Législation communautaire en vigueur Document 393R3418 Chapitres du répertoire où le document peut être trouvé: [ 01.60.60 - Contrôle financier ] [ 01.60.20 - Budget ] Actes modifiés: 377Q1231 () 393R3418   Règlement (Euratom, CECA, CE) n° 3418/93 de la Commission du 9 décembre 1993 portant modalités d'exécution de certaines dispositions du règlement financier du 21 décembre 1977 Journal officiel n° L 315 du 16/12/1993 p. 0001 - 0024 Edition spéciale finnoise ...: Chapitre 1 Tome 3 p. 43 Edition spéciale suédoise ...: Chapitre 1 Tome 3 p. 43 Modifications: Modifié par 397D0594 (JO L 239 30.08.1997 p.54) Modifié par 398D0539 (JO L 252 12.09.1998 p.67) Modifié par 399D0537 (JO L 206 05.08.1999 p.24) Modifié par 300D0716 (JO L 290 17.11.2000 p.52) Texte: RÈGLEMENT (EURATOM, CECA, CE) N° 3418/93 DE LA COMMISSION du 9 décembre 1993 portant modalités d'exécution de certaines dispositions du règlement financier du 21 décembre 1977 LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES, vu le traité instituant la Communauté européenne du charbon et de l'acier, vu le traité instituant la Communauté européenne, vu le traité instituant la Communauté européenne de l'énergie atomique, vu le règlement financier du Conseil, du 21 décembre 1977, applicable au budget général des Communautés européennes (1), modifié en dernier lieu par le règlement (Euratom, CECA, CEE) n° 610/90 (2), et notamment son article 126, après consultation du Parlement européen et du Conseil, vu les avis de la Cour de justice, de la Cour des comptes et du Comité économique et social, considérant que certaines dispositions des articles 11, 22, 23, 24, 25, 28, 29, 36, 37, 38, 41, 45, 46, 49, 53, 54, 57, 58, 60, 62, 63, 64, 65, 66, 70, 75, 94, 97, 123 et 128 du règlement financier prévoient expressément qu'il convient d'adopter des modalités d'exécution; considérant que le règlement 86/610/CEE, Euratom, CECA de la Commission (3) nécessite une série d'adaptations, notamment à la suite de la révision du règlement financier; considérant qu'il est opportun de prévoir des modalités d'exécution afin de clarifier le traitement de certaines contributions de tiers à des activités communautaires; considérant que, dans un souci de clarté et de rationalité, il convient de rassembler en un seul texte les modalités d'exécution en vigueur et d'abroger le règlement 86/610/CEE, Euratom, CECA; considérant que l'établissement des présentes modalités ne fait pas obstacle à l'établissement ultérieur d'autres modalités d'exécution qui ne sont pas formellement prévues par les dispositions du règlement financier mais dont l'opportunité pourrait apparaître par la suite, A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT: TITRE PREMIER CONDITIONS D'APPLICATION DE L'ÉCU AUX RECETTES ET AUX DÉPENSES (Article 11 paragraphe 4 du règlement financier) Article premier Les conversions entre l'écu et les monnaies nationales sont effectuées, en principe, à l'aide du taux journalier de l'écu au Journal officiel des Communautés européennes. Toutefois, en application de la disposition de l'article 11 paragraphe 4 du règlement financier, pour la comptabilité prévue aux articles 69 à 72 du règlement financier, la conversion entre écus et monnaies nationales est effectuée à l'aide des taux mensuels de l'écu calculés sur la base des cours de l'avant-dernier jour ouvrable du mois précédant celui pour lequel les taux sont établis. Article 2 Lorsque les propositions d'engagement et les constatations de créances sont établies en monnaies nationales, la conversion en écus est faite selon la règle définie à l'article 1er. L'ordre de paiement correspondant et l'ordre de recouvrement ne peuvent être établis que dans la même monnaie. Le montant, exprimé en écus, du solde d'un engagement et d'une créance constatée établis en monnaie nationale est réévalué lors de chaque arrêté mensuel de la comptabilité budgétaire. La dernière réévaluation de l'exercice est faite au taux de décembre en ce qui concerne le solde des engagements; le solde des créances constatées est réévalué au taux du 31 décembre pour l'établissement du bilan. En outre, il peut être procédé à la réévaluation de ces soldes en cours de mois, si un réajustement monétaire est intervenu. Article 3 Par dérogation aux dispositions de l'article 1er, le taux à utiliser pour les mois «n», au titre duquel les dépenses financées par le Fonds européen d'orientation et de garantie agricole (FEOGA), section «garantie», ont été déclarées conformément aux dispositions de l'article 3 paragraphe 5 du règlement (CEE) n° 2776/88 de la Commission (4), est celui du 10 du mois «n+1» ou du premier jour précédent pour lequel on dispose d'une cotation générale. Ce taux est également utilisé pour les avances correspondantes prévues aux articles 4 et 5 du règlement (CEE) n° 2776/88. Les différences en monnaies nationales entre les moyens financiers mis à la disposition des États membres pour le mois «n» et les dépenses prises en compte au titre du même mois sont reconverties en écus au taux du 10 du mois «n+2». Article 4 Les taux de l'écu de décembre sont retenus pour le calcul des engagements restant à payer à la clôture de l'exercice et, en ce qui concerne les crédits non dissociés, pour la détermination des crédits à reporter. Les paiements exécutés au titre d'un exercice, du 1er au 15 janvier de l'exercice suivant, sont comptabilisés budgétairement aux taux de l'écu de décembre. Article 5 Les engagements restant à payer, en ce qui concerne les crédits non dissociés, sont liquidés, à concurrence des montants reportés, en monnaies nationales ou en écus; les paiements sont comptabilisés aux taux en vigueur au moment du paiement. Le dépassement éventuel du montant des crédits reportés, par poste budgétaire, est pris en compte lors du calcul du solde de l'exercice, conformément à la disposition de l'article 15 du règlement (CEE, Euratom) n° 1552/89 du Conseil (5). Les ajustements des engagements restant à payer des exercices antérieurs, en ce qui concerne les crédits dissociés, calculés lors des réévaluations, sont constatés dans la comptabilité budgétaire et figurent dans le tableau retraçant la liquidation des engagements des exercices antérieurs du compte de gestion. TITRE II DÉLÉGATIONS (Article 22 du règlement financier) Article 6 Les actes par lesquels des délégations sont accordées, conformément aux dispositions de l'article 22 paragraphe 4 du règlement financier, désignent les agents de l'institution habilités à signer en lieu et place du délégant. Dans ces actes, il est fait référence aux dispositions du règlement intérieur visé à l'article 22 paragraphe 4 du règlement financier déterminant les conditions dans lesquelles la délégation de pouvoirs intervient. Article 7 Les actes visés à l'article 6, accompagnés d'un spécimen de la signature de l'agent qui a reçu la délégation, sont notifiés: - au délégataire, - au comptable de l'institution, qui ne peut effectuer aucun paiement ordonnancé par des agents non habilités, - au contrôleur financier de l'institution, auquel incombe notamment la vérification de la légalité et de la régularité des recettes et des dépenses, - aux ordonnateurs, dans les seuls cas où il s'agit soit de délégations données par le contrôleur financier ou le comptable, soit de subdélégations accordées par les ordonnateurs délégués dans la limite des pouvoirs qui leur ont été conférés, - à la Cour des comptes. Les actes par lesquels il est mis fin aux délégations accordées sont notifiés dans les mêmes conditions. Article 8 Dans tous les cas, l'acte de délégation précise les limites dans lesquelles les délégataires sont autorisés à procéder à l'établissement des propositions de constatations de créances et des ordres de recouvrement, des propositions d'engagement de dépenses et des ordres de paiement, les numéros d'article et de poste visés par la délégation et, le cas échéant, la durée de la délégation. Article 9 En conformité avec les dispositions du règlement financier et du présent règlement, chaque institution arrête les mesures de gestion des crédits qui lui paraissent nécessaires pour la bonne exécution de sa section du budget. Chaque institution établit un document rassemblant les dispositions internes adoptées à cette fin. Ce document comporte les règles essentielles concernant la répartition des compétences des ordonnateurs et des gestionnaires en matière d'exécution de l'état de dépenses et de l'état de recettes relevant de la section de chaque institution. La documentation visée au deuxième alinéa ainsi que toutes autres instructions internes de portée générale arrêtées en matière d'exécution budgétaire et comptable sont adressées à tous les services intervenant dans la gestion budgétaire ainsi qu'à la Cour des comptes. TITRE III GESTION PAR SYSTÈMES INFORMATIQUES INTÉGRÉS (Article 23 du règlement financier) Article 10 1. On entend par «systèmes intégrés de gestion», au sens de l'article 23 du règlement financier, des programmes informatiques de gestion et de comptabilité faisant intervenir l'ordonnateur, le contrôleur financier et le comptable, et instaurés d'un commun accord entre ces services. 2. L'utilisation desdits systèmes est soumise aux règles suivantes: a) le système doit assurer le contrôle de la disponibilité des crédits pour l'opération proposée et refuser toute opération pour laquelle les crédits ne sont pas disponibles; b) le système doit assurer le traitement de chaque opération uniquement par les fonctionnaires habilités dans les services de l'ordonnateur, du contrôleur financier et du comptable, en conformité avec les dispositions prises par chaque institution en application de l'article 9; c) le système doit garantir une séparation effective des fonctions d'ordonnateur, de contrôleur financier et de comptable; d) l'institution veille à ce que ses procédures internes et externes assurent la sécurité des données et de l'exploitation du système; e) l'institution veille à ce que la sécurité physique du système soit assurée; f) sans préjudice des dispositions des articles 84, 87 et 89 du règlement financier, chaque institution peut décider, lorsque l'ordonnateur, le contrôleur financier et le comptable jugent d'un commun accord que le système offre les garanties suffisantes aux exigences de sécurité, de remplacer par le support informatique les formulaires antérieurement utilisés sous forme de documents papier, à savoir, les propositions d'engagement, les ordres de paiement et les ordres de recouvrement. TITRE IV RÈGLES APPLICABLES AU COMPTABLE, AUX COMPTABLES SUBORDONNÉS ET AUX RÉGISSEURS D'AVANCES (Articles 25 et 75 du règlement financier) Section première Dispositions générales Article 11 Chaque institution nomme, par décision motivée, un comptable chargé: - d'une part, du recouvrement des créances, de l'encaissement des recettes et du paiement des dépenses ainsi que de la gestion de la trésorerie et - d'autre part, de la tenue de la comptabilité ainsi que de la préparation des états financiers, conformément aux articles 69 à 72 et 78 à 81 du règlement financier. Article 12 L'institution peut nommer, sur avis motivé du comptable, un ou plusieurs comptables subordonnés. Ceux-ci sont placés sous la responsabilité hiérarchique du comptable, qui définit les responsabilités que ceux-ci assument. Article 13 Le comptable est nommé par chaque institution parmi les fonctionnaires des catégories A ou B, ressortissants des États membres. Les comptables subordonnés sont nommés par chaque institution parmi les fonctionnaires des catégories A, B et, exceptionnellement, C, ressortissants des États membres. Les régisseurs d'avances, désignés en vertu de l'article 83, sont