Législation communautaire en vigueur Document 497Y0827(03) Chapitres du répertoire où le document peut être trouvé: [ 19.20 - Coopération judiciaire en matière civile ] 497Y0827(03) Rapport explicatif concernant la convention établie sur la base de l'article K.3 du traité sur l'Union européenne, relative à la signification et à la notification dans les États membres de l'Union européenne des actes judiciaires et extrajudiciaires en matière civile ou commerciale (Texte approuvé par le Conseil le 26 juin 1997) Journal officiel n° C 261 du 27/08/1997 p. 0026 - 0037 Texte: RAPPORT EXPLICATIF concernant la convention établie sur la base de l'article K.3 du traité sur l'Union européenne, relative à la signification et à la notification dans les États membres de l'Union européenne des actes judiciaires et extrajudiciaires en matière civile ou commerciale (Texte approuvé par le Conseil le 26 juin 1997) (97/C 261/03) INTRODUCTION 1. Les conventions relatives à la coopération judiciaire civile de l'Union européenne ont pour objectif la création d'un espace judiciaire commun au sein duquel les justiciables puissent faire valoir leurs droits en bénéficiant de garanties égales à celles dont ils disposent devant les tribunaux de leur pays. La rapidité des procédures et la sécurité juridique constituent à cet égard des exigences essentielles, à l'heure où le développement des échanges, qu'ils touchent à la sphère privée ou aux relations économiques ou culturelles, conduit inévitablement à une multiplication des litiges. La transmission des actes judiciaires et extrajudiciaires en matière civile ou commerciale d'un État membre à un autre aux fins de signification ou de notification, en particulier, maillon indispensable au bon déroulement d'une procédure, doit pouvoir s'effectuer dans des conditions satisfaisantes. 2. Le Conseil des ministres de la justice, réuni les 29 et 30 octobre 1993, a donné mandat à un groupe de travail, intitulé «Groupe sur la simplification de la transmission des actes», pour élaborer un instrument visant à simplifier et à accélérer les procédures de transmission des actes entre les États membres. L'examen des réponses au questionnaire élaboré en avril 1992 sous présidence portugaise, en collaboration avec les Pays-Bas et le Royaume-Uni, avait en effet mis à jour un système caractérisé par sa complexité, son hétérogénéité et une efficacité insuffisante. En effet, la plupart des États membres étant parties à la convention de La Haye du 15 novembre 1965 relative à la signification et à la notification à l'étranger des actes judiciaires et extrajudiciaires en matière civile ou commerciale, mais aussi à des instruments bilatéraux ou régionaux, une certaine confusion quant aux procédures qui doivent être utilisées ou privilégiées, source de lenteurs, d'erreurs ou de choix contestables, s'est progressivement installée. Dès 1993, la délégation néerlandaise a présenté un projet visant à adapter l'article IV du protocole annexé à la convention de Bruxelles du 27 septembre 1968, concernant la compétence et l'exécution des décisions en matière civile et commerciale, article IV qui est relatif à la signification et à la notification des actes entre les États membres de l'Union européenne. Ce projet a fait l'objet de premières discussions au sein du groupe de travail, puis un questionnaire relatif à la procédure applicable dans chacun des États membres a été élaboré par la présidence allemande. Enfin, au début de l'année 1995, la présidence française a présenté un nouveau projet fondé notamment sur la mise en place d'un mécanisme unique et obligatoire pour les États membres. Sur la base des suggestions des États membres et des résultats d'une consultation des praticiens effectuée à l'initiative des services de la Commission, le projet s'est orienté vers une solution qui réalise un équilibre entre les différentes orientations envisagées. Aux termes des travaux du groupe, le texte du projet de convention a été soumis par la présidence néerlandaise, conformément à l'article K.6 du traité sur l'Union européenne, à l'examen du Parlement européen (1). Le 26 mai 1997, le Conseil a établi la convention (2), qui a été signée le même jour par les représentants de tous les États membres. 3. La nouvelle convention est seule applicable entre les États membres de l'Union, sous réserve des accords existants ou susceptibles d'être conclus entre deux ou plusieurs États membres et permettant la coopération plus étroite entre eux visée à l'article K.7 du traité sur l'Union européenne. La convention s'inscrit dans le droit fil de la convention de La Haye de 1965, dont elle reprend un certain nombre de solutions, mais apporte des innovations qui s'articulent autour de quatre axes principaux. Tout d'abord, afin d'éviter les retards consécutifs à la transmission des actes entre intermédiaires successifs, elle institue des relations plus directes entre les personnes ou les autorités responsables de leur transmission et celles chargées de procéder ou de faire procéder à leur signification ou notification. Elle prévoit ensuite le recours à un certain nombre de moyens pratiques visant à faciliter la tâche des praticiens, tels que les moyens modernes de transmission, un formulaire complet et d'usage simplifié, ainsi que des annuaires des entités requises désignées par les États. Par ailleurs, afin de préserver les droits des parties, elle introduit, en particulier, des règles originales en matière de traduction des actes. Elle met en place, au surplus, un comité exécutif chargé de veiller au bon fonctionnement de la convention, d'élaborer et de tenir à jour un manuel concernant les entités requises et un lexique des termes juridiques utiles, ainsi que de formuler des propositions en vue d'une amélioration de la mise en oeuvre des dispositions de la convention ou d'une modification de son contenu. Un protocole relatif à l'interprétation de la convention par la Cour de justice des Communautés européennes, élaboré sur le modèle du protocole du 3 juin 1971 concernant l'interprétation par la Cour de justice de la convention de Bruxelles du 27 septembre 1968, vient enfin couronner l'édifice. La question de la signification et de la notification des actes étant visée à l'article 20 de la convention de Bruxelles et à l'article IV du protocole annexé à celle-ci, il conviendra d'envisager leur adaptation. La présente convention, qui constitue la première réalisation de la coopération judiciaire en matière civile instituée par le titre VI du traité sur l'Union européenne, doit permettre le renforcement des liens existant entre les États membres. Il appartiendra aux juristes et aux praticiens