J.O. Numéro 194 du 22 Août 1999
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Texte paru au JORF/LD page 12581
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Arrêté du 16 août 1999 fixant l'étendue minimale des vérifications à effectuer pour les contrôles des administrateurs judiciaires et des mandataires judiciaires à la liquidation des entreprises
NOR : JUSC9920510A
Le garde des sceaux, ministre de la justice,
Vu la loi no 85-99 du 25 janvier 1985 modifiée relative aux administrateurs judiciaires, mandataires judiciaires à la liquidation des entreprises et experts en diagnostic d'entreprise ;
Vu le décret no 85-1389 du 27 décembre 1985 relatif aux administrateurs judiciaires, mandataires judiciaires à la liquidation des entreprises, experts en diagnostic, modifié en dernier lieu par le décret no 98-1232 du 29 décembre 1998,
Arrête :
Art. 1er. - Les contrôleurs désignés conformément aux dispositions de l'article 54-19 du décret no 85-1389 du 27 décembre 1985 modifié pour effectuer les contrôles biennaux et occasionnels des administrateurs judiciaires et des mandataires judiciaires à la liquidation des entreprises doivent concomitamment procéder aux vérifications minimales prévues aux documents annexés au présent arrêté.
A l'issue du contrôle, un rapport commun est établi par les contrôleurs.
Art. 2. - Les contrôleurs demandent les documents et organisent les entretiens nécessaires à la réalisation de leur mission de contrôle dans le respect des dispositions du décret susvisé et du présent arrêté. Ils sont tenus au secret professionnel.
Le professionnel contrôlé doit mettre à la disposition des contrôleurs tous les documents utiles à la réalisation de leur mission.
Art. 3. - Les dispositions du présent arrêté sont applicables aux contrôles réalisés à compter de son entrée en vigueur.
Art. 4. - Le directeur des affaires civiles et du sceau est chargé de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.
Fait à Paris, le 16 août 1999.
Pour le ministre et par délégation :
Par empêchement du directeur
des affaires civiles et du sceau :
La sous-directrice,
H. Chaubon
A N N E X E
Observations préliminaires
Les contrôleurs indiqueront la méthode qui a été suivie pour effectuer les vérifications minimales prévues au présent arrêté. A cette fin, le rapport commun qui sera rédigé à l'issue des opérations de contrôle devra nécessairement comporter les renseignements suivants :
1. Le contrôle de Me .................... , administrateur
judiciaire ou mandataire judiciaire à la liquidation des entreprises à (département) .................... , a été réalisé
par Me .................... , administrateur judiciaire
ou mandataire judiciaire à (département) .................... ,
Me .................... , administrateur judiciaire ou
mandataire judiciaire à (département) .................... ,
et M. .................... , commissaire aux comptes
inscrit près la cour d'appel de ....................
et sur la liste (article 58 du décret du 27 décembre 1985 modifié).
2. Les opérations de contrôle ont commencé le .................... et se sont
achevées le ....................
Elles ont été réalisées en .................... jours.
3. Les autorités suivantes ont été amenées à formuler des observations (en application de l'article 54, 16e alinéa, du décret no 85-1389 du 27 décembre 1985 modifié) :
Les présidents des juridictions du premier
ressort - oui - non
Le procureur général - oui - non
Le commissaire aux comptes du professionnel - oui - non
Le trésorier-payeur général - oui - non
L'AGS - oui - non
4. Le ou les procureur(s) de la République près le tribunal de grande instance dans le ressort duquel le professionnel a son domicile professionnel et, le cas échéant, son ou ses bureaux annexes a-t-il été avisé de la réalisation du contrôle ?
- oui - non
Une note de synthèse résumant le contenu de leurs divers entretiens pourra être annexée au rapport de contrôle.
Ils devront par ailleurs formuler des remarques sur la tenue générale de l'étude et la gestion des dossiers.
En cas de désaccord entre les contrôleurs, les points de désaccord pourront être signalés dans cette note de synthèse.
Enfin, des recommandations pourront être faites au professionnel contrôlé et, si nécessaire, le commissaire aux comptes du professionnel pourra en être avisé.