choisis parmi les fonctionnaires des catégories A, B ou C ou, en cas de nécessité, parmi les «autres agents» d'un niveau correspondant à ces catégories. Article 14 Le comptable et les comptables subordonnés sont obligatoirement choisis par l'institution, en raison de leur compétence particulière sanctionnée par des titres ou par une expérience professionnelle équivalente. Article 15 Les fonctions remplies par le comptable et les comptables subordonnés sont incompatibles avec celles des ordonnateurs, des régisseurs d'avances et du contrôleur financier. Les fonctions remplies par les régisseurs d'avances sont incompatibles avec celles du contrôleur financier. Article 16 Le comptable exerce ses responsabilités spécifiques, en conformité avec les dispositions du règlement financier. Le comptable est, en particulier, garant de l'objectivité dans la tenue des comptes et dans la présentation des états financiers prévus aux articles 69 à 72 et 78 à 81 du règlement financier. L'institution met à la disposition du comptable le personnel et l'équipement qui sont nécessaires au bon accomplissement de ses fonctions. Préalablement à l'exécution des dépenses, le comptable veille au respect des formes prescrites par le règlement financier et le présent règlement, s'assure de la validité de l'acquit libératoire et de l'absence d'erreur matérielle. Il suspend l'exécution des paiements et énonce tous les motifs de cette suspension chaque fois que les contrôles effectués font apparaître le non-respect d'une des dispositions mentionnées aux quatre alinéas précédents. Les paiements effectués sans respecter les prescriptions de l'article 51 troisième alinéa du règlement financier engagent la responsabilité disciplinaire et, éventuellement, pécuniaire des comptables, des comptables subordonnés et des régisseurs d'avances dans les conditions prévues aux articles 22 et 86 à 89 du statut des fonctionnaires des Communautés européennes et du régime applicable aux autres agents des Communautés européennes, ci-après dénommés «le statut». Article 17 Le comptable est obligatoirement consulté, lors de l'élaboration de l'avant-projet de budget, sur tout problème éventuel de présentation budgétaire susceptible d'avoir une incidence sur les conditions d'exécution comptable du budget. Section II Exercice de la fonction relative à la tenue de la comptabilité et à la préparation des états financiers Article 18 1. En application de la disposition de l'article 25 quatrième alinéa du règlement financier, le comptable prépare les états périodiques, le compte de gestion et le bilan financier de l'institution dont il relève. À cette fin, il assure la comptabilisation de toutes les opérations de l'exercice et procède aux opérations de clôture. 2. Les états financiers sont soumis, en vertu des articles 79 et 81 du règlement financier, au contrôleur financier, puis arrêtés définitivement par l'institution. 3. En cas de cessation des fonctions du comptable, une situation comptable intérimaire est arrêtée à la date correspondant à la fin du mois au cours duquel la cessation est intervenue. Cette situation est signée, pour acceptation, par le comptable cessant ses fonctions et par le nouveau comptable. Article 19 Les autres institutions transmettent à la Commission, pour le 1er mars au plus tard, le compte de gestion et le bilan financier qu'elles ont établis et tout document ou information utile à la consolidation des comptes. Article 20 Le comptable de la Commission centralise toutes les données qui lui sont nécessaires et prépare le compte de gestion et le bilan financier consolidés des Communautés européennes, de manière à permettre à la Commission de les arrêter et de les transmettre au Parlement européen, au Conseil et à la Cour des comptes, le 1er mai au plus tard. Article 21 La Commission, après que son propre comptable a consulté les comptables des autres institutions: - arrête les méthodes comptables communes à toutes les institutions, - arrête et met à jour la structure du plan comptable des institutions, - harmonise la présentation des bilans financiers. Elle justifie et explique dans les notes annexées au bilan financier tout changement de méthode comptable. Section III Exercice de la fonction relative à la gestion de la trésorerie Article 22 En application de l'article 25 premier alinéa du règlement financier, le comptable, qui est responsable de l'encaissement des recettes et du paiement des dépenses, est chargé de la gestion de la trésorerie correspondante. L'institution ouvre ou fait ouvrir les comptes nécessaires auprès d'organismes financiers, après en avoir négocié les conditions de fonctionnement, conformément aux principes de bonne gestion financière. Les conditions de fonctionnement des comptes font l'objet d'un réexamen périodique et, en cas de nécessité, d'une renégociation; elles sont surveillées par le contrôleur financier. Le comptable de la Commission est chargé, après consultation des comptables des autres institutions, d'harmoniser les conditions de fonctionnement des comptes ouverts par les différentes institutions. Article 23 Le comptable est chargé de gérer les liquidités de l'institution dont il relève, d'ordonner les transferts entre comptes ouverts auprès d'organismes financiers et d'effectuer les opérations de conversion de devises, en faisant en sorte qu'aucun solde de ces comptes ne soit débiteur. Les transferts entre comptes ouverts auprès des organismes financiers doivent être effectués dans la limite des fonds disponibles. Article 24 Le comptable de la Commission répartit les fonds disponibles auprès des Trésors nationaux et des banques centrales des États membres entre ces derniers, conformément à l'article 12 du règlement (CEE, Euratom) n° 1552/89. Article 25 Le comptable réconcilie régulièrement les comptes ouverts auprès d'organismes financiers avec la comptabilité et contrôle la bonne application des conditions de fonctionnement négociées. Article 26 Le comptable approvisionne les régies d'avances et en assure le suivi financier. Article 27 Le comptable de la Commission détermine, conformément à l'article 1er, le cours de l'écu par rapport à chacune des devises que les institutions sont amenées à utiliser dans l'exécution du budget. Section IV Assurance Article 28 Le comptable, les comptables subordonnés et les régisseurs d'avances s'assurent, par l'intermédiaire de l'institution, contre les risques financiers inhérents à leur charge. Article 29 Les primes d'assurance sont payées directement à l'assureur par l'institution. Article 30 Sans préjudice: - des articles 86 à 89 du statut, - de l'article 75 du règlement financier et - de ses droits de récupération à l'égard des tiers, l'institution, en application du deuxième alinéa de l'article 215 du traité CEE, prend à sa charge les risques et les montants des déficits non couverts par les assureurs, dans la mesure où les sommes figurant au crédit du compte de garantie, au nom du fonctionnaire dont la responsabilité est engagée, ne suffisent pas à couvrir le déficit. Section V Indemnité spéciale et compte de garantie Article 31 Le montant de l'indemnité spéciale visée à l'article 75 paragraphe 4 du règlement financier s'élève mensuellement à: - 120 écus pour le comptable - 80 écus pour les comptables subordonnés, - 40 écus pour les régisseurs d'avances dont le montant de la régie est au moins égal ou supérieur à 3 300 écus et dont la durée de la régie est égale ou supérieur à trente jours consécutifs. Cette indemnité est libellée en écus et le montant correspondant est crédité en écus au compte de garantie prévu à l'article 32. Article 32 Un compte de garantie est ouvert dans la comptabilité générale de l'institution au nom de chaque agent concerné. À la demande de chaque institution intéressée, ce compte peut être centralisé auprès de la comptabilité générale de la Commission. Ce compte est crédité périodiquement de l'indemnité mensuelle visée à l'article 31 et d'un intérêt annuel correspondant à la moyenne annuelle des taux mensuels appliqués par le Fonds européen de coopération monétaire à ses opérations en écus (6). Il est débité du montant du déficit dont l'intéressé est déclaré responsable par l'institution qui l'a nommé, pour autant que ce déficit n'ait pas été couvert par les remboursements des compagnies d'assurances. Article 33 1. Le solde créditeur du compte de garantie est versé à l'intéressé ou à ses ayants droit, après cessation de ses fonctions de comptable ou de comptable subordonné, après décision des autorités définies à l'article 22 du règlement financier et obtention du quitus visé à l'article 77 du règlement financier, après avis favorable du comptable, sauf en ce qui le concerne, et du contrôleur financier. 2. En ce qui concerne les régisseurs d'avances, le solde créditeur du compte de garantie est versé aux intéressés ou à leurs ayants droit, après cessation de leurs fonctions, après accord et vérification du comptable et de l'ordonnateur concerné, et après avis favorable du contrôleur financier. 3. Les versements visés aux paragraphes 1 et 2 sont effectués exclusivement sur instruction écrite du chef de la direction générale ou de l'unité administrative à laquelle est affecté le comptable. TITRE V RÈGLES APPLICABLES AU CONTRÔLEUR FINANCIER ET AUX CONTRÔLEURS FINANCIERS SUBORDONNÉS (Article 24 du règlement financier) Article 34 Chaque institution nomme, par décision motivée, un contrôleur financier, fonctionnaire chargé du contrôle de l'engagement et de l'ordonnancement de toutes les dépenses ainsi que du contrôle de toutes les recettes imputables au budget des Communautés, dont l'institution est l'ordonnateur. Article 35 L'institution peut nommer un ou plusieurs contrôleurs financiers subordonnés. Ceux-ci sont placés sous la responsabilité hiérarchique du contrôleur financier qui détermine les délégations qu'il leur donne. Ils portent, dans le cadre de ces délégations, la responsabilité des visas qu'ils délivrent. Article 36 Le contrôleur financier et les contrôleurs financiers subordonnés sont obligatoirement choisis par l'institution, en raison de leur compétence particulière, parmi les ressortissants des États membres. Article 37 L'institution met à la disposition du contrôleur financier le personnel et l'équipement nécessaires au bon accomplissement de sa fonction de contrôle. Article 38 Toutes les décisions relatives aux délégations et subdélégations accordées par le contrôleur financier ou par les contrôleurs financiers subordonnés obéissent aux dispositions des articles 6, 7 et 8. Article 39 Dans l'exercice de ses fonctions de contrôle, le contrôleur financier jouit d'une complète indépendance et n'est responsable que devant l'institution. Il ne peut recevoir aucune instruction ni se voir opposer aucune limite en ce qui concerne l'exercice des fonctions qui, par sa nomination, lui sont assignées en vertu des dispositions du règlement financier. Ces dispositions s'appliquent également aux contrôleurs financiers subordonnés, dans les limites de la délégation reçue de leur supérieur hiérarchique, le contrôleur financier. Article 40 Le contrôleur financier peut faire, en tout temps et sur tout sujet ayant des implications financières, des rapports à l'institution, notamment en ce qui concerne l'application des dispositions de l'article 2 du règlement financier. L'institution transmet ces rapports au Parlement européen et à la Cour des comptes, à leur demande, sauf si elle les juge confidentiels. Article 41 Le contrôleur financier et les contrôleurs financiers subordonnés ont accès à toutes les pièces justificatives et à tous autres documents relatifs aux dépenses et recettes à contrôler. Ils