du droit d'en assurer le succès. TITRE I Article premier Champ d'application 1. L'article 1er paragraphe 1 définit le champ d'application de la convention. Il indique ainsi que celle-ci régit les rapports entre États membres de l'Union européenne s'agissant de la transmission des actes en matière civile ou commerciale. Les relations entre cette convention et les autres accords ou arrangements établis par deux ou plusieurs États membres sont réglées par l'article 20. Il convient, par conséquent, de se reporter aux explications fournies à propos de cet article. Par ailleurs, la convention vise la transmission, aux fins de signification ou de notification, des actes judiciaires et extrajudiciaires. La convention ne donne pas de définition de la notion d'actes judiciaires et extrajudiciaires. Par actes judiciaires, il faut évidemment entendre les actes qui sont liés à une procédure judiciaire. Quant aux actes extrajudiciaires, il ne paraît pas possible d'en donner une définition précise. On peut considérer qu'il s'agit d'actes établis par un officier ministériel, tel qu'un acte notarié ou un acte d'huissier, ou d'actes établis par une autorité officielle de l'État membre, ou encore d'actes dont la nature et l'importance justifient qu'ils soient transmis et portés à la connaissance de leurs destinataires selon une procédure officielle. Enfin, en ce qui concerne la matière civile ou commerciale, la convention, comme les nombreux autres accords qui ont recours à ces termes, n'en donne pas de définition, ni ne renvoie à celle fournie par le droit de l'État d'origine ou de l'État requis. Dans un souci de cohérence entre les différentes conventions conclues dans le cadre de l'Union européenne, il serait utile de se reporter à cet égard à l'interprétation de la notion de matière civile et commerciale donnée par la Cour de justice, qui pose le principe d'une définition autonome tenant compte des objectifs et de l'économie de la convention, ainsi que des principes généraux qui se dégagent de l'ensemble des systèmes juridiques nationaux. Pour autant, la matière civile ou commerciale ne se réduit pas au champ d'application matériel de la convention de Bruxelles de 1968. Sont exclues au premier chef de la matière civile et commerciale les affaires pénales ou les affaires fiscales, mais non les actions civiles jugées dans le cadre de ces affaires. Une appréciation souple de ces termes paraît, toutefois, s'imposer, afin de préserver les droits des parties en cause et en particulier les droits de la défense. 2. Le paragraphe 2 a été introduit à l'article 1er afin de dégager l'État membre requis de toute responsabilité quant à la signification ou la notification d'un acte dont l'adresse du destinataire n'est pas connue. Toutefois, il ne signifie pas que l'entité de l'État membre requis qui recevrait une demande de signification ou de notification d'un acte à un destinataire dont l'adresse est incomplète ou inexacte puisse se dispenser d'effectuer des recherches par des moyens se trouvant à sa disposition. Si l'adresse du destinataire ne peut être déterminée, malgré le recours à ces moyens, il serait souhaitable que l'acte soit retourné, dans les plus brefs délais, à l'entité d'origine. Article 2 Entités d'origine et entités requises Les dispositions de l'article 2 posent le principe d'une transmission directe des actes aux fins de signification ou de notification entre des entités décentralisées. Ce système, qui constitue un nouveau progrès dans le domaine de la coopération judiciaire entre États membres, représente une des innovations essentielles de la convention. En effet, alors que pour remédier à la lenteur des transmissions par la voie diplomatique, seules susceptibles d'être mises en oeuvre entre États non liés par des conventions régissant la matière, un certain nombre d'accords existants instituent des autorités centrales, chargées de faire parvenir les actes, le plus souvent par échelons successifs, à leurs destinataires, la convention vise à supprimer les étapes intermédiaires entre l'expédition d'un acte dans l'État membre d'origine et la signification ou notification dans l'État membre requis. Il appartient, par conséquent, aux États membres de désigner les officiers ministériels, autorités judiciaires ou administratives, ou autres personnes disposant des compétences et des moyens leur permettant de s'acquitter des missions confiées aux entités d'origine et aux entités requises. La convention ne fait pas obligation, pour autant, aux États membres de fournir ces moyens aux entités privées qu'ils seraient amenés à désigner. Les États membres ont aussi la faculté de désigner une même entité chargée d'exercer, pour un même ressort territorial, les fonctions d'entité d'origine et d'entité requise, ou au contraire de désigner des entités distinctes. Les États fédéraux, de même que les États dans lesquels plusieurs systèmes de droit sont en vigueur et les États ayant des unités territoriales autonomes, ont la faculté d'en désigner plusieurs. Toutefois, par exception au principe de décentralisation, ils peuvent aussi déclarer qu'ils désignent, pour l'ensemble de leur territoire, une seule entité chargée des fonctions d'entité d'origine et une seule entité chargée des fonctions d'entité requise, ou encore une seule et même entité chargée des deux fonctions. Pour autant, la désignation d'une seule entité par ces États ne devrait pas donner lieu à un retard dans la mise en oeuvre des procédures de signification et de notification. La désignation de ces entités centralisées est valable pour une durée de cinq ans. En effet, le comité exécutif, institué à l'article 18, est chargé d'examiner le fonctionnement des entités décentralisées et de s'assurer de leur efficacité. Les États membres qui auraient désigné une entité centralisée pourraient, après évaluation des informations recueillies dans ce cadre, préférer mettre en place ensuite des entités décentralisées et ce eu égard aux résultats obtenus dans les États membres ayant adopté, d'emblée, le système de la décentralisation. La déclaration peut cependant être renouvelée par périodes de cinq ans. Par ailleurs, conformément au paragraphe 4, les États sont tenus de fournir, préalablement à l'entrée en vigueur de la convention à leur égard, les informations relatives aux entités requises qu'ils auront désignées, dont devront disposer les entités d'origine des autres États membres pour leur transmettre des actes. Les entités désignées par les États membres disposeront d'un manuel comportant toutes les indications utiles qui sera établi et mis à jour annuellement par le comité exécutif en application des dispositions de l'article 