SOMMAIRE
PREMIERE PARTIE
CONTROLE DE L'ETUDE
I. - ORGANISATION ET GESTION DE L'ETUDE
Observations préliminaires
1. Les moyens humains.
A. - Le professionnel ou les professionnels exerçant en société.
B. - Structure juridique de l'étude.
C. - Le personnel de l'étude.
D. - Organigramme fonctionnel de l'étude et des bureaux annexes.
E. - Suivi de la formation initiale et continue.
F. - Observations des contrôleurs.
2. Les moyens matériels.
A. - Locaux.
B. - Documentation.
C. - Archives.
D. - Outil informatique.
E. - Mode de traitement des appels téléphoniques.
F. - Observations des contrôleurs.
3. Volume d'activité de l'étude.
A. - Analyse du nombre et de la nature des mandats confiés aux professionnels.
B. - Rotation des dossiers.
4. Examen de la sinistralité professionnelle.
5. Organisation comptable et analyse financière de l'étude.
A. - Organisation comptable.
B. - Evolution de la situation financière de l'étude.
C. - Observations des contrôleurs.
II. - EXAMEN DE LA COMPTABILITE SPECIALE
1. Contrôle des documents comptables obligatoires (régularité en la forme).
A. - Répertoire.
B. - Tenue des autres documents comptables.
C. - Tenue et contrôle des états trimestriels.
D. - Contrôle du dernier état trimestriel.
E. - Observations des contrôleurs.
2. Contrôle des comptes financiers (régularité au fond).
A. - Contrôle de la représentation des fonds.
B. - Contrôle approfondi de certains comptes.
C. - Rapprochement bancaire.
D. - Contrôle des mouvements en espèces.
E. - Observations des contrôleurs.
DEUXIEME PARTIE
CONTROLE DES DOSSIERS
Observations préliminaires
I. - POINTS GENERAUX A CONTROLER
A. - Analyse de la structure des dossiers examinés.
B. - Mode de traitement du courrier.
C. - Respect des obligations d'information des autorités de contrôle.
D. - Recours aux intervenants extérieurs.
E. - Clôture des dossiers.
F. - Modalités de calcul des émoluments.
G. - Degré de formalisation des procédures.
H. - Observations des contrôleurs.
II. - POINTS PARTICULIERS A CONTROLER
1. Mandat d'administrateur judiciaire.
A. - En matière commerciale.
B. - En matière civile.
2. Mandat de commissaire à l'exécution du plan.
A. - Plan de continuation.
B. - Plan de cession.
3. Mandats de représentant des créanciers et de liquidateur.
A. - Représentant des créanciers.
B. - Liquidateur.
PREMIERE PARTIE
CONTROLE DE L'ETUDE
I. - ORGANISATION ET GESTION DE L'ETUDE
Observations préliminaires
Le contrôle de l'organisation générale et de la gestion de l'étude se fera à partir des documents communiqués par le professionnel contrôlé. Les informations ainsi recueillies et vérifiées par les contrôleurs seront consignées dans un dossier permanent tenu par le professionnel contrôlé, qui sera présenté lors des contrôles successifs pour être actualisé.
1. Les moyens humains
A. - Le professionnel ou les professionnels
exerçant en société
Date et lieu de naissance.
Date d'inscription sur la liste.
Nationale en matière civile - en matière commerciale -
Régionale.
Date de retrait de la liste.
B. - Structure juridique de l'étude
Mode d'exercice de l'activité :
Individuel :
- date d'installation ;
- création ou reprise d'une étude déjà existante ;
- nom du prédécesseur.
Société civile professionnelle :
- date de constitution ;
- répartition du capital ;
- répartition des résultats (joindre copie procès-verbal d'assemblée).
Société d'exercice libéral :
- date de constitution ;
- répartition du capital ;
- répartition des résultats (joindre copie procès-verbal d'assemblée).
Société civile de moyens :
- date de constitution ;
- mode de fonctionnement (mise à disposition de locaux, de matériel, de personnel, de prestations de services, etc.).
Activité :
- exercée à titre exclusif -
- activités annexes (art. 11, 27 et 38 de la loi no 85-99 du 25 janvier 1985) -
Liste :
Domicile professionnel :
- adresse ;
- téléphone ;
- fax.
Bureaux annexes :
- nombre ;
- adresse ;
- date d'ouverture ;
- déclaration préalable des bureaux annexes au commissaire du Gouvernement près la commission d'inscription (art. 82-1 et 82-2 du décret du 27 décembre 1985 modifié) ;
- l'organisation et le fonctionnement du ou des bureau(x) annexe(s) permettent-ils d'assurer une liaison avec le domicile professionnel ?
- de quelle manière ?
- en particulier :
- un sous-répertoire est-il tenu dans le ou les bureaux annexes ?
- une centralisation simultanée sur le répertoire unique du domicile professionnel est-elle effectuée ?
- qui assure la représentation devant le tribunal ?
- existe-t-il une centralisation des documents comptables ?
- un système informatique centralisateur ?
- d'autres moyens de liaison ?
C. - Le personnel de l'étude
Effectif total (rapprochement avec le registre du personnel).