peuvent effectuer des contrôles sur place. Article 42 La responsabilité disciplinaire et, éventuellement, pécuniaire, au sens de l'article 74 du règlement financier, du contrôleur financier et des contrôleurs financiers subordonnés, ne peut être mise en cause que par l'institution elle-même, dans les conditions mentionnées aux deuxième à cinquième alinéas. L'institution prend une décision motivée portant ouverture d'une enquête. Cette décision est signifiée à l'intéressé et, s'il s'agit d'un contrôleur financier subordonné, au contrôleur financier. L'institution peut charger de l'enquête, sous sa responsabilité directe, un ou plusieurs fonctionnaires de grade égal ou supérieur à celui de l'agent concerné et n'exerçant pas les fonctions de contrôleur financier, d'ordonnateur ou de comptable. Au cours de cette enquête, l'intéressé et, s'il s'agit d'un contrôleur financier subordonné, le contrôleur financier sont obligatoirement entendus. Le rapport d'enquête est communiqué à l'intéressé et, s'il s'agit d'un contrôleur financier subordonné, au contrôleur financier. L'intéressé est ensuite entendu par l'institution au sujet de ce rapport. Sur la base du rapport et de l'audition, l'institution prend, soit une décision motivée de décharge vis-à-vis de l'intéressé, soit une décision motivée prise conformément aux dispositions des articles 22 et 86 à 89 du statut. Les décisions portant sanctions disciplinaires et/ou pécuniaires sont notifiées à l'intéressé et communiquées, pour information, aux autres institutions, à la Cour des comptes et, s'il s'agit d'un contrôleur financier subordonné, au contrôleur financier. Ces décisions peuvent faire l'objet d'un recours de l'intéressé devant la Cour de justice, dans les conditions prévues au statut. Article 43 Sans préjudice des voies de recours ouvertes par le statut, il est ouvert au contrôleur financier et aux contrôleurs financiers subordonnés un recours devant la Cour de justice pour tout acte relatif à l'exercice de leur fonction de contrôle. Ce recours doit être formé dans un délai de trois mois, à compter du jour de la notification de l'acte en cause. Les dispositions visées au premier alinéa s'appliquent au recours formé par l'institution contre son contrôleur financier ou ses contrôleurs financiers subordonnés. Le recours est instruit et jugé dans les conditions prévues à l'article 91 paragraphe 5 du statut. TITRE VI RECOUVREMENT DES CRÉANCES (Articles 28 et 29 du règlement financier) Article 44 En application des dispositions de l'article 28 paragraphe 1 du règlement financier, pour toute mesure de nature à engendrer ou à modifier une créance des Communautés, l'ordonnateur compétent établit une prévision de créance. Lorsque l'acte ou la décision, générateur d'une créance future, ne permet pas encore de déterminer le montant ou l'échéance de cette créance, la prévision de créance est néanmoins établie: elle indique, dans la mesure du possible, le montant estimé et l'échéance prévisible. La prévision est transmise au contrôleur financier pour visa et au comptable pour l'enregistrement pour mémoire de la créance. Article 45 1. En application des dispositions de l'article 28 paragraphe 2 du règlement financier, toute créance constatée donne lieu à l'établissement par l'ordonnateur compétent d'un ordre de recouvrement, sans délai. Cet ordre est soumis pour visa au contrôleur financier et est transmis au comptable pour enregistrement. Il comporte notamment la date d'échéance. 2. Le comptable procède au recouvrement, en invitant le débiteur à payer la somme due à la date fixée. 3. Le recouvrement effectif donne lieu à l'établissement par le comptable d'un titre de recette qui fait l'objet d'un enregistrement dans les comptes. L'ordonnateur et le contrôleur financier sont informés du recouvrement par les soins du comptable. 4. Au cas où une créance n'est pas recouvrée à l'échéance du délai prévu pour le paiement, le comptable fait diligence pour entamer la procédure de recouvrement, le cas échéant, par toute voie de droit. 5. Une créance dont le recouvrement est prévu par tranches successives, s'étalant soit au cours d'un seul exercice, soit sur plusieurs exercices budgétaires, est enregistrée dans les comptes en totalité et dès qu'elle est constatée, au moyen d'un ordre de recouvrement. Article 46 Les constatations provisionnelles, au sens de l'article 28 du règlement financier, sont limitées strictement aux recettes courantes. Les recouvrements individuels, couverts par de telles constatations provisionnelles, ne doivent donc pas être soumis individuellement au visa du contrôleur financier. Avant la clôture de l'exercice, l'ordonnateur est tenu de soumettre au visa du contrôleur financier les modifications aux constatations provisionnelles pour que celles-ci soient égales aux créances réellement constatées. Article 47 Conformément aux dispositions de l'article 45 paragraphe 3, tout encaissement doit faire l'objet d'une notification, dans les délais les meilleurs, à l'ordonnateur et au contrôleur financier. Lorsque cet encaissement ne résulte pas d'un ordre de recouvrement établi conformément à l'article 45, le montant correspondant est immédiatement enregistré au crédit d'un compte d'attente dans la comptabilité générale et l'ordonnateur compétent est invité à engager la procédure de constatation de créance et à émettre l'ordre de recouvrement manquant, en vue de l'imputation au budget. S'il se révèle que ce compte d'attente a été crédité d'une somme indûment perçue, cette somme est remboursée dans les meilleurs délais. Article 48 Les prévisions et les ordres de recouvrement font l'objet d'une comptabilisation séparée, en suivant une numérotation chronologique, permettant, pour toutes les créances de l'institution, de constater notamment: - les mesures de nature à engendrer une créance qui ont été prises, - les montants des créances à recouvrer, - la date d'échéance de ces créances, - les créances recouvrées, - les créances, restant à recouvrer, appuyées des diligences effectuées pour en poursuivre le recouvrement. Article 49 La comptabilité doit être organisée de façon à garantir que le contrôleur financier soit en mesure de vérifier, à tout moment, l'exactitude de l'enregistrement des provisions de créances et des ordres de recouvrement, et de s'acquitter des tâches qui lui sont imposées à l'article 29 paragraphe 3 du règlement financier. Article 50 En vertu de l'article 29 paragraphe 2 du règlement financier, toute proposition de l'ordonnateur de renoncer à recouvrer une créance constatée précise notamment le débiteur, la nature, l'évaluation, l'imputation budgétaire de la recette, les diligences déployées pour le recouvrement, ainsi que les motifs de l'annulation proposée. Si l'autorité supérieure de l'institution a passé outre à un refus de visa du contrôleur financier, la décision est transmise à l'ordonnateur qui renvoie la proposition de renonciation, accompagnée de cette décision, au contrôleur financier. La proposition de renonciation, accompagnée de la décision de passer outre, est enregistrée conformément aux dispositions de l'article 28 paragraphe 2 premier alinéa du règlement financier. TITRE VII ENGAGEMENT DES DÉPENSES (Article 36 du règlement financier) Article 51 Avant de prendre une mesure de nature à provoquer une dépense, l'ordonnateur compétent doit saisir le contrôleur financier d'une proposition d'engagement. Au préalable, l'ordonnateur doit s'assurer que cette mesure est conforme aux principes de bonne gestion financière, et notamment d'économie et de rapport coût/efficacité, prévus à l'article 2 du règlement financier. En principe, cette proposition est établie suivant un formulaire à arrêter d'un commun accord par l'ordonnateur, le comptable et le contrôleur financier. Cette proposition d'engagement doit comporter les mentions prévues à l'article 37 du règlement financier. Article 52 Valent mesures de nature à provoquer des dépenses - sans qu'une nouvelle décision soit nécessaire - les projets de décision d'ordre général de l'institution comportant une obligation de dépenses envers des tiers. Article 53 Si une dépense doit faire, préalablement à l'engagement de dépense, l'objet d'une décision de principe de l'institution, le projet de cette décision de principe est soumis au visa préalable du contrôleur financier, accompagné d'une proposition d'engagement correspondante. Dès que l'institution a approuvé le projet de décision, la proposition d'engagement correspondante est soumise au visa préalable du contrôleur financier. Lorsque l'institution n'approuve pas le projet de décision ou réduit le montant des dépenses proposé, la proposition d'engagement est annulée et, le cas échéant, remplacée par une proposition d'engagement adéquate qui est soumise au visa préalable du contrôleur financier. Article 54 Les engagements provisionnels, au sens de l'article 36 paragraphe 1 du règlement financier, sont limités strictement aux dépenses courantes. Les engagements individuels couverts par de tels engagements provisionnels ne doivent pas être soumis individuellement au visa du contrôleur financier. Dans les cas d'engagements provisionnels, l'ordonnateur est tenu de vérifier, sous sa responsabilité, que les engagements individuels ne dépassent pas l'engagement provisionnel qui les couvre. Ces engagements provisionnels ne peuvent donner lieu à des reports de crédits de droit dans les conditions prévues à l'article 7 du règlement financier que dans la mesure où ils correspondent, à la fin de l'exercice, à des obligations financières effectivement contractées avant les dates limites fixées par le règlement financier. Sont considérées comme dépenses courantes les dépenses administratives à caractère répétitif au cours du même exercice budgétaire, telles que: - les dépenses de personnel (traitements et indemnités diverses, frais de recrutement, etc.), - les frais de missions, - les frais de représentation, - les frais de réunions, - les interprètes freelance, - les échanges de fonctionnaires, - les loyers, - les assurances diverses, - le nettoyage et l'entretien, - les locations, - les télécommunications, - l'eau, le gaz et l'électricité, - les publications périodiques (bulletins mensuels, etc.), - les abonnements. Article 55 Si, pour certaines mesures de nature à provoquer une dépense, la dépense ne peut pas encore être chiffrée d'une façon exacte au moment où la proposition d'engagement y relative est présentée au contrôleur financier et communiquée au comptable, l'ordonnateur doit faire une évaluation de la dépense présumée et préciser, dans sa proposition d'engagement, les éléments sur lesquels cette évaluation est basée. Article 56 Toutes les propositions d'engagement doivent être soumises au contrôleur financier suffisamment tôt pour lui permettre de prendre position et de formuler les observations éventuelles qu'il juge appropriées afin qu'il puisse en être tenu compte. Article 57 Les propositions d'engagement de dépenses doivent être accompagnées, sans préjudice de la mise en oeuvre des dispositions de l'article 23 du règlement financier, de toutes pièces justificatives et, le cas échéant, de tous autres documents et informations nécessaires pour permettre au contrôleur financier de procéder aux constatations requises à l'article 38 paragraphe 1 du règlement financier. TITRE VIII ENREGISTREMENT DES PROPOSITIONS D'ENGAGEMENT DE DÉPENSES APRÈS VISA DU CONTRÔLEUR FINANCIER (Article 37 du règlement financier) Article 58 L'enregistrement des propositions d'engagement est effectué par la comptabilité de l'institution. Il doit permettre de constater, à tout moment, quels sont, au titre de l'exercice, par poste