18 de la convention. Article 3 Entité centrale Afin de permettre aux entités d'origine et aux entités requises de régler les difficultés susceptibles de se présenter lors de la mise en oeuvre de la convention, qui ne pourraient être résolues par des contacts à leur niveau, la convention a prévu l'institution d'entités centrales, chargées d'y porter remède dans le cadre d'une liaison directe entre entité d'origine, d'une part, et entité centrale de l'État requis, d'autre part. C'est ainsi que le point a) prévoit la possibilité pour une entité d'origine de demander des informations à l'entité centrale d'un autre État. La demande pourrait porter, par exemple, sur la détermination de l'entité requise à laquelle un acte doit être adressé aux fins de signification ou de notification, lorsque les informations dont dispose l'entité d'origine sont insuffisantes. Le point b) peut se rapporter à un cas particulier, ou à des difficultés plus générales. Ainsi, une entité d'origine pourra s'adresser à l'entité centrale d'un autre État membre si elle a transmis un acte à une entité requise de cet État membre depuis un certain temps, mais n'a pas réussi, malgré plusieurs demandes, à obtenir des informations sur les suites réservées à sa transmission. Elle pourra aussi signaler à l'entité centrale les difficultés récurrentes rencontrées dans ses rapports avec l'une ou l'autre de ses entités requises. Le point c) qui prévoit la possibilité de demander à l'entité centrale de l'État membre requis de transmettre un acte à l'entité requise compétente pour faire procéder à sa signification ou à sa notification, ne doit être mis en oeuvre, selon ses propres termes, que «dans des cas exceptionnels». En effet, il n'entre pas en principe dans les attributions de l'entité centrale de procéder au traitement direct des demandes de transmission, qui doit être mis en oeuvre par l'entité requise. Par ailleurs, la convention comporte un certain nombre de dispositions qui permettent aux entités d'origine et entités requise de régler les difficultés qui surgissent à l'occasion d'une demande de signification ou de notification, qu'il convient de mettre en oeuvre avant d'envisager un recours à l'entité centrale. Ainsi, la simple impossibilité de déterminer l'entité requise territorialement compétente ne doit pas donner lieu à la transmission de l'acte à l'entité centrale, mais à une demande de renseignement en application de l'article 3 point a). Par ailleurs, si l'adresse du destinataire d'un acte n'a pu être déterminée, ou si l'adresse fournie est erronée et ne permet pas à l'entité requise de donner suite à une demande de signification ou de notification, l'acte ne doit en aucun cas être transmis à l'entité centrale. La situation est alors en effet celle qui est prévue à l'article 1er paragraphe 2 de la convention, selon lequel la convention ne s'applique pas lorsque l'adresse du destinataire n'est pas connue. Pourrait, en revanche, justifier la transmission d'un acte à une entité centrale, l'absence de réponse, malgré des demandes répétées et l'écoulement d'un délai raisonnable, quant à l'entité requise territorialement compétente pour signifier ou notifier un acte. Plus généralement, la transmission d'un acte à l'entité centrale de l'État membre requis pourrait être admise, par exemple, en cas de destruction par incendie d'un tribunal dont un service aurait été désigné comme entité requise ou d'une étude d'huissier de justice, ou bien de paralysie totale des services de l'État membre requis dans la région où l'acte doit être signifié ou notifié résultant d'une grève générale ou d'une catastrophe naturelle. En toute hypothèse, c'est à l'entité d'origine qu'il appartient de déterminer, à la lumière de ces indications, si les circonstances exceptionnelles justifiant la transmission d'un acte à l'entité centrale de l'État requis sont réunies. Le comité exécutif veillera à l'application de l'article 3 point c), conformément à l'article 18 paragraphe 2. Enfin, il paraît indiqué que les États parties à la convention de La Haye du 15 novembre 1965 désignent, en qualité d'entité centrale, l'autorité centrale qu'ils ont désignée en application de l'article 2 de cette convention. TITRE II ACTES JUDICIAIRES Section 1 Transmission et signification ou notification des actes judiciaires Cette section fixe les règles applicables à la voie principale de transmission des actes prévue par la convention. Article 4 Transmission des actes 1. Afin de permettre la rapidité de mise en oeuvre de l'ensemble du processus de transmission et de signification ou de notification de l'acte, l'entité d'origine doit faire le nécessaire pour que l'acte soit expédié directement à l'entité compétente pour le recevoir et dans les délais les plus brefs. Pour identifier l'entité requise compétente pour recevoir l'acte eu égard à l'adresse du destinataire, l'entité d'origine se reportera au manuel établi par le comité exécutif. 2. La convention ne dresse pas la liste des moyens de transmission qui peuvent être utilisés. En permettant au contraire le recours à tout moyen approprié, elle permet d'effectuer un choix en fonction des procédés admis par son droit interne, des circonstances de l'espèce et des modes de liaison susceptibles d'être mis en oeuvre avec l'entité requise compétente. Cette souplesse quant aux moyens à mettre en oeuvre ne doit pas pour autant porter préjudice au destinataire de l'acte. C'est pourquoi la convention prévoit que le texte reçu doit être conforme à celui qui a été transmis et que toutes ses mentions doivent être lisibles sans difficulté. Si ce n'est pas le cas, les actes devront être retournés sans délai à l'entité d'origine accompagnés du formulaire dont la rubrique intitulée «avis de retour de la demande et de l'acte» aura été dûment complétée. Le manuel permettra à l'entité d'origine de s'informer sur les moyens susceptibles d'être mis en oeuvre dans ses relations avec les entités requises de cet État membre. Lors de sa mise à jour annuelle, les innovations techniques intervenues comme les moyens nouvellement admis par les entités requises pourront être pris en compte. 