Collaborateurs stagiaires :
- noms ;
- existe-t-il une convention de stage entre le stagiaire et le maître de stage ?
- cette convention est-elle conforme à la convention type établie par le Conseil national des administrateurs judiciaires et des mandataires judiciaires à la liquidation des entreprises ?
- date d'inscription sur le registre de stage ;
- présentation à l'examen.
Collaborateurs non stagiaires :
- diplômes ;
- ancienneté.
Autres personnels salariés :
- nombre ;
- formation ;
- nature du contrat (CDI, intérimaire, CDD...).
D. - Organigramme fonctionnel de l'étude
et des bureaux annexes
Demander l'organigramme avec pour chaque titulaire du poste :
- la nature des fonctions exercées ;
- la description détaillée des tâches associées à ces fonctions ;
- préciser la formation et l'ancienneté.
Si la personne est dépositaire :
- d'une délégation de pouvoir ;
- d'une délégation de signature.
E. - Suivi de la formation initiale et continue
Vous pouvez consulter le tableau dans le JO n° 194 du 22/08/1999 page 12581 à 12591
F. - Observations des contrôleurs
2. Les moyens matériels
A. - Locaux
Propriétaire.
Locataire :
- d'une SCI dans laquelle le professionnel détient des parts -
- ou d'une SCI appartenant à un tiers -
Surfaces en mètres carrés :
- du bureau principal ;
- du ou des bureaux annexes.
B. - Documentation
Manuelle ? - oui - non
Nature de la documentation existante :
Informatisée - oui - non
Nature de la documentation existante (banque de données juridiques, CD-ROM, Internet) :
Les modalités d'accès sont-elles faciles pour les utilisateurs ?
Périodicité de mise à jour (préciser l'état de la documentation au jour du contrôle).
C. - Archives
Dossiers du cabinet :
- lieu d'archivage ;
- registre d'archivage - oui - non
- ce registre est-il informatisé ? - oui - non
Archives des entreprises traitées :
- lieu d'archivage ;
- registre d'archivage ;
- ce registre est-il informatisé ? - oui - non
Si archives confiées à des cabinets sous-traitants :
- nom et adresse des cabinets ;
- coût annuel de la sous-traitance.
Ce coût est-il :
Supporté par le professionnel ? -
Supporté par la procédure ? -
Assurance des archives :
Les archives sont-elles assurées ? - oui - non
Dans l'affirmative, quel est le nom de la compagnie d'assurance ?
D. - Outil informatique
L'étude est-elle informatisée ? - oui - non
Appréciation du niveau d'informatisation :
Nombre de postes informatiques :
- sont-ils mis en réseau ? - oui - non
Noms du système d'exploitation et des logiciels utilisés :
- système d'exploitation utilisé :
- logiciel de traitement de texte - oui - non
- tableur - oui - non
- comptabilité informatisée - oui - non
- archives informatisées - oui - non
- gestion informatisée des dossiers - oui - non
Autres applications informatiques (préciser le cas échéant leur utilisation) :
Agrément des logiciels utilisés - oui - non
Description des procédures de sauvegarde :
- périodicité des sauvegardes réalisées ;
- lieu de conservation des supports de sauvegarde ;
- qui est la personne responsable dans l'étude ?
Existe-t-il un logiciel antivirus ? - oui - non
Appréciation de la maintenance :
- existe-t-il un cahier des incidents
informatiques ? - oui - non
- modalités de suivi des incidents informatiques.
Les utilisateurs ont-ils reçu une formation spécifique ?
E. - Mode de traitement des appels téléphoniques
Existe-t-il une permanence téléphonique ? - oui - non
Dans la négative, quel est le système adopté pour traiter les appels téléphoniques ?
F. - Observations des contrôleurs
3. Volume d'activité de l'étude
A. - Analyse du nombre et de la nature des mandats
confiés aux professionnels
Missions en cours (redditions des comptes non déposées) :
- nombre d'affaires au dernier état trimestriel (cf. tableau I).
Observations des contrôleurs :
- évolution des fonds détenus (cf. tableau II).
Observations des contrôleurs et du commissaire aux comptes du professionnel contrôlé :
Vous pouvez consulter le cliché dans le JO n° 194 du 22/08/1999 page 12581 à 12591
Vous pouvez consulter le cliché dans le JO n° 194 du 22/08/1999 page 12581 à 12591
B. - Rotation des dossiers
Vous pouvez consulter le tableau dans le JO n° 194 du 22/08/1999 page 12581 à 12591
C. - Observations des contrôleurs
4. Examen de la sinistralité professionnelle
Nombre d'actions en responsabilité civile engagées à l'encontre du professionnel :
- procédures en responsabilité civile engagées à l'encontre du professionnel depuis sa date d'installation :
- nombre ;
- fondement.