budgétaire: 1) les crédits disponibles; 2) les montants des engagements contractés; 3) les paiements y relatifs exécutés; 4) le solde des engagements restant à payer. L'enregistrement doit également permettre de constater à tout moment quels sont: 1) le montant de l'engagement initial, éventuellement augmenté des engagements complémentaires; 2) les paiements y relatifs exécutés au titre d'exercices antérieurs; 3) le montant de l'engagement restant à payer au début de l'exercice; 4) les paiements de l'exercice; 5) le solde restant à payer. De même, doit être enregistré le montant des engagements provisionnels globaux, au titre des dispositions de l'article 99 du règlement financier. Article 59 La comptabilité doit être organisée de manière à garantir que le contrôleur financier soit en mesure de vérifier l'exactitude de l'enregistrement des engagements et des paiements. TITRE IX VISA DES PROPOSITIONS D'ENGAGEMENT DE DÉPENSES (Article 38 du règlement financier) Article 60 Sous réserve des dispositions des articles 10 et 61, le visa est matérialisé sur la proposition d'engagement par la signature du contrôleur financier - ou d'un contrôleur financier subordonné ou d'un agent ayant reçu délégation ou subdélégation prévue à l'article 38 -, l'apposition d'un cachet et l'indication de la date. Article 61 En cas d'urgence, le visa peut être délivré par note, télex ou tout autre moyen démontrant sans équivoque que la proposition d'engagement en cause a été visée. Article 62 Si, en application de l'article 39 du règlement financier, l'autorité supérieure de l'institution a passé outre à un refus de visa du contrôleur financier, la décision est transmise à l'ordonnateur qui renvoie la proposition d'engagement, accompagnée de cette décision, au contrôleur financier. La proposition d'engagement, accompagnée de la décision de passer outre, est enregistrée conformément aux dispositions de l'article 37 du règlement financier. Article 63 Les articles 60, 61 et 62 sont applicables aux propositions d'engagements provisionnels globaux au sens de l'article 99 du règlement financier. Article 64 Si le contrôleur financier juge insuffisantes ou incomplètes les pièces justificatives prévues à l'article 28 paragraphe 2 et aux articles 37, 41 et 45 du règlement financier et précisées aux articles 65 à 73 du présent règlement, il diffère son visa et renvoie la proposition à l'ordonnateur, en précisant la nature des justifications demandées. TITRE X PIÈCES JUSTIFICATIVES (Article 28 paragraphe 2 et articles 37, 41 et 45 du règlement financier) Section première Recouvrement des créances Article 65 Sont considérés comme pièces justificatives, appuyant les ordres de recouvrement, la décision ou l'acte générateur de la créance, accompagné de tous documents permettant de vérifier la nature de la créance, le calcul du montant, l'échéance, l'identité du débiteur, tels que: a) en ce qui concerne les ressources propres (7): - pour les droits de douane, les prélèvements agricoles et les cotisations «sucre»: les relevés de la comptabilité des États membres, conformément aux règlements d'application (8), - pour les ressources de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et du produit national brut (PNB): le budget de l'exercice (exercice «n») qui en détermine le montant, ainsi que, pour les soldes respectifs (exercice «n+1» et suivants), les différents relevés, documents récapitulatifs et extraits des comptes prévus par les règlements d'application (9); b) en ce qui concerne les autres recettes diverses: l'acte de base, la décision, le contrat ou l'accord générateur de la créance ainsi que les pièces faisant état de tous les éléments de calcul. Section II Engagement des dépenses Article 66 En ce qui concerne les propositions d'engagement des dépenses, sont considérés comme pièces justificatives les projets d'actes engageant l'institution, tels que: a) dans les domaines d'exécution des dépenses par voie contractuelle: le projet de convention, de contrat, le bon de commande, ou autres pièces similaires, éventuellement accompagnés, pour les marchés, des offres reçues, de la justification de l'entente directe et, s'il y a lieu, de l'avis de la commission consultative des achats et des marchés, ci-après dénommée «CCAM»; b) dans les domaines d'attribution d'aides de façon autonome: - pour l'octroi d'un soutien financier au titre des différents fonds ou d'actions analogues: les documents prévus, le cas échéant, dans les règlements de base correspondants ainsi que les projets de décisions d'octroi, - pour les subventions en général: - la demande du bénéficiaire accompagnée, le cas échéant, d'un rapport d'exécution sur les subventions accordées antérieurement, - la justification du montant octroyé, - le projet de la lettre de convention ou d'autres pièces similaires, - le budget prévisionnel pour l'action au titre de laquelle la subvention est demandée ou tout document en tenant lieu. Section III Liquidation et paiement des dépenses Article 67 En ce qui concerne les fournitures en général, est notamment considérée comme pièce justificative valable la facture établie par le fournisseur, accompagnée, le cas échéant, d'un exemplaire de l'acte dont résulte l'obligation de la Communauté (par exemple, le bon de commande ou le contrat). Dans tous les cas, le document établi par le fournisseur doit indiquer: - la nature et la quantité des fournitures ou, éventuellement, la description des services rendus s'y rapportant, - le prix unitaire et le prix total, - la mention de l'exemption de taxes et impôts; le cas échéant, le montant des taxes, impôts et droits de douane afférents à la fourniture et inclus dans le prix. Sur ce document ou sur un document annexe, doivent figurer les mentions apposées par l'ordonnateur ou l'agent habilité par lui, constatant: - la bonne et due réception de la fourniture ainsi que la date et le lieu de celle-ci, - la prise en charge à l'inventaire, chaque fois que l'inscription de la fourniture à l'inventaire est exigée, - la vérification de tous les éléments de la facture, - l'avis de la CCAM, si cet avis est requis. Article 68 En ce qui concerne les prestations de services, est notamment considérée comme pièce justificative la facture (ou mémoire) établie par le prestataire, accompagnée, le cas échéant, du contrat. Cette facture (ou mémoire) doit: - mentionner la nature de la prestation, éventuellement son prix unitaire, son prix total, la mention de l'exemption de taxes et impôts ou, dans la mesure du possible, le montant des taxes et impôts afférents à la prestation et inclus dans le prix, - comporter l'attestation «bon à payer», signée par l'ordonnateur ou l'agent habilité par lui, certifiant la bonne exécution du service et la vérification de tous les éléments de la facture (ou mémoire). Article 69 1. En ce qui concerne les contrats d'études et de recherches, sont considérés comme pièces justificatives: a) un exemplaire du contrat et des avenants éventuels, à joindre au premier mandat de paiement; b) tout document qui, suivant les dipositions d'ordre financier figurant dans les contrats, justifie les paiements correspondants (demande du contractant, factures, libellés des comités gestionnaires en cas de contrats d'association et tout autre document justifiant les dépenses). Le dernier paiement doit être accompagné d'un document comportant l'attestation du «service fait» établie par l'ordonnateur. 2. En ce qui concerne les décisions d'octroi d'un soutien financier au titre des différents fonds ou d'actions analogues, sont considérés comme pièces justificatives: a) un exemplaire de la décision à joindre au premier mandat de paiement; b) tout document qui, suivant les dispositions d'ordre financier figurant dans les règlements de base ainsi que dans les décisions d'octroi du soutien financier, justifie les paiements correspondants (demande de paiement, attestation du début des travaux, rapports d'avancement et autres). Le dernier paiement doit être accompagné d'un document comportant l'attestation de l'achèvement du programme ou du projet ainsi que l'état des dépenses réellement effectuées au titre dudit programme ou projet. 3. En ce qui concerne les subventions visées à l'article 66 point b) deuxième tiret, sont considérés comme pièces justificatives: a) un exemplaire de la décision octroyant la subvention; b) la confirmation par le bénéficiaire de l'acceptation des contrôles communautaires visés à l'article 87 du règlement financier, ainsi que, dans le cas où l'importance de la subvention le justifierait, la remise d'un rapport sur l'exécution du projet et l'utilisation des fonds reçus. Article 70 En ce qui concerne les dépenses de personnel, sont considérés comme pièces justificatives: a) pour le traitement mensuel: - la liste complète du personnel, précisant tous les éléments de la rémunération. Cette liste est jointe à l'ordre de paiement, - un formulaire (fiche personnelle) qui fait apparaître, chaque fois qu'il y a lieu, toute modification d'un élément quelconque de la rémunération. Ce formulaire est établi à partir des décisions prises dans chaque cas particulier, - s'il s'agit de recrutements ou de nominations, une copie certifiée conforme de la décision de recrutement ou de nomination accompagne la liquidation du premier traitement; b) pour les autres rémunérations (personnels rémunéré à l'heure ou à la journée): - un état dressé par l'ordonnateur indiquant les jours et les heures de présence; c) pour les heures supplémentaires: - un état, signé par le fonctionnaire habilité, certifiant les prestations supplémentaires effectuées par l'agent; d) pour les frais de mission: - l'ordre de mission dûment signé par l'autorité compétente, - le «décompte de frais de mission» indiquant notamment le lieu de la mission, la date et l'heure des départs et arrivées au lieu de la mission, les frais de transport, les frais de séjour, les autres frais dûment autorisés, sur production de pièces justificatives; ce décompte est signé par le chargé de mission et par l'autorité hiérarchique qui a reçu délégation; e) pour les autres dépenses de personnel: - les pièces justificatives qui font référence à la décision sur laquelle se base la dépense et qui font état de tous les éléments de calcul. Article 71 Pour tout engagement dont l'exécution donne lieu à des paiements fractionnés, une copie certifiée conforme du contrat ou de la décision d'octroi du soutien financier est jointe au premier ordre de paiement. Sur les autres ordres de paiement, il est fait référence à ce document et au(x) paiement(s) précédent(s). Lors de l'établissement du dernier ordre de paiement, l'ordonnateur est tenu d'attester la fin de l'action dont il s'agit, afin que les conséquences sur le plan comptable en soient tirées, impliquant, le cas échéant, l'annulation de l'engagement contracté et non exécuté. Lorsque, en vertu de l'article 1er paragraphe 7 du règlement financier, une date limite a été fixée, la comptabilité permet d'identifier et d'extraire les engagements non définitivement exécutés un mois avant la date en question. Les ordonnateurs sont alors tenus de préparer la proposition d'annulation de l'engagement non exécuté ou, si les conditions de l'article 1er paragraphe 7 sont réunies, de présenter une proposition modifiant l'engagement initial accompagnée des justifications appropriées. Article 72 Lorsque plusieurs paiements sont appuyés d'une seule pièce justificative, tous les ordres de paiement comportent une référence à la pièce originale et au numéro de l'ordre de paiement auquel elle est jointe. Article 73 Hormis les cas prévus aux articles 65 à 72, lorsqu'une pièce justificative originale ne peut