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Le ministre de l'emploi et de la solidarité, Direction des hôpitaux, Sous-direction des systèmes d'information et des investissements immobiliers
Mesdames et Messieurs les directeurs des agences régionales de l'hospitalisation (pour information et diffusion) ; Mesdames et Messieurs les directeurs des établissements publics de santé (pour mise en oeuvre).
* * *
La profession informatique - de même que la quasi-totalité des professions utilisant une codification - a eu l'habitude, jusqu'à une époque récente, de coder les dates sous un format réduit. La raison en était simple, il s'agissait alors d'optimiser au mieux l'espace mémoire, ressource alors rare et chère.
La date étant très fréquemment utilisée, ce choix est susceptible, si des mesures de correction ne sont pas appliquées, d'engendrer, pour les années 1999, 2000 et suivantes, des dysfonctionnements touchant les systèmes informatiques tant administratifs que médicaux, et les équipements électroniques (équipements médicaux, équipements de sécurité, équipements techniques, systèmes de communications...), et ainsi d'avoir un impact dommageable sur l'activité des établissements hospitaliers.
La présente circulaire a pour objectif d'appeler l'attention des directeurs d'établissement sur cet état de fait et de leur proposer une conduite à tenir : il importe d'évaluer dès à présent et bien sûr de pallier dans un délai désormais inférieur à trente mois ses importantes répercussions sur tout le fonctionnement des EPS.
Il convient donc de veiller attentivement à ce que les dispositions nécessaires soient prises pour réaliser le recensement des systèmes concernés, dresser la liste des mesures à prendre et procéder à la mise en oeuvre des mesures correctives. A cette fin, vous trouverez ci-après quelques indications.
Un ordre d'idées quant à l'ampleur et aux difficultés du travail à réaliser
Le volume de travail, à accomplir dans un délai désormais très court, est considérable (pour les seules applications informatiques, les grands cabinets de conseil et d'audit estiment à 100 milliards de lignes d'instructions, l'ensemble des programmes à examiner sur la planète). Tout doit être achevé pour le 31 décembre 1999 (parfois pour le 31 décembre 1998) ; pour certaines applications, il est déjà trop tard (des dysfonctionnements sont apparus dans des applications traitant d'échéances relativement lointaines).
De plus ce travail doit être mené en parallèle avec d'autres développements inévitables :
- prise en compte de l'euro ;
- intégration des cartes santé dans les systèmes d'information de santé, notamment hospitaliers.
Les systèmes étant communicants, il faut, non seulement que les systèmes internes soient prêts mais que les systèmes de tous nos partenaires le soient simultanément.
Par ailleurs, on notera que - s'agissant de prolonger la durée de vie de systèmes informatiques et d'équipements, à fonctionnalités constantes - l'investissement important consacré à cette opération de maintenance n'est pas ressenti comme productif, dans la mesure où il n'y a pas de nouvelle application.
Les aspects juridiques
Les textes législatifs et la jurisprudence manquent actuellement pour déterminer le partage de responsabilité entre fournisseurs et utilisateurs dans la responsabilité du travail de conversion à l'an 2000. Les argumentations juridiques tournent autour des notions d'engagement, d'obligation de conseil, de défaut de conformité, de vice caché, etc. Certains, comme le CIGREF (club informatique des grandes entreprises françaises) et le CLUSIF (club de la sécurité informatique français), prônent le partage dans le temps de la responsabilité. Pour les produits livrés à partir d'une date donnée, la compatibilité "an 2000" relèverait de la responsabilité du fournisseur ; pour les produits livrés avant cette date, cette compatibilité relèverait de l'utilisateur. Ces organismes préconisent de fixer cette date au 1er janvier 1990 par référence à la période de dix ans prévue dans la directive européenne du 25 juillet 1985 "à propos de la responsabilité du producteur du fait d'un produit défectueux, responsabilité éteinte dix ans après la mise en circulation de celui-ci".
Ce choix concorde parfaitement avec la proposition de loi (relative à la transposition dans le droit français de la directive européenne du 25 juillet 1985 visant à rapprocher les législations des Etats membres en matière de responsabilité du fait des produits défectueux) mise à l'ordre du jour de l'Assemblée nationale lors de sa séance du 13 mars 1997.
La mise en place d'une démarche
L'opération "an 2000" doit être menée selon une démarche de projet. Un groupe projet, constitué dans chaque établissement, devra notamment réunir des compétences informatiques, techniques, biomédicales et juridiques. Le problème n'étant pas qu'informatique, il est important que le responsable de ce groupe soit un cadre de haut niveau directement rattaché à la direction de l'établissement.