- décisions intervenues :
5. Organisation comptable et analyse financière de l'étude
A. - Organisation comptable
Recours à un expert-comptable :
- nom.
Comptabilité générale de l'étude tenue selon le mode :
Recettes/dépenses -
Créances/dettes - dans ce cas, mode de détermination de la valeur des encours :
B. - Evolution de la situation financière de l'étude
Vous pouvez consulter le tableau dans le JO n° 194 du 22/08/1999 page 12581 à 12591
Evolution des ratios significatifs
Vous pouvez consulter le tableau dans le JO n° 194 du 22/08/1999 page 12581 à 12591
C. - Observations des contrôleurs
II. - EXAMEN DE LA COMPTABILITE SPECIALE
Comptabilité :
- à partie double -
- à partie simple -
1. Contrôle des documents comptables obligatoires
(régularité en la forme)
A. - Répertoire
Existence d'un répertoire ? - manuel - informatique.
Tenue conforme aux dispositions de l'article 59 du décret du 27 décembre 1985 modifié, en particulier :
- unicité du répertoire (missions
judiciaires et amiables) - oui - non
- enregistrement chronologique des missions - oui - non
- exhaustivité des mentions prévues
à l'article susvisé - oui - non
B. - Tenue des autres documents comptables
Journaux auxiliaires.
Livre journal.
Grand livre.
Etats trimestriels.
Existence des rapprochements en mouvements et en solde entre le livre journal et les états trimestriels.
Existence d'un carnet de reçus pour les versements en espèces ?
C. - Tenue et contrôle des états trimestriels
Contenu conforme aux dispositions de l'article 63 du décret no 85-1389 du 27 décembre 1985 modifié - oui - non
Dépôt conforme aux dispositions de l'article 64 du décret susvisé :
Existence d'un recueil des états trimestriels (art. 60 du décret susvisé) ?
D. - Contrôle du dernier état trimestriel
Concordance des renseignements fournis avec ceux portés sur le répertoire des affaires (en fonction de l'avancement de la mission).
E. - Observations des contrôleurs
2. Contrôle des comptes financiers (régularité au fond)
A. - Contrôle de la représentation des fonds
Vérification du versement immédiat des fonds à la Caisse des dépôts et consignations.
Analyse de la représentation des fonds gérés, et notamment contrôle de l'absence d'avances pour des dossiers, réalisées par prélèvement sur les autres dossiers.
Concordance entre les comptes financiers et le total des comptes individuels par mandat.
Contrôle de l'utilisation spécifique des comptes financiers.
B. - Contrôle approfondi de certains comptes
Utilisation et contrôles particuliers du compte AGS :
- correspondance entre les relevés AGS et les fonds reçus tant au niveau des dates que des montants ;
- reversement rapide des fonds aux salariés ;
- visa du juge-commissaire sur l'état des créances salariales ;
- lettrage et justification du compte AGS par les derniers versements en cours ;
- reversement aux AGS des sommes non encaissées par les salariés.
Utilisation et contrôle des comptes à terme :
- réciprocité entre les mouvements à terme et ceux des autres comptes ;
- bonne affectation des montants et des intérêts dans les comptes individuels concernés ;
- versement en comptes à terme pour les affaires dont le solde excède 100 000 F en cas de non-utilisation du compte répartition ;
- rapprochement des soldes comptables avec ceux existant à la Caisse des dépôts et consignations - oui - non
Utilisation du compte de répartition :
- répartition et affectation correcte des intérêts dans les affaires concernées ;
- apurement du compte d'attente utilisé éventuellement pour des intérêts non affectés ;
- mode utilisé pour la répartition des intérêts utilisés.
C. - Rapprochement bancaire
Liaison ETEBAC - oui - non
Périodicité :
- des connexions au serveur bancaire ;
- des rapprochements bancaires.
Contrôle du dernier état de rapprochement bancaire.
Visa du professionnel - oui - non
D. - Contrôle des mouvements en espèces
Rapprochement entre le carnet des reçus et les sommes portées en comptabilité.
Suivi chronologique du carnet des reçus.
Montant des espèces au moment du contrôle.
E. - Observations des contrôleurs
DEUXIEME PARTIE
CONTROLE DES DOSSIERS
Observations préliminaires
Les contrôleurs devront procéder à un contrôle approfondi d'un nombre de dossiers au regard de la nature des missions confiées au professionnel et du volume d'activité de son étude.