être présentée, une copie certifiée conforme peut lui être substituée par l'ordonnateur qui est tenu d'exposer les motifs pour lesquels l'original n'a pu être présenté et de certifier que le paiement n'a pas eu lieu. TITRE XI OCTROI D'AVANCES (Article 46 du règlement financier) Article 74 En dehors des avances prévues par le statut ou par une disposition réglementaire, l'ordonnateur peut octroyer des avances destinées à faire face à des dépenses à effectuer par un fonctionnaire ou agent pour le compte de son institution. Ces dépenses, qui relèvent généralement des dépenses de personnel et de fonctionnement, peuvent être occasionnées par une mission spécifique ou relatives à des dépenses probables mais indéterminées dans leur nature ou leur montant. Article 75 L'octroi de ces avances et la désignation du fonctionnaire ou agent font l'objet, sur proposition de l'ordonnateur et après visa du contrôleur financier et avis favorable du comptable, d'une décision des autorités visées à l'article 22 du règlement financier, qui précise le montant de l'avance et la durée de son utilisation. Tout versement d'avance, dans la mesure où la nature de la dépense est suffisamment déterminée, doit avoir fait l'objet d'une proposition d'engagement. Article 76 Le fonctionnaire ou agent désigné est responsable des fonds mis à sa disposition et prend toutes les mesures utiles pour en garantir la conservation. Dans les dix jours qui suivent la réalisation de l'objet pour lequel l'avance a été consentie, il adresse au comptable un rapport détaillé sur l'utilisation de l'avance et reverse le solde éventuel. Dans un délai de six semaines à partir de la même date, l'ordonnateur procède à la liquidation de l'avance afin de permettre la clôture du compte d'attente qui avait été ouvert au moment de l'octroi. TITRE XII COMPTES BANCAIRES ET COMPTES COURANTS POSTAUX (Article 53 du règlement financier) Article 77 Pour effectuer les opérations financières, l'institution peut ouvrir des comptes bancaires et/ou des comptes courants postaux dans les États membres et, éventuellement, dans des pays tiers. Article 78 L'institution peut être également titulaire de comptes auprès de la banque d'émission de chaque État membre ou de l'institution financière agréée. Article 79 L'institution fait communiquer à tous les organismes financiers auprès desquels elle a ouvert des comptes, les noms et les spécimens des signatures des agents désignés par elle et habilités à ouvrir des comptes et à disposer desdits comptes, ainsi que la limite éventuelle des prélèvements autorisés par chaque agent habilité. Article 80 Pour disposer des comptes, les signatures conjointes de deux agents dûment habilités, dont nécessairement celle du comptable, d'un comptable subordonné ou d'un régisseur d'avances, sont requises. En exécution de l'article 53 du règlement financier, l'institution désigne les agents habilités à signer les chèques et virements postaux ou bancaires. Avant d'apposer leur signature, ces agents vérifient la concordance entre les ordres de paiement et les chèques et virements postaux ou bancaires. Article 81 En règle générale, doivent s'effectuer soit par chèque, soit par virement postaux ou bancaire, les paiements: - des rémunérations mensuelles des fonctionnaires et autres agents, - des dépenses relatives à des fournitures ou à des prestations supérieures à 350 écus. TITRE XIII RÉGIES D'AVANCES (Article 54 du règlement financier) Article 82 Il peut être créé des régies d'avances lorsque le paiement de certaines dépenses, en raison de leur nature ou de leur urgence particulière, ne peut être effectué sur la base d'un ordre de paiement signé par l'ordonnateur et visé par le contrôleur financier. Par dérogation aux articles 40 et 51 du règlement financier, le régisseur d'avances est autorisé à effectuer la liquidation provisoire et le paiement des dépenses, sous réserve de l'application ultérieure des articles 40, 41, 44, 45, 47 et 50 du règlement financier. La création des régies d'avances, la modification ou l'aménagement substantiels de leurs conditions de fonctionnement font l'objet d'une décision des autorités visées à l'article 22 du règlement financier sur proposition dûment motivée de l'ordonnateur, après avis favorable du comptable et du contrôleur financier. Article 83 La désignation d'un régisseur d'avances fait l'objet d'une décision des autorités visées à l'article 22 du règlement financier, sur proposition de l'ordonnateur, après avis favorable du comptable. Cette décision rappelle les responsabilités du régisseur d'avances. Article 84 Les décisions visées aux articles 82 et 83 sont communiquées aux ordonnateurs, au contrôleur financier, au comptable et à la Cour des comptes. Article 85 1. La décision portant création d'une régie d'avances détermine notamment: a) l'objet et le montant maximal de l'avance pouvant être consentie; b) l'ouverture, le cas échéant, d'un compte bancaire et/ou d'un compte chèque postal au nom de l'institution concernée; c) la nature et le montant maximal de chaque dépense pouvant être payée sans autorisation préalable; d) la périodicité et les modalités de production des pièces justificatives; e) les modalités de reconstitution éventuelle de l'avance; f) le délai dans lequel les opérations de la régie d'avances doivent être régularisées. 2. Les paiements ne peuvent être effectués que sur la base et dans la limite d'engagements préalables, signés par l'ordonnateur et visés par le contrôleur financier. Article 86 Conformément à l'article 54 deuxième alinéa du règlement financier, seul le comptable peut alimenter les régies d'avances. Toutefois, les recettes locales diverses, telles que, notamment, celles résultant de: - ventes de matériels, - publications, - remboursements divers, - produits d'intérêts, etc., peuvent être prises en compte directement par les régies d'avances correspondantes, leur régularisation intervenant conformément aux dispositions applicables du règlement financier et du présent règlement. Les montants en question sont déduits par le comptable lors de la réalimentation ultérieure des mêmes régies d'avances. Article 87 Chaque régisseur d'avances est responsable, vis-à-vis de l'ordonnateur, de la mise en paiement des dettes à l'égard de tiers et, vis-à-vis du comptable, de l'exécution des paiements. Article 88 Le régisseur d'avances tient une comptabilité des fonds dont il dispose, des dépenses effectuées et des recettes encaissées, selon les instructions du comptable. Article 89 Le régisseur d'avances prend toutes les dispositions utiles pour garantir les fonds mis à sa disposition. Article 90 Sans préjudice du contrôle exercé par le contrôleur financier, le comptable doit, dans la mesure du possible suivant une périodicité rapprochée, procéder lui-même ou faire procéder par un comptable subordonné, ou par un fonctionnaire spécialement mandaté à cet effet, en règle générale sur place, d'une manière inopinée, à la vérification de l'existence des fonds confiés aux régisseurs d'avances et à la vérification de la tenue de la comptabilité. Article 91 Le comptable et le contrôleur financier s'informent mutuellement du résultat de leurs vérification et en adressent communication à l'ordonnateur. TITRE XIV CONDITIONS DE VERSEMENT D'INTÉRÊTS EN CAS DE RÉPÉTITION DE L'INDU (Article 49 du règlement financier) Article 92 Les dispositions du présent titre s'appliquent en cas de répétition de l'indu en faveur de la Communauté, sans préjudice des dispositions éventuellement prévues dans les actes de base sectoriels relatifs aux politiques communautaires. Article 93 1. L'ordre de recouvrement visé à l'article 28 paragraphe 2 du règlement financier comporte pour toute créance constatée, relative à la répétition d'un montant indûment versé, la fixation d'une date d'échéance. 2. Des délais supplémentaires pour le paiement ne peuvent être accordés, par le comptable, en liaison avec l'ordonnateur concerné, que sur demande écrite dûment motivée du débiteur à condition que le débiteur s'engage au paiement d'intérêts au taux prévu à l'article 94, pour toute la période du délai accordé à compter de la date d'échéance initiale. 3. En cas d'octroi de délais supplémentaires, le comptable peut, afin de mieux sauvegarder les droits de la Communauté, demander au débiteur le dépôt d'une sûreté couvrant la dette tant en principal qu'en intérêts. Article 94 1. Toute créance, non remboursée à sa date d'échéance, porte intérêt selon les dispositions suivantes: - pour les créances libellées en écus: au taux d'intérêt appliqué par le Fonds européen de coopération monétaire à ses opérations en écus (10), majoré d'un point et demi, - pour les créances libellées en monnaie nationale: au taux d'intérêt interbancaire vendeur à trois mois pour le marché concerné, majoré d'un point et demi. 2. Le taux d'intérêt applicable est celui en vigueur pendant le mois correspondant à celui de la date d'échéance. 3. Le montant des intérêts est calculé à partir de la date d'échéance, fixée dans l'ordre de recouvrement, jusqu'au jour du remboursement intégral de la dette. Article 95 La comptable, en accord avec le contrôleur financier, peut renoncer au recouvrement des intérêts lorsque l'incidence financière en jeu soit en raison du montant, soit du fait de la durée du retard - est minime par rapport au coût administratif de l'opération. Article 96 Tout paiement partiel s'impute d'abord sur les intérêts de retard, déterminés selon les dispositions de l'article 94, et ensuite sur le principal. TITRE XV PROCÉDURES D'APPEL À LA CONCURRENCE (Adjudication et appel d'offres) (Article 57 du règlement financier) Article 97 Les procédures prévues dans le présent titre s'appliquent sans préjudice des dispositions prévues aux articles 126 à 129. Article 98 Les appels à la concurrence prennent la forme, dans toute la mesure du possible, d'un formulaire type ou d'un texte type. Article 99 Les appels d'offres contiennent, notamment, des indications relatives: a) aux modalités de dépôt et de présentation des offres, notamment l'exigence éventuelle de remplir un formulaire type de réponse; b) à l'application du protocole sur les privilèges et immunités, ainsi que les références au cahier des conditions générales applicables au marché dont il s'agit (fournitures, travaux, prestations ou publications) et, éventuellement, au document relatif aux conditions spécifiques du marché; c) à une clause selon laquelle la soumission d'une offre vaut acceptation du cahier auquel elle se réfère; d) aux conditions de visite, qui doivent être exactement précisées lorsqu'une visite sur place est prévue; e) à la période de validité des offres durant laquelle le soumissionnaire est tenu de maintenir toutes les conditions de son offre; f) aux pénalités prévues au titre de sanction du non-respect des clauses du contrat; g) aux énonciations que doivent comporter les factures (ou les pièces justificatives qui les appuient), conformément aux dispositions des articles 65 à 73; h) à l'interdiction de tout contact entre l'institution et le soumissionnaire, sauf, à titre exceptionnel, dans les conditions suivantes: 1) avant la date de clôture du dépôt des offres: - à l'initiative des soumissionnaires: des renseignements supplémentaires ayant strictement pour but d'expliciter la nature de l'appel d'offres peuvent être communiqués aux soumissionnaires; - à l'initiative de l'institution: si les services de l'institution s'aperçoivent d'une erreur, d'une imprécision, d'une omission ou de toute autre insuffisance matérielle dans la rédaction du texte de l'appel d'offres, ils peuvent en informer les intéressés, dans des conditions strictement identiques à celles