3. Les actes qui seront transmis par l'entité d'origine doivent être accompagnés d'un formulaire, établi sur le modèle de demande de signification ou de notification annexé à la convention et existant, par conséquent, dans toutes les versions linguistiques. La convention ne comporte aucune règle relative à la langue dans laquelle les mentions préimprimées du formulaire doivent être rédigées. Les entités d'origine sont, par conséquent, libres d'utiliser, par exemple, des formulaires établis dans leur langue officielle, ou dans la langue officielle de l'entité requise, ou dans la langue de l'Union européenne que l'État requis a déclaré admettre en application du paragraphe 3. Par ailleurs, l'entité d'origine devra compléter le formulaire en utilisant la langue officielle ou l'une des langues officielles de l'État requis ou la langue que celui-ci a acceptée en application du paragraphe 3. L'entité d'origine pourra déterminer quelle langue peut être utilisée à cet effet en se reportant au manuel, qui indiquera: a) d'une part: - soit la seule langue officielle de l'État requis à utiliser, - soit les différentes langues officielles de l'État requis susceptibles d'être utilisées, - soit celle des langues officielles de l'État requis qui doit être utilisée en raison de l'adresse du destinataire; b) d'autre part: - une autre langue d'un des États membres de l'Union européenne que l'État requis a déclaré accepter. L'entité d'origine pourra utiliser, au choix, la langue appropriée visée au point a) ci-dessus ou la langue visée au point b) ci-dessus. Il convient d'observer, au demeurant, que la plupart des mentions qui devront être apposées au formulaire annexé à la convention ne nécessitent pas de traduction et que le comité exécutif sera chargé d'élaborer un glossaire reprenant, dans toutes les langues de l'Union, les principaux termes juridiques susceptibles d'être utilisés pour compléter le formulaire. 4. La dispense de légalisation est prévue par de nombreuses conventions. Il ne saurait bien entendu être question, a fortiori au sein de l'Union, d'exiger la légalisation des pièces transmises aux seules fins de signification ou de notification. L'article 49 de la convention de Bruxelles du 27 septembre 1968 dispose au demeurant qu'aucune légalisation des pièces ni formalité analogue ne peut être exigée par une juridiction d'un État membre saisie d'une demande d'exequatur d'une décision rendue dans un autre État membre. 5. Ce paragraphe, qui prévoit la possibilité d'adresser l'acte en deux exemplaires à l'entité requise et de solliciter le retour d'un de ces exemplaires, ne paraît applicable qu'en cas de transmission des actes par des moyens traditionnels tels que la voie postale. La pratique devra, toutefois, s'adapter en fonction des autres moyens qui pourraient être utilisés dans l'avenir au fur et à mesure de leur introduction. Le formulaire de demande transmis avec l'acte permet à l'entité d'origine de fournir à l'entité requise les indications appropriées. Article 5 Traduction de l'acte 1. Lorsqu'un acte doit être transmis vers un autre État membre en vue de sa signification ou de sa notification, l'entité d'origine avise le requérant que le destinataire peut refuser de recevoir l'acte en raison de la langue utilisée, conformément à l'article 8 de la convention. La convention ne comporte aucune disposition relative aux conséquences juridiques susceptibles de résulter du refus d'un acte en raison de la langue utilisée et il appartiendra aux juridictions compétentes de trancher la question. L'entité d'origine doit, par conséquent, appeler l'attention du requérant sur les risques qu'il pourrait prendre au regard des délais, de l'effectivité ou de la régularité de la procédure en ne faisant pas procéder à la traduction qui pourrait s'avérer nécessaire. 2. Si le requérant choisit de faire traduire l'acte, il devra faire l'avance des frais de traduction, mais cette règle n'interdit pas, si le droit de l'État membre dans lequel se déroule la procédure le prévoit, qu'une décision relative à la prise en charge de ces frais intervienne ultérieurement et permette éventuellement le remboursement au requérant de tout ou partie de la somme dépensée. Il convient d'observer que le terme «requérant» vise, dans tous les cas, la partie intéressée à la transmission de l'acte. Il ne peut pas s'agir, par conséquent, du tribunal. Article 6 Réception de l'acte par l'entité requise 1. Les dispositions de ce paragraphe visent à assurer l'information de l'entité d'origine quant à la réception des actes transmis par l'entité requise. Elles mettent l'accent sur l'exigence de rapidité de la réponse qui doit être adressée par l'entité requise, puisqu'elle pose le principe de l'envoi d'un récépissé dans les délais les plus brefs et par les moyens les plus rapides. Les entités requises devraient, par conséquent, s'efforcer d'adresser le récépissé aux entités d'origine dès la réception des actes. Il suffira à l'entité requise de retourner à l'entité d'origine une copie du formulaire de demande de signification ou de notification transmise avec les actes, après avoir complété la partie intitulée «accusé de réception» (rubrique 8 du formulaire). La réception du récépissé permet en effet à l'entité d'origine de s'assurer que le document qu'elle a transmis est bien parvenu à l'entité requise compétente. L'absence de réception du récépissé dans des délais raisonnables après l'expiration du délai de sept jours pourrait au contraire laisser croire à l'entité d'origine que les actes ont été égarés et qu'il y a lieu de réitérer l'envoi, au risque de provoquer une confusion entre les différents envois. 2. Ce paragraphe vise à éviter que l'acte et la demande de signification ou de notification soient retournés à l'entité d'origine, lorsque le simple recueil de renseignements ou de pièces complémentaires permettrait de régler les difficultés qui empêchent l'entité requise de procéder ou de faire procéder, en l'état, à la signification ou à la notification. 3. Ce paragraphe s'applique aux cas dans lesquels aucune suite ne peut être réservée par l'entité requise, même par suite de l'obtention de renseignements ou de pièces complémentaires, à la demande de signification ou de notification. Deux cas sont prévus, celui d'une demande ne rentrant manifestement pas dans le champ d'application de la convention, et celui d'une impossibilité de procéder à la signification ou à la notification résultant du non-respect des conditions de forme prévues par la convention. Le premier cas vise, par exemple, une demande de signification ou notification portant sur une procédure à caractère fiscal. Le second cas pourrait couvrir, par exemple, les demandes portant sur des actes illisibles ou au contraire sur des documents non accompagnés d'une demande, ou sur une demande concernant un destinataire dont l'adresse n'a pu être déterminée. Ce paragraphe pourrait renvoyer, en outre, à l'absence totale de réponse, tout au moins dans des délais raisonnables, à la demande de renseignements ou de pièces complémentaires formulée par l'entité requise en application du paragraphe 2. Doivent également être retournées à l'entité d'origine les demandes qui auraient été adressées par erreur à une entité requise d'un État membre autre que celui sur le territoire duquel se trouve le destinataire, de même que celles qui exigent une signification ou notification dans des formes particulières incompatibles avec le droit local. 