Choix des dossiers à contrôler :
1. Pour un administrateur judiciaire en matière commerciale, un minimum de six dossiers devra impérativement être vérifié.
Ces dossiers, choisis à partir de l'examen de l'état trimestriel en cours et du répertoire, seront ventilés comme suit :
- un dossier dans lequel l'administrateur judiciaire a une mission complète d'administration de l'entreprise (art. 31, al. 3, de la loi du 25 janvier 1985) ;
- un dossier dans lequel l'administrateur judiciaire a une mission de surveillance ou d'assistance du débiteur (art. 31, al. 1 et 2, de la loi du 25 janvier 1985) ;
- deux dossiers choisis en fonction de l'importance du chiffre d'affaires de l'entreprise en redressement judiciaire et du nombre de salariés, l'un relevant de la procédure générale et l'autre de la procédure simplifiée ;
- deux dossiers dans lesquels l'administrateur judiciaire a une mission de commissariat à l'exécution du plan, l'un concernant un plan de continuation et l'autre un plan de cession.
Parmi ces dossiers, deux au moins auront fait l'objet d'une reddition des comptes.
2. Pour un administrateur judiciaire en matière civile, un minimum de six dossiers devra impérativement être vérifié.
Ces dossiers, choisis à partir de l'examen de l'état trimestriel en cours et du répertoire, seront ventilés comme suit :
- deux dossiers relatifs à des mandats de succession choisis en fonction de l'importance des fonds détenus ;
- deux dossiers relatifs à un mandat de copropriété ;
- deux dossiers choisis parmi les autres mandats judiciaires.
Parmi ces dossiers, deux au moins auront fait l'objet d'une reddition des comptes.
3. Pour un mandataire judiciaire à la liquidation des entreprises, un minimum de huit dossiers devra impérativement être vérifié.
Ces dossiers, choisis à partir de l'examen de l'état trimestriel en cours et du répertoire, seront ventilés comme suit :
- deux dossiers dans lesquels le mandataire judiciaire à la liquidation des entreprises a une mission de représentant de créanciers, l'un relevant de la procédure générale et l'autre de la procédure simplifiée ;
- deux dossiers dans lesquels le mandataire judiciaire à la liquidation des entreprises a une mission de commissariat à l'exécution du plan, l'un concernant un plan de continuation et l'autre un plan de cession ;
- quatre dossiers dans lesquels le mandataire judiciaire à la liquidation des entreprises a une mission de liquidation. Seront ainsi examinés :
- deux dossiers ayant plus de trois ans d'ancienneté depuis la date d'ouverture de la procédure, dans lesquels les fonds détenus sont les plus importants (à défaut de procédures anciennes de plus de trois ans, les dossiers ayant les fonds les plus importants seront examinés) ;
- deux dossiers ayant moins de trois ans d'ancienneté dans lesquels les fonds détenus sont les plus importants.
Parmi les dossiers examinés, quatre au moins auront fait l'objet d'une reddition des comptes.
4. Si le professionnel détient encore en stock au jour du début du contrôle des dossiers régis par la loi du 13 juillet 1967, un minimum de quatre dossiers de ce type devront être examinés.
En l'absence de tels dossiers, les vérifications porteront sur les quatre dossiers les plus anciens inscrits sur l'état trimestriel du professionnel.
5. Pour le contrôle des mandats amiables détenus par les professionnels, les contrôleurs pourront procéder aux vérifications qu'ils jugeront utiles.
Cette liste n'étant pas exhaustive, elle pourra si nécessaire être complétée par l'examen d'autres dossiers si les contrôleurs le jugent utile.
Les vérifications porteront sur :
- des points généraux à examiner dans tous les dossiers contrôlés qui permettront d'établir si des procédures d'organisation ont été mises en place par le professionnel pour assurer le traitement de ces dossiers. Les contrôleurs en apprécieront l'efficacité tant au regard de la gestion que du coût pour les dossiers concernés (I) ;
- des points particuliers liés à la nature du mandat confié afin d'analyser les diligences accomplies par le professionnel pour l'exécution de son mandat (II).
Parallèlement, les dossiers vérifiés devront faire l'objet d'un contrôle comptable visant à :
- s'assurer de la traduction en comptabilité des opérations du dossier ;
- contrôler l'existence des pièces justificatives à l'appui des écritures comptables passées dans le dossier.
I. - POINTS GENERAUX A CONTROLER
A. - Analyse de la structure des dossiers examinés
Existe-t-il un plan de classement des pièces ?
Existe-t-il pour chaque dossier un document de synthèse tenu à jour, centralisant les données essentielles relatives à la mission ?