de l'appel d'offres; 2) après l'ouverture des offres et à l'initiative des services de l'institution: - au cas où une offre donnerait lieu à des demandes d'éclaircissement ou s'il s'agit de corriger des erreurs matérielles manifestes contenues dans la rédaction de l'offre, l'institution peut prendre l'initiative d'un contact avec le soumissionnaire. Article 100 Dans tous les cas où des contacts ont eu lieu dans les conditions prévues à l'article 99 point h), il est établi une «note pour le dossier» et mention du (des) contact(s) est faite dans le rapport dont la CCAM est saisie ultérieurement. Article 101 Le cahier des conditions générales applicables au marché envisagé est joint à l'appel d'offres. Le cas échéant, un document contenant les conditions spécifiques du marché est également joint. Article 102 Le délai pour le dépôt des offres est fixé suivant la nature du marché, en fonction de la durée nécessaire pour la préparation de la réponse à l'appel d'offres. Article 103 La transmission des offres se fait au choix des soumissionnaires: - soit par la poste. L'appel d'offres doit alors préciser que sera retenue la date de dépôt au départ, le cachet de la poste faisant foi. Les envois par la poste doivent obligatoirement être recommandés, - soit par dépôt dans les services de l'institution directement, ou par tout mandataire du soumissionnaire, y compris par messageries privées. L'appel d'offres doit alors indiquer le jour et l'heure limites auxquels les plis doivent être déposés auprès de l'institution et préciser le service auquel ils doivent être remis contre reçu daté et signé. Dans ces deux cas, la date est la même. Afin de conserver le secret et d'éviter toute difficulté, la mention suivante figurera dans l'appel d'offres: «L'envoi doit être fait sous double enveloppe. Les deux enveloppes seront fermées, l'enveloppe intérieure portant, en plus de l'indication du service destinataire, comme indiqué dans l'appel d'offres, la mention "appel d'offres - à ne pas ouvrir par le service du courrier". Si des enveloppes autocollantes sont utilisées, elles seront fermées à l'aide de bandes collantes au travers desquelles sera apposée la signature de l'expéditeur.» Article 104 Toutes les offres doivent être ouvertes. Les offres sont ouvertes par une commission désignée à cette fin. Le contrôleur financier doit être informé de l'ouverture des offres. Le contrôleur financier, ou son représentant, peut y assister à titre d'observateur s'il le juge opportun. Les offres qui ne correspondent pas aux exigences spécifiques de l'appel d'offres sont éliminées. Les membres de la commission doivent parapher chaque page de chaque offre et établir le procès-verbal d'ouverture des offres reçues, en identifiant notamment les offres conformes et les offres non conformes et en motivant les rejets, pour non-conformité. Article 105 Tous les soumissionnaires sont informés de la suite réservée à leur offre. TITRE XVI DÉTERMINATION DES DIFFÉRENTS SEUILS DANS LE DOMAINE DES MARCHÉS (Article 128 du règlement financier) Article 106 Le seuil en deçà duquel il peut être traité par entente directe, sur la base de l'article 58 point a) du règlement financier, est fixé à 12 000 écus. Article 107 Le seuil au-delà duquel s'ouvre la compétence de la CCAM prévue à l'article 60 du règlement financier est fixé à 42 000 écus. Article 108 Le seuil au-delà duquel le cautionnement prévu à l'article 62 du règlement financier devient obligatoire est fixé à 300 000 écus. Article 109 Le seuils en deçà desquels il peut être traité sur simple facture ou sur mémoire, sur la base de l'article 63 du règlement financier, sont fixés a: - 900 écus pour les dépenses effectuées aux lieux de travail provisoires de l'institution, - 2 400 écus pour les dépenses effectuées en dehors de lieux de travail provisoires de l'institution. Article 110 En application de l'article 97 du règlement financier concernant la passation des marchés dans le domaine des crédits de recherche et de développement technologique, les seuils suivants sont fixés: - le seuil en deçà duquel il peut être traité par entente directe est fixé à 90 000 écus pour les matériels scientifiques et techniques ainsi que pour les travaux, - le seuil au-delà duquel s'ouvre la compétence de la CCAM est fixé: a) à 420 000 écus pour les marchés scientifiques et techniques; b) à 90 000 écus pour les marchés de fournitures et de matériel, sans caractère scientifique et technique; c) à 30 000 écus pour les marchés de fourntitures et de matériel, sans caractère scientifique et technique, auxquels est appliqué l'article 58 points c), d) et e) du règlement financier. TITRE XVII CONDITIONS DE FONCTIONNEMENT DES COMMISSIONS CONSULTATIVES DES ACHATS ET DES MARCHÉS (CCAM) (Articles 60 et 97 du règlement financier) Section première Dispositions générales Article 111 Dans les conditions fixées aux articles 60, 61 et 97 du règlement financier, la CCAM est appelée, à titre consultatif, à formuler un avis sur: a) tous les projets de marchés de travaux, de fournitures ou de prestations de services, y compris les études, d'un montant supérieur à ceux indiqués aux articles 107 et 110 du présent règlement ainsi que sur les projets d'acquisitions immobilières, quel qu'en soit le montant; b) les projets d'avenants aux marchés visés au point a), dans tous les cas de modifications substantielles, notamment ceux où ces avenants auraient pour effet de modifier le montant du marché initial; c) les projets d'avenants ayant pour effet de porter le montant global d'un marché déjà passé, et qui, à l'origine, était inférieur aux limites visées au point a), au-dessus de ces limites; d) les formulaires et les textes types relatifs à l'appel à la concurrence et les projets prévoyant de s'écarter notablement de ces textes types; e) les projets d'appel à la concurrence qui présentent une importance ou un caractère particuliers; f) les questions soulevées lors de la passation ou de l'exécution des marchés (annulation de commandes, demandes de remises de pénalités de retard, dérogations aux dispositions des cahiers des charges et des conditions générales, etc.), lorsque la question est suffisamment grave pour motiver une demande d'avis; g) à la demande de l'ordonnateur compétent, ou d'un membre de la CCAM, les projets de marchés d'un montant inférieur à celui fixé au point a), lorsqu'il estime que ces marchés posent des questions de principe ou présentent un caractère particulier. Article 112 La CCAM formule: a) des recommandations sur la politique générale d'approvisionnement dans ou en dehors de la Communauté et procède ou fait procéder, éventuellement, aux enquêtes et aux études correspondantes; b) des recommandations sur la définition des conditions générales des achats et des marchés. Article 113 Les dossiers soumis pour avis à la CCAM sont accompagnés d'un rapport établi et présenté par le fonctionnaire responsable ou par un suppléant désigné par l'ordonnateur. Ce rapport doit indiquer notamment: a) l'évaluation technique et financière de chacune des offres, y inclus un tableau comparatif des prix unitaires; b) la justification de la recommandation du choix du soumissionnaire. Article 114 Chaque affaire fait l'objet d'un avis qui est signé par le président de la CCAM. Cet avis est communiqué aux services intéressés. Article 115 Chaque CCAM arrête son règlement intérieur. Le texte est communiqué à l'institution concernée, aux CCAM des autres institutions et à la Cour des comptes. Chaque CCAM veille, en ce qui la concerne, à la bonne application des directives du Conseil visées à l'article 126. Section II Dispositions particulières pour le Centre commun de recherche Article 116 La Commission peut arrêter des dispositions internes appropriées en ce qui concerne la composition et le fonctionnement de la CCAM par rapport aux activités du Centre commun de recherche, en raison des exigences spécifiques dans ce domaine. Ces dispositions internes sont établies après consultation du contrôleur financier et adressées pour information au Parlement européen et à la Cour des comptes. Section III Commission consultative des achats et des marchés commune aux institutions (11) (CCAMI) Article 117 Le collège des chefs d'administration des institutions de la Communauté peut prendre les mesures nécessaires pour mettre en place une CCAMI ayant pour objectif d'intensifier, conformément à l'exigence d'une bonne gestion financière, la collaboration entre les institutions en matière de passation en commun de certains marchés de fournitures ainsi que d'autres marchés dans le cadre de la gestion des crédits relatifs au financement d'actions à caractère interinstitutionnel. Article 118 La CCAMI exerce notamment les compétences suivantes: a) elle est saisie pour avis, lorsque toutes ou plusieurs institutions décident d'effectuer en commun des passations de marchés groupés dans les domaines précisés à l'article 117, en raison des avantages qu'une telle procédure peut assurer sur le plan financier. L'avis émis porte sur la régularité de la procédure suivie, sur le choix du soumissionnaire et, en général, sur les conditions retenues pour la passation du marché, eu égard aux intérêts de l'ensemble des institutions. Dans ce cas, les CCAM de chaque institution ne devront plus être saisies à ce sujet, mais seront informées de l'avis rendu; b) elle peut être appelée, notamment à la demande d'un ou plusieurs chef(s) d'administration, ou d'une ou plusieurs CCAM, à examiner et à faire des recommandations sur toute question susceptible de revêtir un intérêt ou d'avoir des implications sur le plan interinstitutionnel dans les domaines de la passation des marchés précisés à l'article 117. À ce sujet, elle examine la question posée et elle formule les suggestions qu'elle estime appropriée. Article 119 La CCAMI comprend deux représentants par institution, désignés, dans la mesure du possible, parmi les membres de la CCAM de l'institution, étant entendu que, par accord entre les institutions, sa composition doit comporter, au-delà des représentants des services des administrations respectives: - un représentant des services chargés des questions juridiques, - un représentant des services chargés des finances, - un représentant du contrôleur financier à titre d'observateur. Pour les représentants de ces trois services, un système de rotation pourra être convenu par accord entre les institutions. La présidence de la CCAMI est assurée à tour de rôle par chacune des institutions pour une période de deux ans. La Commission assure le secrétariat de la CCAMI. Article 120 Sur le plan de la procédure, les dispositions des articles 113 et 114 sont applicables. Article 121 La CCAMI arrête son règlement intérieur. Le texte est communiqué à chaque institution. TITRE XVIII CAUTIONS ET CONSTITUTION D'UN CAUTIONNEMENT PRÉALABLE EN GARANTIE DE L'EXÉCUTION DES MARCHÉS (Article 62 du règlement financier) Article 122 Lorsque, en garantie de l'exécution des marchés, il est exigé des fournisseurs, entrepreneurs ou prestataires de service la constitution d'un cautionnement préalable, celui-ci doit couvrir non seulement toute la durée de la garantie mais aussi une période suffisante pour permettre d'actionner la caution. Il doit en principe être constitué par un versement à l'institution dans la même monnaie que celle indiquée pour le paiement des fournitures ou travaux. Article 123 Le cautionnement peut être remplacé par la garantie d'une caution personnelle et solidaire d'un tiers agréé par le comptable de l'institution. Cette garantie est libellée dans la monnaie de paiement prévue au contrat ou au marché et doit obéir aux mêmes règles que le cautionnement visé