaires. Or le recours à une société de renseignements commerciaux aurait alerté l'exportateur français sur l'état de santé précaire des clients. Il ne s'agit pas pour nous d'inquiéter l'exportateur et de le dissuader d'exporter, cependant il est bon de rappeler que négliger le poste client peut s'avérer fatal pour l'entreprise. En effet, la perte liée à un impayé oblige le créancier à redoubler ses efforts commerciaux. L'exemple ci-après illustre la situation :
L'entreprise TRIBAL fabrique de la menuiserie en aluminium. Son chiffre d'affaires pour 1999 s'est élève à 20 millions de francs. Elle vient de subir un impayé de 400 000 francs soit 2% de son CA. Sachant que sa marge bénéficiaire représente 5% du prix de vente, quel est le chiffre d'affaires supplémentaire qui permettrait de compenser la perte de 400 KF ? TRIBAL doit générer 400 KF/5% soit 8 000 KF de chiffre d'affaires supplémentaire soit 40% du CA annuel. Sachant que le coût de la couverture du risque de change dépasse rarement les 2% du chiffre d'affaires, la stratégie de non-couverture du risque d'impayé peut constituer un acte suicidaire pour PME.
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1 Vendre à l'export, c'est accepter des risques.
< En effet, après l'acceptation d'une commande et avant la livraison, l'exportateur craint le risque de rupture du contrat commercial. Ce risque est nommé risque de fabrication par les assureurs et donne lieu à indemnisation sur la base des frais déjà engagés (et non sur le chiffre d'affaires perdu) dans des conditions restrictives. Il y a lieu de rechercher l'origine de la rupture du contrat : origine commerciale ou politique sur acheteurs privés ou publics. Ce risque est d'autant plus grand que les acomptes versés sont faibles.
Une fois la livraison effectuée, le souci fondamental de l'exportateur est d'être payé. Il s'agit d'un risque de non - paiement ou risque de crédit. Lorsque l'entreprise n'a pas développé une politique de couverture du risque d'impayé, elle peut s'interroger sur les conséquences financières d'une éventuelle défaillance de son client étranger à la livraison ou à l'échéance de paiement. Ce sursaut d'inquiétude arrive parfois trop tard et l'exportateur est confronté à des difficultés financières.
Comment évaluer le risque de non-paiement que supporte une entreprise ? L'évaluation repose sur une analyse de plus paramètres : la répartition du chiffre d'affaires, les caractéristiques des clients, la localisation géographique et les échéances de paiement accordées.
- Niveau de risque et répartition du chiffre d'affaires : La recherche de débouchés diversifiés vise à répartir les risques économiques et financiers. En effet, l'exportateur peut ainsi chercher à compenser la mauvaise conjoncture sur certains marchés étrangers par des ventes importantes sur des pays en pleine croissance économique. Inspirée des règles relatives à la gestion des stocks (modèle 20/ 80, ABC...), les gestionnaires de crédit management considèrent que le niveau de risque est d'autant plus important que la répartition du chiffre d'affaires est concentrée sur peu de pays étrangers et/ou peu de clients. Cependant, il faut intégrer dans l'analyse le niveau du risque-pays et la qualité des clients
- Niveau de risque et qualité du client : L'acheteur étranger peut être une entreprise publique ou privée. Dans le premier cas, quelle que soit la nature du motif de non-paiement, celui-ci est considéré comme un risque politique, une entreprise publique ou un organisme public ne peut être mis en faillite. Dans le second cas, le motif peut être lié à la défaillance financière de l'entreprise (risque commercial), à des événements politiques, des catastrophes naturelles ou des problèmes de transferts de devises (risque politique). Traiter avec des clients publics peut sembler moins risqué compte tenu de la surface financière de l'acheteur ou du financement de l'opération (protocole financier, intervention des organisations non gouvernementales ou des fonds de développement..). Cependant, l'expérience montre que les administrations publiques sont souvent peu pressées de payer et que les risques ne sont pas négligeables et fortement liés au climat politique entre deux Etats.
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Niveau de risque et échéance accordée : Le temps est l'ennemi numéro 1 du recouvrement. Pour l'exportateur qui accorde un délai de paiement, il est raisonnable de penser que plus le délai de paiement accordé est élevé, plus le risque de non- paiement est important. Durant la durée du crédit, le client peut faire faillite, des événements politiques risquent de survenir empêchant le paiement.
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2 Les facteurs de risque de non-paiement étant posés, comment se positionne la gestion du poste clients dans l'organisation de l'entreprise ?
A l'heure où les faillites se multiplient et où les délais de paiement s'allongent, la gestion du risque client s'impose donc comme une priorité pour les PME. La solution passe par la mise en place d'une gestion spécifique du risque-client afin de se prémunir du risque de non-paiement. Cette gestion comporte un coût global que l'on peut décomposer :
coût administratif (renseignement commercial, recouvrement, tenue de la comptabilité client...)
coût financier lié au coût financier des prîmes ou des frais liés à telle ou telle technique de couverture ou technique de paiement.