B. - Mode de traitement du courrier
Les entrées et sorties du courrier font-ils l'objet d'un enregistrement systématique ?
Une réponse est-elle systématiquement apportée à tous les courriers adressés au professionnel ?
- oui - non
Dans la négative, quels sont les motifs invoqués par le professionnel ?
Quel est le délai moyen de réponse ? (à analyser sur un échantillon significatif de courriers).
Quelle est la qualité des réponses apportées - contenu purement formel ou au fond ? - (à analyser sur un échantillon significatif de courriers).
C. - Respect des obligations d'information des autorités de contrôle
Pour l'administrateur judiciaire en matière commerciale et le représentant des créanciers :
Dispositif de contrôle et d'alerte pour la production des rapports prévus en application des dispositions suivantes dans les délais :
Article 29 du décret du 27 décembre 1985 (régime normal)
- oui - non
Article 113 du décret du 27 décembre 1985 (régime simplifié)
- oui - non
Pour l'administrateur judiciaire en matière civile :
- dispositif de contrôle et d'alerte pour la production de rapports annuels ou de fin de mission.
Pour le liquidateur :
- rapport trimestriel (art. 150 de la loi du 25 janvier 1985)
- oui - non
- rapport annuel de liquidation prévu à l'article 123 du décret du 27 décembre 1985 modifié
- oui - non
Pour l'administrateur judiciaire en matière commerciale, le représentant des créanciers ou le liquidateur :
- rapports destinés à mettre en oeuvre des sanctions personnelles à l'encontre du dirigeant de l'entreprise (art. 180 et suivants de la loi du 25 janvier 1985)
- oui - non
Observations des contrôleurs sur la qualité du contenu des rapports.
D. - Recours aux intervenants extérieurs
Le recours à la sous-traitance est-il habituel ou occasionnel ?
Nature des tâches confiées aux intervenants extérieurs ; modalités d'intervention et de rémunération.
a) Tâches n'entrant pas dans la compétence habituelle des administrateurs judiciaires et des mandataires judiciaires à la liquidation des entreprises (art. 31 du décret no 85-1390 du 27 décembre 1985) :
- nature des tâches confiées et qualité de l'intervenant ;
- existence d'une ordonnance du juge autorisant cette intervention ;
- existence d'une ordonnance autorisant la rémunération ;
- la rémunération de l'intervenant est-elle imputée sur les fonds de la procédure ?
Pour les administrateurs judiciaires en matière civile, il faudra s'assurer que l'intervention a été autorisée par le juge chaque fois que l'enjeu a été considéré comme important ou que le coût de l'intervention est élevé.
b) Tâches entrant dans les attributions du professionnel (art. 32 du décret du 27 décembre 1985) :
- nature des tâches confiées ;
- modalités du choix des intervenants :
- mise en concurrence -
- recours à des intervenants habituels -
- existence d'une ordonnance autorisant l'intervention ?
- la rémunération des intervenants est-elle imputée sur les honoraires du professionnel ?
Est-il procédé à la définition d'un programme et d'un calendrier de travail ?
- oui - non
c) Vérification du respect des prescriptions de l'article 20 du décret no 85-1390 du 27 décembre 1985 :
Quel est le contrôle du mandataire :
- sur le travail fourni ?
- sur les honoraires et frais facturés par l'intervenant ?
E. - Clôture des dossiers
Procédures suivies pour clôturer les dossiers :
- vérifier que le professionnel a produit un compte rendu de sa mission au juge, au juge-commissaire ou au président du tribunal de commerce ;
- à cette occasion, justifie-t-il des diligences qui ont été accomplies ?
- vérifier le respect des délais pour la production des redditions de compte au greffe du tribunal ;
- vérifier la réalité et la forme de la notification des comptes au débiteur ;
- les comptes retracent-ils l'intégralité des opérations effectuées ?
- la reddition des comptes comporte-t-elle la dernière répartition des fonds ? Présente-t-elle un solde nul ?
Etat d'avancement des dossiers anciens non clôturés.
Pour les quatre dossiers les plus anciens détenus par le professionnel au jour du contrôle :
- motifs pour lesquels la clôture n'est pas intervenue ?
- analyse de la pertinence des motifs invoqués au regard du délai raisonnable de traitement du dossier ;
- perspectives de clôture :
- préciser le calendrier prévisionnel de clôture et les mesures envisagées pour accélérer les clôtures ;
- vérifier si des répartitions partielles de fonds ont été réalisées par le professionnel (en particulier paiement de créances bénéficiant du superprivilège ou de privilèges) :
- dans la négative : motifs invoqués par le professionnel ?
- analyse de la pertinence des motifs.