La collaboration entre établissements est hautement souhaitable, d'une part, dans le positionnement vis-à-vis des fournisseurs (les clubs d'utilisateurs ont un rôle important à jouer), d'autre part, dans le domaine de la modification des applications communes et des tests d'intégration et de fonctionnement des logiciels qualifiés "an 2000".
Les établissements sont invités à informer l'agence régionale de l'hospitalisation en lui adressant les éléments significatifs (délais, moyens, coûts) des actions menées pour le "passage" à l'an 2000.
Pour compléter ces indications, diverses informations et références documentaires sur le thème du passage à l'an 2000 sont annexées à la présente circulaire.
Les bureaux du "conseil à la programmation immobilière et logistique" (tél. : 01-40-56-52-87, fax : 01-40-56-50-45, E-mail : dhsi@sante.fr) et de "l'informatique hospitalière" (tél. : 01-40-56-43-75, fax : 01-40-56-47-11, E-mail : dhsi@sante.fr) de la direction des hôpitaux sont à votre disposition pour toute information complémentaire.
Par ailleurs, je vous rappelle que ce sujet a déjà fait l'objet de nombreuses communications par la direction des hôpitaux (notamment dans la "Lettre du CIHS" et lors des journées d'échanges avec les DSIO et les DIM organisées régulièrement par mon département ministériel tant au niveau national que régional).
Pièces jointes : 4 annexes.
ANNEXES
ANNEXE A
EXPOSE SUCCINCT DE LA PROBLEMATIQUE DU PASSAGE A L'AN 2000
Les choix techniques des années 70 et 80
La mémoire étant une denrée rare et chère, d'une part, l'an 2000 paraissant comme un horizon très lointain, d'autre part, les concepteurs d'alors ont adopté les principes suivants :
- la prise en compte de l'année sur deux caractères en ignorant le siècle, par exemple pour des identifiants construits avec l'année de naissance d'un individu (identifiant permanent de patient, numéro de sécurité sociale) ;
- la prise en compte de l'année sur deux caractères, le siècle étant considéré comme implicite ou n'ayant pas d'impact sur la pertinence des calculs opérés sur les dates, les deux chiffres pris en compte étant considérés comme suffisants pour le respect de la chronologie dans l'horizon traité ;
- la prise en compte de l'année sur deux caractères comme ci-dessus mais, en outre, en donnant à certaines valeurs extrêmes (00 ou 99) la signification d'un indicateur spécifique n'ayant aucun rapport avec la date (type d'enregistrement particulier, début ou fin de lot..) ;
- l'utilisation de compteurs, à capacité limitée, servant à décompter le nombre de jours écoulés depuis une date d'origine fixée (le "débordement" du compteur provoquant un retour vers le passé).
Quelques conséquences directes de ces choix
- un même identifiant pour deux individus ;
- le retour dans le passé, en ignorant le numéro de siècle par exemple l'an [20]00 sera considéré comme l'an [19]00 ;
- l'année [19]00 n'étant pas bissextile, l'année [20]00 sera considérée à tort comme non bissextile (les années se terminant par 00 sont bissextiles si elles sont divisibles par 400) ;
- possibilité d'erreur dans les calculs de durée ou dans les relations d'ordres temporels ([19]99 > [20]00) ;
- inaccessibilité de certaines années dont la valeur est considérée comme un indicateur spécifique ;
- mauvais déclenchement d'actions périodiques, par exemple : le 02/01/[20]00 sera considéré comme un mardi (mardi 02/01/1900) alors que ce sera un dimanche, des traitements informatiques pourront être lancés à tort alors que les traitements pertinents ne le seront pas (de même pour les systèmes de sécurité ou de contrôle d'accès qui pourront avoir des comportements erronés) ;
- destruction ou recyclage erronés de documents ou d'objets, par exemple : une sauvegarde du 01/01/[20]00 sera considérée comme antérieure à celle du 31/12/[19]99 et sera donc détruite ;
- possibilité d'interruption brutale de certains traitements, par exemple : certaines techniques de "hash-coding" divisent les clés par l'année pour définir des pointeurs d'accès aux informations avec l'année 2000, il y aura donc des divisions par zéro si le numéro de siècle est ignoré.
Les solutions techniques
- mémoriser le numéro du siècle (sur deux caractères au moins pour une validité jusqu'au dixième millénaire) ;
- prendre en compte le siècle dans les identifiants comportant l'année ou revoir leurs règles de construction ;
- augmenter la taille de certains compteurs ;
- modifier les formats des bases de données, des fichiers, des archives, des écrans, des états... ;
- corriger les fonctions de saisie, de calcul, de traitement, de comparaison et de restitution de dates ;
- rendre accessibles toutes les années en réservant des zones spécifiques aux indicateurs qui n'ont rien à voir avec une date et modifier la programmation associée.