Coût de l'impayé lié à la perte de toute ou partie de la créance.
Le gestionnaire du crédit client (crédit manager) a pour rôle de maîtriser les coûts du crédit et de l'impayé tout en permettant le développement commercial de l'entreprise. Il ne doit pas se comporter comme un frein au développement commercial mais comme un «garde fou» qui éclaire les commerciaux dès la phase de prospection sur les nouveaux clients. L'intégration de l'analyse du risque dans le processus de vente modifie le schéma traditionnel :
Etapes du processus traditionnel de vente :
Prospection négociation Expédition-livraison Paiement
Nouveau processus de vente :
Gestion du risque Gestion des contrats de vente Gestion des litiges Gestion du recouvrement
- 1.Gestion du risque : En phase de développement commercial, l'évaluation du risque potentiel contribue à optimiser l'investissement commercial sur des clients solvables et permet de concentrer les forces commerciales sur des segments de marché identifiés et validés par le crédit manager (prévention du risque). L'utilisation des sources d'informations publiques et privées (voir infra) s'avère indispensable
- 2. Gestion des contrats de vente : il s'agit d'une phase cruciale dans le bon déroulement de l'opération commerciale. La négociation commerciale du contrat de vente comporte deux dimensions, les aspects commerciaux et les aspects juridiques. Ces dernières formeront les conditions générales de vente du contrat. Le crédit manager est intéressé par certains aspects commerciaux tels que les conditions de paiement qui recouvrent le délai de paiement, la technique de paiement. Cette composante, parfois négligée lors de la négociation, doit être étudiée et défendue par le vendeur avec la même énergie que le prix. En effet, les conditions de paiement induisent un coût (et un niveau de risque) qui interfèrent sur la rentabilité de l'opération commerciale.
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Phase 1 |
Recouvrement préventif |
Relance avant échéance des clients « mal notés » |
Phase 2 |
Recouvrement après l'échéance négociée |
Il s'agit d'être ferme face un client qui ne respecte pas ses obligations financières tout en préservant la pérennité de la relation commerciale. |
Phase 3 |
Contentieux (action judiciaire) |
A partir de la mise en demeure par lettre recommandée avec AR, le créancier s'engage dans une phase contentieuse |
La mise en place d'un service dédié à la gestion du poste clients, selon une approche moderne, implique l'embauche par l'entreprise d'un crédit manager dont la mission principale sera de gérer les impayés et les retards. Il mettra en place des procédures écrites en liaison avec les commerciaux et le service «administration des ventes ». Le diagnostic du portefeuille actuel de l'entreprise permet de déterminer les politiques de crédit interentreprises souhaitées. Le crédit manager fixe des lignes d'encours par clients à partir du profil et de la notation de chacun d'eux (méthode de rating ou de scoring). Afin de mesurer l'efficacité du service, le crédit manager encourage la Direction des Ventes à fixer des objectifs aux commerciaux en matière de durée de crédit maximale, de montant d'impayé.Parallèlement, un tableau de bord du service crédit pourra retenir des ratios significatifs relatifs aux impayés, à la durée du crédit et au retard de paiement.
Quelle technique de couverture l'entreprise va t- elle retenir ?
La première démarche consiste à mettre en place des procédures de prévention. L'organisation est différente selon qu'il s'agisse d'une PME ou d'une grande entreprise avec de multiples filiales. Cependant la recherche de renseignements de notoriété constitue un préalable. En France, la Figec (*) regroupe les sociétés spécialisées dans l'information économique et financière. Les sociétés les plus connues sont Dun & Bradstreet, le GEIE Eurogate (partenariat Graydon, BWI et SCRL), ORT, Piguet SA, SCRL. Elles travaillent à partir de sources officielles (Greffes des tribunaux, BODACC, BALO, ..) et de sources privées en France et à l'étranger. Ces structures sont dotées de nombreux experts et ont signé des accords de partenariat avec des homologues à l'étranger. La tarification se fait selon de multiples modalités (selon la consommation, par abonnement..) et la consultation de l'information se fait soit sur Minitel, par Internet ou par télécopie.
(*) Fédération nationale de l'information d'entreprises et de la gestion de créances
Le crédit manager dispose d'une panoplie d'instrument de couverture du risque de non-paiement. Il s'agit soit de techniques d'assurance soit de techniques bancaires. On se limitera à l'assurance-crédit et à l'affacturage sachant que parmi les techniques bancaires, seuls les crédits documentaires et les lettres de crédit stand-by apportent une garantie de paiement (sous réserve de la conformité des documents à l'accréditif d'ouverture). Cette technique a déjà été abordée dans le numéro _____de Conquérir.
- L'assurance-crédit : Outils de globalité
L'assurance-crédit à l'exportation est une garantie de bonne fin pour des crédits accordés par des exportateurs à l'occasion d'une vente de biens ou prestations de service. L'exportateur est couvert pour le risque de non-paiement (insolvabilité ou carence prolongée) d'origine commerciale ou politique. |