F. - Modalités de calcul des émoluments
Pour chaque dossier examiné :
- vérifier si des provisions ont été versées au professionnel ;
- indiquer :
- les dates de versements ;
- les montants des provisions ;
- l'existence d'une autorisation du président du tribunal saisi.
Vérifier à partir du compte détaillé remis lors de la reddition de comptes au juge-commissaire les éléments suivants (non exhaustifs) :
S'agissant du droit fixe :
- respect des dispositions de l'article 2 du décret no 85-1390 du 27 décembre 1985 (droit fixe perçu par l'administrateur judiciaire modulé selon le régime procédure normale ou simplifiée) ;
- respect des dispositions de l'article 12 du décret susvisé.
En cas d'extension de procédure - avec débiteur unique -, vérifier qu'un seul droit fixe a été perçu.
S'agissant des droits gradués ou proportionnels :
- respect des dispositions de l'article 15 du décret sur examen des critères à partir desquels une créance est considérée comme contestée. Le cas échéant, quel est le mode de calcul du droit proportionnel au-delà du seuil maximal retenu par le texte pour l'application de cette règle ?
Dans le cas d'application de dérogations au barème existant, ont-elles été autorisées par le président du tribunal compétent ?
Les prélèvements d'honoraires ont-ils été précédés d'un arrêté de frais et émoluments ou d'une ordonnance de taxe ?
Préciser :
Vous pouvez consulter le tableau dans le JO n° 194 du 22/08/1999 page 12581 à 12591
Vérifier s'il existe des différés dans la perception des honoraires. Si oui, demander les motifs.
G. - Degré de formalisation des procédures
Existe-t-il un système normalisé décrivant les procédures d'organisation précédemment analysées visant à maîtriser la qualité des prestations rendues par l'étude ?
- oui - non
Dans l'affirmative, description du système mis en place dans l'étude.
Dans la négative, les procédures d'organisation analysées au travers de l'examen des points généraux vous paraissent-elles pertinentes ?
- oui - non
Les procédures, formalisées ou non, sont-elles connues et appliquées par les collaborateurs ?
- oui - non
H. - Observations des contrôleurs
II. - POINTS PARTICULIERS A CONTROLER
1. Mandat d'administrateur judiciaire
A. - En matière commerciale
Situation patrimoniale :
- nature des actions en conservation des droits de l'entreprise et en reconstitution des actifs (art. L. 26) ;
- vérification des conditions d'assurance de l'entreprise ;
- modalités d'établissement de l'inventaire (art. L. 27, D. 49, D. 50 et D. 51) :
Lettre de convocation du débiteur ;
Assistance par un expert pour dresser l'inventaire ? Si oui, qualité de l'expert ?
Dépôt de l'inventaire au greffe du tribunal de commerce :
- modalités de contrôle du capital (art. L. 28) ;
- vérification du traitement du problème de rémunération des dirigeants.
Suivi de l'exploitation :
- nature des renseignements recueillis dès le jugement d'ouverture auprès du débiteur (liste du personnel, communication des comptes) ;
- communication par le représentant des créanciers de la liste certifiée des créances (art. L. 52) ;
- procédures suivies pour réaliser les licenciements en période d'observation (art. L. 45) :
- ont-ils été autorisés par ordonnance du juge-commissaire dans le respect des dispositions des articles L. 321-8 et L. 321-9 du code du travail (avis des représentants du personnel - comité d'entreprise ou délégué du personnel -, avis du représentant des salariés et information de l'autorité administrative compétente - inspecteur du travail) ?
Nature des diligences accomplies pour régler ou suivre les créances afférentes à l'activité, nées après le jugement d'ouverture.
Situation de trésorerie :
- modalités d'examen de la situation comptable :
- accès aux comptes annuels du dernier exercice clos avant la cessation de paiement ;
En l'absence de documents comptables réguliers, un état de la situation comptable a-t-il été réalisé par l'administrateur judiciaire ?
- modalités de suivi des flux de trésorerie :
Nature des procédures de suivi (signature ou contresignature des chèques,...) ;
Qualité du contrôleur ;
- moyens d'évaluation de la trésorerie prévisionnelle :
Mise au point de financements par concours bancaires ;
Etablissement de documents prévisionnels (bilan et compte de résultats prévisionnels).
Diligences accomplies pour apprécier les possibilités de poursuite d'activité à l'issue de la période d'observation :
- bilan économique et social à produire en application de l'article L. 18 :
Analyse du contenu du bilan économique et social ;
Nature des actions engagées pour consulter les organes de la procédure (débiteur, représentant du personnel, représentant des créanciers) sur le bilan économique et social ;
Recours éventuel à un expert spécialisé ? Si oui, lequel ?