4. Les dispositions de ce paragraphe visent, elles aussi, à éviter le retour des actes à l'entité d'origine au seul motif que l'entité requise qui les a reçus n'est pas celle de l'État membre requis qui est compétente territorialement. Elles prévoient, par conséquent, la retransmission de l'acte par l'entité requise incompétente à l'entité compétente du même État membre. Cette retransmission doit s'effectuer dans les conditions prévues à l'article 4, c'est-à-dire directement et dans les meilleurs délais, par tout moyen approprié. Compte tenu du retard résultant de la nécessité d'une seconde transmission, celle-ci devra être effectuée avec une diligence particulière. Par ailleurs, afin d'éviter que l'entité d'origine ne reste dans l'ignorance de cette retransmission, la convention prévoit que l'entité requise incompétente qui a retransmis l'acte ainsi que l'entité requise compétente adressent toutes deux un avis à l'entité d'origine. L'entité territorialement compétente doit aviser l'entité d'origine dès réception de l'acte, ou au plus tard dans les sept jours, et par les moyens les plus rapides, selon les conditions prévues au paragraphe 1. Article 7 Signification ou notification des actes 1. L'entité requise est avisée de la forme de signification ou de notification demandée au moyen des indications portées sur le formulaire de demande par l'entité d'origine. Si la forme de signification ou de notification demandée est incompatible avec la législation de l'État requis, l'acte devra être signifié ou notifié selon les règles prévues par ce droit si la demande en a été faite par l'entité d'origine. La même solution doit être suivie lorsqu'aucune forme spécifique n'a été demandée par l'entité d'origine. Cette demande pourra être formulée au point 5.2.1 du formulaire. 2. Ce paragraphe impose à l'entité requise une obligation de rapidité de mise en oeuvre de la procédure de signification ou de notification. Celle-ci doit procéder ou faire procéder immédiatement aux diligences nécessaires. Toutefois, compte tenu des difficultés qui peuvent se présenter, un délai d'un mois, considéré comme suffisant pour permettre à la procédure de signification ou de notification d'être menée à son terme, a été prévu. En effet, la deuxième phrase ne doit pas être interprétée comme permettant à l'entité requise de négliger son obligation de procéder ou de faire procéder aux diligences nécessaires, puis d'aviser l'entité d'origine que le nécessaire n'a pas été fait pour parvenir à la signification ou à la notification de l'acte dans les délais requis. Elle vise l'obligation pour l'entité requise d'informer l'entité d'origine du fait que les procédures mises en oeuvre pour parvenir à la signification ou à la notification n'ont pas encore pu aboutir. Il peut, en effet, arriver dans certains cas que la signification ou la notification n'ait pu avoir lieu dans le délai d'un mois, mais qu'elle soit possible dans un délai raisonnable. Dans ce cas, l'entité requise reste tenue d'envoyer l'attestation contenue au formulaire à l'entité d'origine à l'expiration du délai d'un mois. Article 8 Refus de réception de l'acte 1. Les règles prévues à l'article 8 en matière d'usage des langues s'appliquent uniquement aux actes eux-mêmes. Dans le souci de préserver les intérêts du destinataire de l'acte, la convention pose le principe de sa traduction dans la langue officielle de l'État de destination, ou si cet État a plusieurs langues officielles, celle ou l'une de celles du lieu où la signification ou notification doit avoir lieu. Toutefois, dans certains cas, la traduction peut s'avérer inutilement coûteuse, voire contraire aux intérêts du destinataire. Il en est ainsi, par exemple, lorsque celui-ci est un ressortissant de l'État d'origine ou qu'en tout cas il comprend la langue de cet État. Il convient d'observer que, lorsque l'acte a été établi ou traduit dans la langue officielle de l'État requis, ou dans la langue officielle ou l'une des langues officielles du lieu où il doit être signifié ou notifié, le destinataire ne peut le refuser pour un motif lié à l'usage de cette langue. S'il n'a pas été traduit, en revanche, il dispose de cette faculté s'il ne comprend pas la langue dans laquelle l'acte est établi. Toutefois, la convention n'oblige pas le requérant à transmettre l'acte rédigé ou traduit dans une des langues visées ci-dessus, mais permet au destinataire de refuser de recevoir l'acte au motif que les règles prévues n'ont pas été respectées. Si un litige survient au sujet de la compréhension d'une langue par le destinataire de l'acte, il sera tranché selon les règles applicables, par exemple en soulevant la question de la régularité de la signification ou notification devant le tribunal saisi de la procédure dans le cadre de laquelle l'acte a été transmis. L'entité requise doit informer le destinataire qu'il peut refuser d'accepter l'acte s'il n'est pas établi dans une des langues officielles du lieu de signification ou de notification ou dans une langue de l'État membre d'origine qu'il comprend. Elle peut s'acquitter de cette obligation d'information que ce paragraphe fait peser sur elle par différents moyens. Les moyens appropriés seront mis en place dans chaque État membre en fonction des règles applicables en matière de signification ou de notification des actes. Ainsi, dans les cas où les actes sont signifiés ou notifiés par une remise en mains propres au destinataire par un agent spécialisé, celui-ci pourrait procéder à une information verbale. Si, au contraire, les actes sont signifiés ou notifiés par voie postale, l'information pourrait être donnée au moyen d'un document joint aux pièces adressées au destinataire. En tout état de cause, les conditions dans lesquelles cette information a été portée à la connaissance du destinataire doivent être indiquées au point 12 c) de l'attestation de signification ou/de notification. Si le destinataire refuse l'acte en raison de la langue utilisée, il serait souhaitable qu'il le fasse savoir dans des délais raisonnables afin d'éviter de retarder la procédure. II convient de signaler que des États membres peuvent avoir conclu des accords selon lesquels chacune des langues officielles de l'un de ces États est considérée par les autres comme l'une de ses propres langues officielles. Tel est le cas, par exemple, des États nordiques qui ont indiqué qu'ils utiliseraient sans distinction les langues danoise, norvégienne et suédoise, conformément aux conditions prévues par la convention nordique de 1974. 