à l'article 122. Article 124 À l'appui du premier mandat de paiement établi en exécution d'un marché exigeant la constitution d'un cautionnement, les pièces justificatives habituelles sont complétées par la production d'une copie, certifiée conforme par le comptable, du reçu délivré lors du versement du cautionnement, ou par une copie, certifiée conforme par le comptable, de la déclaration reçue de l'établissement ou du tiers qui accorde sa garantie. Article 125 Les cautionnements sont restitués ou les garanties visées à l'article 123 qui les remplacent libérées, dans les conditions fixées par les dispositions relatives aux marchés, sauf dans les cas de non-exécution ou de retard prévus à l'article 62 quatrième alinéa du règlement financier. TITRE XIX DISPOSITIONS CONCERNANT L'APPLICATION PAR LES INSTITUTIONS COMMUNAUTAIRES DES DIRECTIVES DU CONSEIL EN MATIÈRE DE MARCHÉS PUBLICS DE TRAVAUX, DE FOURNITURES ET DE SERVICES (Article 64 du règlement financier) Article 126 Les directives du Conseil en matière de marchés publics de travaux, de fournitures et de services sont applicables lors de la passation des marchés par les institutions, dès que le montant des marchés en question égale ou dépasse les seuils fixés par ces directives. Article 127 Les termes «marché de travaux», «marché de fournitures» et «marché de services» sont interprétés conformément aux définitions figurant dans les directives visées à l'article 126. Article 128 Les institutions - chacune dans la mesure où les marchés sont financés sur des crédits inscrits à sa propre section du budget général - sont considérées comme «pouvoirs adjudicateurs» au sens des directives visées à l'article 126. Article 129 Les institutions, dans la passation des marchés de travaux, de fournitures et de services, sont tenues de se conformer aux dispositions prévues par les directives concernées, notamment en ce qui concerne: - les règles de publicité, - les règles communes dans le domaine des spécifications techniques, - les règles communes de participation, - les critères de sélection qualitative, - les critères d'attribution des marchés. TITRE XX FIXATION DE LA VALEUR DES BIENS MEUBLES À PARTIR DE LAQUELLE L'INSCRIPTION DE CEUX-CI À L'INVENTAIRE EST OBLIGATOIRE (Article 65 du règlement financier) Article 130 Font l'objet d'une inscription à l'inventaire tous les biens mobiliers: - ayant une valeur à l'achat égale ou supérieure à 350 écus, - dont la durée d'utilisation est supérieure à un an [deux ans pour les biens mobiliers à caractère scientifique et technique (12)] et - n'ayant pas un caractère de bien de consommation. Pour chaque bien acquis, les entrées à l'inventaire dont les accusés de réception font partie intégrante devront fournir une description appropriée du bien et préciser son emplacement, sa date d'acquisition et son coût unitaire. Les accusés de réception valent description appropriée. Article 131 Les contrôles d'inventaire entrepris par les institutions sont exécutés de manière à s'assurer de l'existence physique de chaque bien et de leur conformité à l'inscription à l'inventaire. Ce contrôle est effectué dans le cadre d'un programme triennal de vérification. TITRE XXI PUBLICITÉ POUR LES VENTES DE BIENS MEUBLES (Article 66 du règlement financier) Article 132 1. Les ventes de biens meubles font l'objet: a) lorsque la valeur unitaire d'achat est égale ou supérieure à 7 000 écus, d'une publicité locale appropriée. La période comprise entre la date de publication de la dernière annonce et la conclusion du contrat de vente doit être au minimum de quatorze jours; b) lorsque la valeur unitaire d'achat est égale ou supérieure à 340 000 écus, d'un avis de vente publié au Journal officiel des Communautés européennes. Une publicité appropriée peut en outre être faite dans la presse des États membres. La période comprise entre la date de publication de l'avis publié au Journal officiel des Communautés européennes et la conclusion du contrat de vente doit être au minimum d'un mois. 2. Lorsque, en raison du coût de la publicité, l'opération ne présente pas d'avantages particuliers, il peut être renoncé à cette publicité. 3. Les institutions sont tenues de rechercher chaque fois les meilleurs prix pour les ventes de biens meubles. TITRE XXII CONDITIONS D'ÉTABLISSEMENT ET DE FONCTIONNEMENT DU PLAN COMPTABLE (Article 70 du règlement financier) Article 133 Établissement du plan comptable Le plan comptable est établi en deux parties distinctes, mais néanmoins coordonnées, permettant de tenir: - la comptabilité budgétaire, - la comptabilité générale. Article 134 Comptabilité budgétaire 1. La comptabilité budgétaire enregistre pour chaque subdivision du budget: a) en ce qui concerne les dépenses: - les crédits autorisés dans le budget initial, les crédits inscrits dans des budgets supplémentaires et/ou rectificatifs, les crédits ouverts suite à des participations de tiers, les crédits résultant de virements et le montant total des crédits ainsi disponibles. Les crédits d'engagement et les crédits de paiement sont enregistrés et suivis séparément, - les engagements et les paiements de l'exercice; b) en ce qui concerne les recettes: - les prévisions inscrites dans le budget initial, les prévisions inscrites dans les budgets supplémentaires et ou rectificatifs, les recettes provenant de participations de tiers et le montant total des prévisions ainsi évaluées, - les droits constatés et les recouvrements de l'exercice; c) la reprise des engagements restant à payer et des recettes restant à recouvrer des exercices antérieurs. Sont également enregistrés en comptabilité budgétaire les engagements provisionnels globaux relatifs au Fonds européen d'orientation et de garantie agricole (FEOGA), section «garantie», et les paiements - constitués par les avances - correspondants. Ces engagements sont présentés au regard de l'ensemble des crédits du FEOGA, section «garantie». 2. Des comptes distincts sont ouverts pour suivre séparément: - l'utilisation des crédits reportés, - l'utilisation des crédits reconstitués, - la liquidation des engagements restant à liquider. En ce qui concerne les recettes, des comptes distincts sont ouverts pour suivre séparément les créances restant à recouvrer des exercices antérieurs. 3. Les comptes peuvent être détaillés dans le but de déterminer des résultats analytiques. 4. Les comptes sont tenus dans des livres, ou sur fiches, ou à l'aide de tout moyen informatique. Article 135 Comptabilité générale 1. La comptabilité générale permet d'établir la situation active et passive de l'institution. 2. Le plan comptable de la comptabilité générale est établi selon un système de classification décimale. 3. Le cadre comptable comporte les classes suivantes: - classe 1: comptes de capitaux permanents, - classe 2: comptes de valeurs immobilisées, - classe 3: comptes de stocks, - classe 4: comptes de tiers, - classe 5: comptes financiers, - classe 6: comptes de charges, - classe 7: comptes de produits, - classe 8: comptes spéciaux. 4. Chaque classe comporte des groupes (à deux chiffres), lesquels sont divisés en sous-groupes (à trois chiffres). En fonction des besoins de l'institution, les comptes qui subdivisent ces sous-groupes sont créés avec cinq ou six chiffres. 5. La classe 4, «comptes de tiers», enregistre toutes les opérations concernant les relations avec les tiers et les écritures de régularisation. Elle comporte notamment les comptes d'ordre permettant d'inscrire les recettes provenant du reversement d'acomptes prévues à l'article 7 point 7 du règlement financier et ceux permettant de suivre les opérations de réemploi prévues à l'article 27 paragraphe 2 du règlement financier. 6. Le classe 5, «comptes financiers», enregistre les mouvements de valeurs, les opérations de caisse, banques et offices des chèques postaux, les opérations effectuées par les comptables subordonnés et les régisseurs d'avances. Un compte distinct est ouvert pour chaque compte bancaire, chaque compte courant postal, chaque caisse et chaque régie d'avances. 7. La classe 6, «comptes de charges», enregistre le montant brut des dépenses inscrites dans la comptabilité budgétaire. Des comptes distincts sont ouverts pour les dépenses relatives: - aux crédits de l'exercice courant, - aux crédits reportés en vertu de l'article 7 point 1 b) du règlement financier, - aux crédits reportés en vertu de l'article 7 point 1 a) du règlement financier, - aux crédits reportés en vertu de l'article 7 point 2 du règlement financier, - aux crédits relatifs à des participations de tiers en vertu de l'article 4 paragraphe 2 du règlement financier. 8. La classe 7, «comptes de produits», enregistre le montant des recouvrements inscrits dans la comptabilité budgétaire. Des comptes distincts sont ouverts pour les recouvrements: - des droits constatés de l'exercice courant, - des droits constatés restant à recouvrer des exercices précédents. 9. La classe 8, «comptes spéciaux», enregistre en fin d'exercice les opérations d'arrêté des comptes. 10. Sans préjudice de l'article 21, le comptable de chaque institution établit un plan comptable détaillé en fonction du cadre comptable défini ci-dessus. Il ouvre des groupes, des sous-groupes, et des comptes, selon les besoins particuliers de sa gestion, en précisant chaque fois l'objet et les conditions de fonctionnement desdits comptes. Article 136 Fonctionnement de la comptabilité générale 1. La comptabilité générale est tenue par année civile suivant la méthode dite «en partie double». 2. Les comptes sont tenus dans des livres, ou sur des fiches, ou à l'aide de tout moyen informatique. 3. La comptabilité permet l'établissement d'une balance générale des comptes, c'est-à-dire le relevé de tous les comptes d'actif et de passif de l'institution, y compris les comptes soldés avec, pour chacun d'eux: - le numéro du compte, - le libellé, - le total des débits, - le total des crédits, - le solde. 4. Les comptes sont tenus de façon à permettre une analyse détaillée des opérations et des soldes. Les états financiers sont établis de manière à faire apparaître correctement, selon une ventilation appropriée, les éléments représentatifs de l'actif et du passif de l'institution. Les recettes à recouvrer figurent au passif en compte de régularisation et les créances correspondantes sont inscrites à l'actif sous la rubrique «débiteurs divers» ou sous les autres rubriques appropriées. Les dépenses de l'exercice non encore imputées au comple de gestion figurent à l'actif en compte de régularisation sous la rubrique «dépenses à imputer». Le compte de gestion doit comporter tous les éléments permettant d'établir la concordance avec le bilan financier. Les soldes de chaque compte doivent être rapprochés périodiquement des documents justificatifs ou des autres éléments probants, et notamment: - des comptes de valeurs immobilisées - comme prévu à l'article 130, - des avoirs en banque et en compte courant postal - par rapprochement mensuel des extraits de compte communiqués par les institutions financières, - des fonds en caisse - par rapprochement avec le livre de caisse, - des régies d'avances et autres avances aux termes de l'article 74 - par vérification du respect des conditions de fonctionnement des régies d'avances et d'octroi des avances, ainsi que des règles de comptabilisation, - des comptes de charges et de produits des classes 6 et 7 - à rapprocher mensuellement des totaux correspondants de la comptabilité budgétaire. 5. Les comptes de liaison interinstitutionnels sont réconciliés mensuellement et apurés périodiquement. 