ANNEXE B
LES SYSTEMES CONCERNES
Tous les systèmes électroniques de l'établissement sont concernés :
- micro-ordinateurs ;
- serveurs ;
- informatique de gestion ;
- informatique médicale ;
- informatique scientifique et calcul ;
- stations de travail ;
- réseaux ;
- messageries ;
- systèmes biomédicaux ;
- systèmes d'imagerie médicale (scanner, IRM,...) ;
- automatismes industriels ;
- robots ;
- centraux téléphoniques (PABX) ;
- télécopieurs ;
- automates programmables ;
- systèmes d'ouverture de portes ou de coffres ;
- ascenseurs ;
- contrôle d'accès physique ;
- détection intrusion et centre de surveillance ;
- système de sécurité industrielle ;
- automates d'appel ;
- horloges programmables ;
- centrales de surveillance ;
- etc. ;
ANNEXE C
EXEMPLES D'ACTIONS A MENER
1. Constituer le groupe projet "an 2000" au sein de l'établissement ;
2. Informer et sensibiliser l'ensemble des acteurs, ce problème étant souvent sous-estimé ou méconnu ;
3. Faire un inventaire exhaustif et rigoureux des logiciels mais aussi des matériels (informatiques, dispositifs médicaux, dispositifs de sécurités, équipements techniques, systèmes de communications,...) concernés. Cet inventaire est complexe à réaliser car, pour nombre d'objets inventoriés, l'existence d'un traitement de dates est méconnue (système d'ascenseurs par exemple) ;
4. Prendre contact avec les fournisseurs et les interroger sur l'état actuel de leurs produits et sur leurs projets dans ce domaine, obtenir de leur part des engagements écrits, procéder à des tests de vérification d'aptitude et de non-régression ;
5. Décider du remplacement des produits qui ne sont plus maintenus ou pour lesquels il n'y a pas d'engagements fermes d'opérer les évolutions nécessaires ;
6. Prévoir dans les contrats une clause "conformité an 2000" ;
7. Prendre l'attache des partenaires de l'établissement, en termes de communications informatiques, pour déterminer les modifications à apporter dans les formats des messages échangés et pour connaître la date de mise en oeuvre de ces nouveaux formats ;
8. Pour les logiciels développés par l'établissement, la responsabilité des évolutions lui incombe. Les actions devront se porter en priorité sur les domaines vitaux de l'établissement. Pour chaque application, une étude d'opportunité devra être menée pour déterminer si celle-ci doit être modifiée, redéveloppée ou remplacée par un progiciel. Le respect des délais de fourniture des applications (modifiées ou redéveloppées) est capital, il pourra être fait appel, en cas de besoin, au concours de sociétés spécialisées. Une attention particulière devra être portée aux modifications à apporter aux écrans de saisie, aux états édités et aux formulaires papier ;
9. Mener des tests d'intégration et de fonctionnement de tous les logiciels qualifiés "an 2000" ;
10. Veiller à la mise en oeuvre du nouvel environnement d'exploitation ;
11. Former les utilisateurs aux nouveaux produits ou aux modifications apportées aux produits existants ;
12. Déterminer un calendrier de mise en oeuvre des applicatifs qualifiés "an 2000" et veiller à ce que seuls ces applicatifs qualifiés soient en exploitation après la date de lancement.
ANNEXE D
ADRESSES UTILES ET REFERENCES DOCUMENTAIRES
- CCM (Commission centrale des marchés) tour de Lyon, 185, rue de Bercy, 75572 Paris Cedex 12, tél. : 01-44-87-17-17, fax : 01-53-17-86-69, document : "Problématique an 2000 pour le décideur" (devrait faire l'objet d'un numéro du "Télégrammes des marchés publics") ;
- CIGREF (Club informatique des grandes entreprises françaises), 21, avenue de Messine, 75008 Paris, tél. : 01-40-42-24-94, fax : 01-40-42-80-22, WEB : http://www.cigref.fr, document : "An 2000, organisation du projet" ;
- CLUSIF (Club de la sécurité informatique français), 2, rue de la Chaussée-d'Antin, 75009 Paris, tél. : 01-42-47-92-28, fax : 01-42-47-94-21, e-mail : clusif@clusif.asso.fr WEB : http://www.clusif.asso.fr, document : "Passage à l'an 2000, un risque majeur" ;
- site sur Internet de Thémis R&D : http://www.themis-rd.fr ; outre des informations sur la problématique du passage à l'an 2000, ce serveur donne la référence de nombreux sites francophones et anglophones (principalement) traitant de ce sujet.
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Texte non paru au Journal officiel.
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