2. Afin de permettre à l'entité d'origine, et au requérant, de prendre les dispositions qui leur paraîtraient opportunes, l'entité requise doit informer l'entité d'orgine, dès qu'elle en est avisée, d'un éventuel refus de l'acte par le destinataire. Article 9 Date de la signification ou de la notification Les dispositions de cet article visent à définir des critères quant à la date à prendre en compte en ce qui concerne la signification ou la notification d'un acte. En effet, la signification ou la notification d'un acte emporte, dans la plupart des cas, des effets juridiques, dont il peut être important de savoir à quel moment ils se sont produits. Or, compte tenu des différences existant dans les différents États membres de l'Union, aussi bien en ce qui concerne les règles procédurales relatives à la signification ou à la notification des actes qu'en ce qui concerne les règles de fond, l'événement dont la date est prise en compte varie d'un État membre à l'autre. Lors de l'élaboration de la convention, la recherche d'une règle susceptible de se substituer, dans les rapports entre les États membres de l'Union, aux règles de droit interne a été envisagée et a conduit a l'adoption des dispositions de l'article 9. Le paragraphe 1 pose le principe selon lequel la date de la signification ou de la notification est celle à laquelle celle-ci a été effectuée conformément à la législation de l'État requis. Il vise à protéger les droits du destinataire. Le paragraphe 2 a en revanche pour objet la protection des droits du requérant, qui peut avoir intérêt à agir dans un délai ou à une date déterminée. Il a paru opportun, dans un tel cas, de lui permettre de faire valoir ses droits à une date que lui-même peut déterminer au lieu de s'en remettre à un événement, la signification ou la notification d'un acte dans un autre État membre, sur lequel il n'a pas de prise directe et qui pourrait intervenir après l'échéance fixée. Les paragraphes 1 et 2 sont susceptibles d'être applicables de manière cumulative, de sorte que les effets de la signification ou de la notification peuvent se produire à des moments différents à l'égard du destinataire de l'acte et à l'égard du requérant. Une telle situation pourrait, par exemple, se produire, au regard de certaines législations, dans le cas où une citation interromprait une prescription et comporterait une invitation à comparaître. En ce qui concerne le moment de l'interruption de la prescription à l'égard du requérant, il y a lieu de se référer à la législation de l'État membre d'origine, en application du paragraphe 2. Toutefois, en ce qui concerne le destinataire de l'acte, la date à prendre en considération pour le calcul du délai de comparution sera celle fixée par la législation de l'État requis. Le paragraphe 3 prévoit la possibilité pour un État membre de déclarer qu'il n'appliquera pas les dispositions de cet article. Article 10 Attestation et copie de l'acte signifié ou notifié Lorsque la procédure de signification ou de notification de l'acte est parvenue à son terme, l'attestation correspondante du formulaire doit être complétée. Le formulaire est retourné à l'entité d'origine, accompagné, s'il y a lieu, d'une copie de l'acte. Par ailleurs, des règles similaires à celles prévues en ce qui concerne la demande de signification ou de notification ont été prévues quant à la langue qui doit être utilisée pour compléter le formulaire d'attestation, puisque l'entité requise doit avoir recours soit à une langue officielle ou à l'une des langues officielles de l'État membre vers lequel ce document doit être acheminé, soit à une langue qu'il aura déclaré accepter à cet égard. Article 11 Frais 1. Le paragraphe 1 pose le principe de la gratuité des services offerts par l'administration de l'État membre requis. 2. En revanche, le paragraphe 2 permet aux États membres de prévoir que des frais seront mis à la charge du requérant, lorsque les formalités de signification ou de notification ne sont pas mises en oeuvre par l'administration des États. Une avance sur ces frais pourra être exigée avant la mise en oeuvre de la procédure de signification ou de notification. Le manuel établi par le comité exécutif comportera les indications utiles à cet égard et indiquera, en particulier, si un versement doit être effectué au moment de la transmission de l'acte par l'entité d'origine. Section 2 Autres moyens de transmission et de signification ou notification des actes judiciaires Cette section prévoit un certain nombre de modes subsidiaires de transmission des actes. Article 12 Transmission par voie consulaire ou diplomatique Cet article, qui prévoit la possibilité d'avoir recours à la voie diplomatique ou consulaire en ce qui concerne la transmission des actes, réserve ce mode de transmission aux cas exceptionnels. Il conviendra, par conséquent, de n'en faire usage que dans des cas de difficulté extrême, tels que ceux donnés en exemple à propos de l'article 3 point c), c'est-à-dire des circonstances sociales ou climatiques, par exemple, rendant impossible tout acheminement des actes d'un État membre à un autre par un autre moyen. Article 13 Signification ou notification des actes par les agents diplomatiques ou consulaires La convention reprend dans cet article un mode de signification ou de notification traditionnellement admis dans les relations internationales. Il offre, en principe, cette possibilité vis-à-vis de toute personne, quelle que soit sa nationalité, qui réside sur le territoire d'un État membre. Une possibilité de réserve est cependant offerte aux États membres. Article 14 Signification ou notification par la poste Cet article pose le principe de l'admission de la signification ou de la notification par voie postale. Les États membres peuvent, toutefois, préciser les conditions, visant à apporter des garanties aux destinataires résidant sur son territoire, dans lesquelles la signification ou la notification peut être effectuée à leur égard par la voie postale. Pourraient, par exemple, être exigés un envoi sous pli recommandé ou l'application des règles de la convention relatives à la traduction des actes. Il convient de rappeler que la convention postale internationale, à laquelle tous les États membres sont parties, prévoit, en particulier, la possibilité d'envois postaux recommandés. Les conditions fixées par les États membres en application du paragraphe 2 seront, le cas échéant, précisées par le manuel établi par le comité exécutif. Article 15 Demande directe de signification ou de notification