6. Les comptes d'attente font périodiquement l'objet de l'examen suivant: - les recouvrements en souffrance - par information du comptable à l'ordonnateur des recettes non recouvrées et des diligences effectuées, - les paiements en souffrance - par communication du comptable à l'ordonnateur des motifs de non-exécution et des montants en cause, - les fonds à transférer - par référence aux états collectifs des traitements du personnel ou d'autres états similaires, - les autres comptes d'attente - au moyen d'une analyse des soldes comptables et par notification à l'ordonnateur de toute opération qui n'aurait pas été apurée dans les délais à définir annuellement. Les comptes d'attente sont apurés dans les délais les plus brefs et, au plus tard, dans les délais prévus à l'article 71 du règlement financier. 7. Les comptes d'ordre pour réemploi permettent de suivre les opérations de réemploi des recettes prévues à l'article 27 paragraphe 2 du règlement financier et d'établir l'état prévu à l'article 78 points 1 et 3 du règlement financier. 8. Les comptes financiers (bancaires ou postaux) sont tenus en devises et en écus. La conversion en écus des montants exprimés en monnaies nationales est effectuée sur la base des taux établis conformément à l'article 1er. Les soldes en écus des comptes tenus en devises et en écus font l'objet d'une réévaluation mensuelle. 9. La comptabilité du Centre commun de recherche est reprise dans la comptabilité générale de la Commission. 10. Sauf lorsqu'un règlement en dispose autrement, tous les états financiers sont présentés selon les principes comptables qui comprennent notamment les principes édictés par les directives du Conseil. Les modalités pratiques d'application de ces principes, qui font l'objet de mises à jour périodiques, sont arrêtées en conformité avec les dispositions de l'article 21. TITRE XXIII DISPOSITIONS RELATIVES AUX CRÉDITS DE RECHERCHE ET DE DÉVELOPPEMENT TECHNOLOGIQUE (Articles 94 et 96 du règlement financier) Article 137 Pour le domaine des activités relevant du Centre commun de recherche, il est établi, à l'appui du budget, un tableau indicatif faisant apparaître la correspondance entre la destination des dépenses - objectifs de recherche et autres activités - et la nature des moyens d'exécution employés: - personnel statutaire et non statutaire, - infrastructure administrative et technique, - supports scientifiques et techniques, - crédits opérationnels directs. Le Centre commun de recherche, pour les besoins de la gestion de chacune des activités relevant du domaine de sa compétence, y compris les travaux relatifs aux prestations pour tiers et de support aux services de la Commission, tient une comptabilité appropriée permettant d'assurer le suivi des coûts réels sur la base des composantes figurant dans le tableau de correspondance. Article 138 Pour le domaine des activités relevant de l'action indirecte, il est établi, à l'appui du budget, un tableau faisant apparaître la correspondance entre la destination - objectifs de recherche et autres activités - et la nature des dépenses, selon la répartition suivante: - interventions, - personnel non statutaire (13), - fonctionnement, - infrastructure, - information et publications, - personnel statutaire (14). Les mesures appropriées sont prises sur le plan de la tenue de la comptabilité, afin d'assurer le suivi de l'exécution budgétaire par objectif de recherche, compte tenu des composantes figurant dans le tableau de correspondance. Article 139 1. La Commission reçoit des avances au titre des activités qu'elle mène pour le compte de tiers. Ces avances sont destinées à financer, d'une part, les dépenses de personnel, de frais généraux et de moyens d'exécution engendrés par ces activités et, d'autre part, les investissements spécifiques que ces activités exigent. Ces avances sont incluses dans les dotations budgétaires correspondantes. 2. Les avances non utilisées sont remboursées par annulation des crédits correspondants via le compte de gestion. Les avances utilisées sont remboursées au moyen d'une fraction des recettes engendrées par la perception du prix des prestations aux tiers. La fraction des recettes servant au remboursement des avances est celle qui correspond aux dépenses de personnel, aux dépenses d'utilisation des services généraux et des moyens d'exécution de la Commission, ainsi qu'aux investissements spécifiques. Le reste des recettes, c'est-à-dire celles qui correspondent à des dépenses courantes résultant spécifiquement des contrats, est conservé par la Commission par l'inscription de crédits supplémentaires sur les lignes supportant ces dépenses spécifiques. 3. La fraction des recettes donnant lieu à remboursement est déterminée lors de l'établissement de chaque contrat de prestation à des tiers, conformément aux règles internes. Les recettes destinées au remboursement des avances et les recettes donnant lieu à ouverture de crédits supplémentaires sont imputées sur des lignes distinctes de l'état des recettes de la Commission. TITRE XXIV DISPOSITIONS RELATIVES À LA GESTION DES CRÉDITS DE FONCTIONNEMENT HORS COMMUNAUTÉ (Articles 121, 122 et 123 du règlement financier) Section première Régies d'avances Article 140 Il est créé, en application de la disposition de l'article 54 du règlement financier, en vue du paiement de certaines catégories de dépenses, une régie d'avances pour chaque unité locale hors Communauté. La décision portant création de ces régies d'avances en détermine les conditions de fonctionnement sur la base des nécessités spécifiques de chaque unité locale. Section II Engagements et paiements Article 141 Il est établi, pour l'ensemble des unités locales, des propositions d'engagements provisionnels globaux. Ces propositions, accompagnées d'un état prévisionnel des dépenses de chaque unité locale, sont transmises pour visa au contrôleur financier et ensuite enregistrées par la comptabilité; ces engagements globaux peuvent être revus en fonction de l'évolution des besoins. Article 142 1. Dans les délégations ne disposant que d'un nombre limité de fonctionnaires ou d'agents susceptibles d'être habilités en qualité de signataires des chèques ou virements postaux ou bancaires, les autorités visées à l'article 22 du règlement financier peuvent, sur proposition de l'ordonnateur, après avis favorable du comptable et du contrôleur financier, autoriser une signature unique. 2. La Commission détermine les conditions dans lesquelles les agents désignés par elle et habilités à disposer des comptes ouverts en délégation sont autorisés à communiquer les noms et les spécimens des signatures aux organismes financiers sur place. Section III Conditions particulières de saisine de la CCAM Article 143 1. En application de l'article 60 du règlement financier et de l'article 111 du présent règlement, les marchés portant sur la location d'un immeuble hors Communauté peuvent être conclus directement par l'ordonnateur, à titre exceptionnel, à condition que la CCAM ait été saisie au préalable - par rapport aux pays ou aux villes concernés - d'une information appropriée sur l'état du marché concerné et ait admis les critères de base à retenir, portant notamment sur: - le type d'immeuble à louer, en fonction de la destination envisagée (logement, bureaux, etc.), - les paramètres de surface et de prix, assortis de fourchettes éventuelles, à respecter, - les modalités contractuelles. 2. Dans la mesure où l'ordonnateur se trouverait confronté à des situations s'écartant des critères convenus aux termes du paragraphe 1 et admis au préalable par la CCAM, celle-ci doit être saisie à nouveau pour le(s) cas spécifique(s) en question. 3. L'ordonnateur fait rapport périodiquement à la CCAM sur l'application du paragraphe 1. Section IV Inventaires Article 144 1. Les inventaires permanents des biens meubles constituant le patrimoine des Communautés sont tenus, en ce qui concerne les délégations, sur place. Ils sont régulièrement communiqués aux services centraux selon des modalités arrêtées par la Commission. Les biens meubles en transit vers les délégations font l'objet d'une inscription sur une liste provisoire dans l'attente de leur reprise sur les inventaires permanents. 2. La publicité pour les ventes de biens meubles des délégations est adaptée aux conditions de droit ou de fait locales. TITRE XXV DISPOSITIONS FINALES Article 145 Les montants forfaitaires prévus au présent règlement sont actualisés en fonction des variations de l'indice des prix à la consommation dans la Communauté, de façon proportionnelle, selon les échéances suivantes: - tous les trois ans, sauf évolution exceptionnelle dudit indice, s'il s'agit des montants visés aux articles 31 (montant de la régie), 81, 130, 132 et aux articles 106 à 110. Il est procédé à l'arrondissement approprié de ces montants, - tous les ans, s'il s'agit des montants visés à l'article 31 (montants de l'indemnité). Ces montants sont arrondis à l'écu immédiatement inférieur ou supérieur. La Commission, qui constate ces nouveaux montants selon les échéances et critères précisés au premier alinéa, les communique aux autres institutions. Article 146 Les dispositions du présent règlement ne font pas obstacle à l'application des dispositions particulières du règlement financier arrêtées pour les crédits de recherche et de développement technologique (titre VII du règlement financier), le Fonds européen d'orientation et de garantie agricole, section «garantie» (titre VIII du règlement financier), les aides extérieures (titre IX du règlement financier), la gestion des crédits relatifs au personnel hors Communauté et au fonctionnement administratif correspondant (titre X du règlement financier) et l'Office des publications officielles des Communautés européennes (titre XI du règlement financier). Article 147 Les institutions informent la Cour des comptes dans un délai de six mois, à partir de la date d'entrée en vigueur du présent règlement, des dispositions qu'elles auront arrêtées pour le mettre en application. Article 148 Le règlement 86/610/CEE, Euratom, CECA est abrogé. Article 149 Le présent règlement entre en vigueur le 1er janvier 1994. Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre. Fait à Bruxelles, le 9 décembre 1993. Par la Commission Peter SCHMIDHUBER Membre de la Commission (1) JO n° L 356 du 31. 12. 1977, p. 1. (2) JO n° L 70 du 16. 3. 1990, p. 1. (3) JO n° L 360 du 19. 12. 1986, p. 1. (4) JO n° L 249 du 8. 9. 1988, p. 9. (5) JO n° L 155 du 7. 6. 1989, p. 1. (6) Taux publié mensuellement au Journal officiel des Communautés européennes, série «C». (7) Décision 88/376/CEE, Euratom du Conseil (JO n° L 185 du 15. 7. 1988, p. 24). (8) - Règlement (CEE, Euratom) n° 1552/89. - Règlement (CEE, Euratom) n° 1553/89 du Conseil (JO n° L 155 du 7. 6. 1989, p. 9). (9) Taux publié mensuellement au Journal officiel des Communautés européennes, série «C». (10) Le terme «institution» est à comprendre conformément à la disposition de l'article 22 paragraphe 5 du règlement financier. (11) Définis dans le cadre du Centre commun de recherche dans le «Recueil des instructions relatives aux inventaires» (doc. 13.131/XV/68-F) et dans la «Nomenclature des matériels - Canevas général» (doc. 2168/IX/1972-F et mises à jour). (12) La rubrique «personnel statutaire» correspond aux fonctionnaires occupant un emploi figurant aux tableaux des effectifs ainsi qu'aux agents relevant du RAA. La rubrique «personnel non statutaire» correspond - voir la réglementation de la Commission relative aux minibudgets du 22 mai 1990 - à tous les autres agents (intérimaires, fonctionnaires nationaux détachés, prestataires de services, contrats d'entreprises, etc.). Fin du document Document livré le: 11/03/1999

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