Cet article autorise toute personne intéressée à la transmission d'un acte rentrant dans le champ d'application de la présente convention à prendre contact directement avec les personnes compétentes de l'État membre requis pour y faire procéder à sa signification ou à sa notification. Cet article ne doit pas être interprété comme instituant une base juridique visant à admettre la transmission directe de l'acte d'une partie intéressée à un officier ministériel. Une telle transmission directe n'est en effet régulière que si elle est conforme aux règles de droit de l'État membre dans lequel se déroule la procédure. Le paragraphe 2 prévoyant, toutefois, une possibilité de réserve pour les États membres, il serait utile de se reporter au manuel établi par le comité exécutif pour vérifier que celui-ci ne s'est pas opposé à ce procédé. TITRE III ACTES EXTRAJUDICIAIRES Article 16 Il convient de se reporter à l'article 1er en ce qui concerne la notion d'acte extrajudiciaire. TITRE IV INTERPRÉTATION PAR LA COUR DE JUSTICE Article 17 Cet article pose le principe de la compétence de la Cour de justice des Communautés européennes pour interpréter la convention. Toutefois, l'unanimité sur ce principe n'ayant pu être recueillie, les règles relatives en particulier aux modalités de sa saisine sont contenues dans le protocole concernant l'interprétation par la Cour de justice de la présente convention. La Cour ne pourra être saisie que par les juridictions et les autorités compétentes des États membres qui auront ratifié, outre la convention, le protocole. TITRE V CLAUSES FINALES Article 18 Comité exécutif Dans la mesure où la convention établit essentiellement des règles d'entraide judiciaire, un comité exécutif a été institué dans la perspective d'un accompagnement de son fonctionnement et de l'examen de toute question d'ordre général relative à son application. Il s'insère dans les structures de travail du titre VI du traité sur l'Union européenne, ainsi que le précise la déclaration du Conseil formulée à cet égard au procès-verbal de la session au cours de laquelle la convention a été établie. Il est, par conséquent, composé de représentants de tous les États membres, y compris ceux qui ne sont pas encore parties à la convention, et la Commission est pleinement associée à ses travaux. Les règles régissant son fonctionnement qui ne sont pas prévues à la convention sont celles qui s'appliquent aux autres groupes de travail du Conseil. Le comité se réunit pour la première fois lorsqu'au moins trois États membres auront déclaré qu'ils appliqueront la convention dans leurs rapports avec les autres États membres qui auront fait la même déclaration. En application des règles prévues à l'article 18 paragraphe 2, à l'article 24 paragraphe 4 et à l'article 27 paragraphe 2 point c), cette première réunion devra avoir lieu quatre-vingt-dix jours après la date du dépôt de la troisième déclaration qui sera publiée au Journal officiel des Communautés européennes. Les attributions de ce comité s'articulent autour de trois axes essentiels. En premier lieu, le comité est chargé de suivre le fonctionnement de la convention, c'est-à-dire de recueillir toutes informations utiles sur sa mise en oeuvre par les États membres. Son examen doit porter, en particulier, sur l'efficacité de l'action des entités d'origine et des entités requises, sur les conditions dans lesquelles les entités centrales sont saisies de demandes directes de signification ou de notification d'actes et sur la mise en oeuvre des dispositions relatives à la date de signification ou de notification. Cette attention particulière portée à certaines dispositions de la convention devrait lui permettre de déterminer si des règles qui ont paru entraîner des difficultés de mise en oeuvre pour certains pays sont appliquées par les autres sans difficulté et pourraient voir leur champ d'application élargi. Les informations ainsi recueillies par le comité exécutif devraient, par conséquent, revêtir un intérêt particulier pour l'information mutuelle des États membres. Elles feront l'objet, en outre, de rapports périodiques au Conseil, le premier à l'expiration d'un délai de trois ans à compter de la première réunion du comité, et les suivants tous les cinq ans. Le Conseil examinera, au cas par cas, s'il considère opportun d'adresser chacun de ces rapports au Parlement européen. Le comité exécutif est chargé, en second lieu, de mener à bien des tâches pratiques indispensables au fonctionnement de la convention, telles que l'élaboration et la mise à jour du manuel dont les entités d'origine devront faire usage pour identifier les entités requises des autres États membres auxquelles elles devront adresser les actes ainsi que l'établissement d'un lexique des termes juridiques. Si possible, le manuel indiquera également les frais relatifs à la signification et à la notification des actes au regard de l'application de l'article 11 de la convention. Le comité aura enfin la possibilité de mettre à profit les informations qu'il aura recueillies, en proposant des améliorations de la convention ou simplement du formulaire. Article 19 Application des articles 15 et 16 de la convention de La Haye de 1965 Cet article reprend le système mis en place par la convention de La Haye du 15 novembre 1965 en y apportant une simple modification formelle relative aux modalités de notification par les États membres de la déclaration prévue au point 1 b). Il comporte un certain nombre de règles visant à protéger les droits des destinataires des actes judiciaires transmis en application de la convention. Le point 1 a trait aux actes introductifs d'instance ou équivalents et impose au juge de surseoir à statuer tant qu'il n'a pas la certitude que leur notification ou signification a eu lieu et que, une fois celle-ci accomplie, le défendeur a disposé d'un délai suffisant pour préparer sa défense. Une possibilité de dérogation à cette règle est, toutefois, ouverte aux États qui souhaitent permettre à leurs juges de statuer, au terme d'un certain délai, si certaines conditions sont remplies. Le point 2 vise les cas dans lesquels une décision a été rendue en l'absence du défendeur et ouvre à celui-ci, sous certaines conditions, la possibilité d'être relevé de la forclusion résultant de l'expiration des voies de recours. Afin d'éviter une insécurité juridique préjudiciable aux intérêts du demandeur à l'instance initiale, la convention prévoit que les États peuvent limiter par déclaration le délai au cours duquel la demande en relevé de forclusion est recevable. Enfin, les dispositions du point 2 ne sont pas applicables en matière d'état des personnes. Il n'a pas paru possible, en effet, de permettre la mise à néant d'une décision rendue par défaut en matière de divorce et qui aurait été suivie d'un remariage, les exigences de la sécurité juridique devant l'emporter dans ce domaine. Article 20 Relations avec d'autres accords ou arrangements Selon les termes de cet article, seuls demeurent applicables, entre les États membres qui y sont parties, la présente convention ainsi que les accords ou arrangements qui remplissent les conditions fixées par l'article K.7 du traité sur l'Union européenne, c'est-à-dire prévoyant des modalités de transmission des actes aux fins de signification ou de notification permettant une coopération plus étroite en la matière et n'entravant pas la coopération instituée par cette convention. Il se déduit, par ailleurs, de la combinaison de cet article avec l'article premier que tout autre accord, convention ou arrangement ne peut donc pas être mis en oeuvre entre les États membres de l'Union européenne ayant ratifié cette convention. En particulier, la présente convention remplacera, dans les rapports entre les États membres qui y sont parties et en matière de transmission des actes aux fins de signification et de notification, les conventions de La Haye de 1954 et de 1965. Ainsi, lorsque dans la même affaire plusieurs transmissions d'actes doivent avoir lieu, à destination d'États membres et d'États tiers, les règles prévues par la convention européenne ou par les accords ou arrangements visés à l'article 20 sont seuls applicables en ce qui concerne les actes destinés à un État membre de l'Union. En revanche, les actes qui, dans le cadre de cette même affaire, doivent être signifiés ou notifiés dans un État tiers seront, bien entendu, transmis en application des accords existant avec cet État tiers. L'existence d'accords ou d'arrangements particuliers entre États membres sera signalé par le manuel établi par le comité exécutif. Article 21 Assistance judiciaire Cet article prévoit que les règles relatives à l'assistance judiciaire contenues dans d'autres conventions qui peuvent être applicables entre certains États membres ne sont pas remises en cause. Article 22 Protection des informations transmises Cet article met à la charge des entités requises une obligation de respect de la confidentialité des informations qui sont portées à leur connaissance dans le cadre de l'exercice de leurs fonctions. Les entités requises ont la responsabilité de mettre en oeuvre les règles de leur droit interne visant à la protection de cette confidentialité. Les personnes concernées par les informations transmises pourront toujours se prévaloir des dispositions légales applicables pour obtenir des informations relatives à l'usage qui a été fait de ces données. Article 23 Réserves Cet article dresse une liste limitative des réserves admissibles dans le cadre de la convention. Par ailleurs, ces réserves doivent être effectuées au moment de la notification visée à l'article 24 paragraphe 2, mais peuvent être retirées à tout moment. Il convient d'observer que la déclaration prévue à l'article 14 paragraphe 2 n'est pas qualifiée de réserve. Article 24 Adoption et entrée en vigueur Cet article régit l'entrée en vigueur de la convention conformément aux règles établies en la matière par le Conseil de l'Union européenne. La convention entre en vigueur quatre-vingt-dix jours après le dépôt de son instrument d'adoption par le dernier des quinze États, membre de l'Union européenne au 26 mai 1997, date de l'adoption par le Conseil de l'acte portant établissement de la convention, à procéder à cette formalité. Cependant, de même que pour les accords de coopération judiciaire conclus antérieurement entre les États membres, le paragraphe 4 offre la possibilité à chaque État membre, au moment de l'adoption ou ultérieurement, de déclarer que cette convention est applicable de manière anticipée dans ses relations avec les autres États membres ayant fait la même déclaration. La déclaration prend effet quatre-vingt-dix jours après la date de son dépôt. Toutefois, les États membres ne peuvent pas déclarer que la Cour de justice est compétente pour interpréter la convention pendant la période d'application anticipée, l'adoption par les quinze États membres des dispositions correspondantes de la convention étant nécessaire à cet égard. Article 25 Adhésion Cet article prévoit que la convention est ouverte à l'adhésion de tout État qui devient membre de l'Union européenne et fixe les modalités de cette adhésion. Un État tiers ne peut, en revanche, adhérer à la convention. Si la convention est déjà entrée en vigueur au moment où un nouvel État membre adhère à celle-ci, elle entre en vigueur à l'égard de cet État quatre-vingt-dix jours après le dépôt de son instrument d'adhésion. En revanche, si l'entrée en vigueur n'est pas encore intervenue à l'expiration de ce délai, elle se produira, pour cet État comme pour les autres, dans les conditions prévues par l'article 24 paragraphe 4. Dans ce cas, l'État qui adhère à la convention pourra faire une déclaration d'application anticipée. Pour autant, l'adhésion du nouvel État membre n'est pas une condition de l'entrée en vigueur de la convention à l'égard des États qui étaient membres de l'Union européenne à la date de l'adoption par le Conseil. Article 26 Amendements Cet article a trait à la procédure d'amendement à la convention. Des amendements peuvent être proposés par les États membres parties à la convention et par la Commission, selon les règles fixées par le titre VI du traité sur l'Union européenne, mais aussi, en application de la règle fixée à l'article 18 paragraphe 4 point c), par le comité exécutif. Selon la nature des amendements proposés, deux régimes distincts sont prévus. Selon le premier, décrit par les paragraphes 1, 2 et 3, les amendements sont arrêtés par le Conseil qui en recommande l'adoption par les États membres selon leurs règles constitutionnelles respectives. Le second, décrit au paragraphe 4, institue une procédure simplifiée qui permet au Conseil d'apporter lui-même des modifications au formulaire modèle annexé à la convention. Article 27 Dépositaire et publications Cet article confie au secrétaire général du Conseil le rôle de dépositaire de la convention. Le secrétaire général informe les États membres de toutes notifications relatives à la convention et assure leur publication dans la série «C» du Journal officiel des Communautés européennes. (1) Avis rendu le 11 avril 1997 (non encore paru au Journal officiel). (2) Voir p. 1 du présent Journal officiel. Fin du document Document livré le: 11/03/1999

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