- nature des diligences accomplies si proposition d'un plan de redressement.
1. Actions engagées pour consulter ou informer les organes de la procédure (débiteur, représentant du personnel, représentant des créanciers, contrôleur) sur le projet de plan de redressement (art. L. 20 et L. 25).
En particulier, l'administrateur a-t-il communiqué au représentant des créanciers les propositions de règlement du passif ?
2. Le projet de plan de redressement (cession ou continuation) est-il assorti d'un rapport détaillé sur les perspectives de redressement de l'entreprise (possibilités et modalités d'activités, moyens de financement disponibles, niveau et perspectives d'emploi, modalités de règlement du passif et garanties souscrites pour assurer l'exécution du plan) ?
3. En cas de projet de plan de cession :
a) Actions engagées pour susciter des offres de reprise ;
b) Procédure suivie par l'administrateur pour examiner les offres de reprise, diligences effectuées pour améliorer les offres ;
c) L'administrateur a-t-il joint à son rapport les offres de reprise reçues avec une analyse de leur pertinence ?
S'est-il assuré que les offres contiennent des éléments prévisionnels (compte de résultat, tableau emplois/ressources) ?
- nature des diligences accomplies si proposition d'une conversion en liquidation judiciaire :
Cette proposition est-elle en cohérence avec les conclusions du bilan économique et social, notamment concernant l'analyse de la situation financière de l'entreprise à l'issue de la période d'observation ?
Un rapport analytique sur l'impossibilité d'envisager une poursuite d'activité est-il joint à la proposition de conversion en liquidation judiciaire ?
B. - En matière civile
Diligences générales à vérifier quelle que soit la nature du mandat confié :
- vérification du caractère exécutoire de la décision de désignation et de sa notification à toutes les parties intéressées ;
- convocation du requérant ou des parties pour un premier entretien.
Respect des dispositions inscrites dans l'ordonnance de désignation, concernant en particulier la durée du mandat et l'étendue des pouvoirs confiés. En cas d'extension des pouvoirs ou de prorogation de la mission confiée au professionnel, celle-ci a-t-elle été autorisée par le juge ?
- nature des diligences accomplies pour obtenir communication de tous les éléments du dossier ;
- soumission des projets de décision importants aux parties intéressées pour accord et, le cas échéant, au juge pour autorisation ;
- production d'un rapport de fin de mission au juge ou, en cas de demande de prorogation de la mission, de rapports annuels justifiant des diligences accomplies ;
- perception de provisions et, le cas échéant, nature et destination de ces provisions.
Diligences spécifiques à contrôler pour :
a) Les mandats d'administration provisoire d'une succession :
Mesures conservatoires :
- un inventaire, récolement d'inventaire, état descriptif ou estimatif de la succession a-t-il été réalisé ?
Dans l'affirmative, modalités suivies pour le réaliser, et en particulier :
- les parties ont-elles été convoquées ?
- le concours d'un expert a-t-il été demandé ?
- dans l'affirmative, qualité de cet expert ?
- vérification ou régularisation des polices d'assurance garantissant les biens de la succession ;
- des provisions ont-elles été demandées ?
Dans l'affirmative, nature et destination des provisions demandées ?
Gestion de la succession :
- nature des actions en conservation ou en reconstitution des biens de la succession ? En cas de vente de biens mobiliers ou immobiliers, procédure suivie pour les réaliser ?
- nature des diligences accomplies pour déterminer et régler le passif de la succession :
- information des héritiers ou autres parties intéressées ? Leur accord a-t-il été recueilli en cas de vente d'un bien de la succession ?
Achèvement du mandat :
- en cas de liquidation de la succession effectuée par l'administrateur judiciaire, celle-ci a-t-elle été autorisée sur accord amiable des héritiers ou résulte-t-elle d'une décision de justice ?
b) Les mandats d'administration provisoire de copropriété (art. L. 29-1 et suivants de la loi du 10 juillet 1965 et art. D. 62-1 du décret du 17 mars 1967).
Mesures conservatoires :
- notification de la décision de désignation aux copropriétaires ?
- nature des diligences accomplies pour obtenir communication par l'ancien syndic de tous les documents nécessaires à l'accomplissement du mandat (archives, comptes...) ? Cette communication a-t-elle été faite dans des délais rapides ?
- des provisions ont-elles été demandées ?
Dans l'affirmative, nature et destination des provisions demandées ?
Gestion de la copropriété :
L'examen du dossier s'attachera à cerner les points suivants relatifs à la procédure suivie pour faire désigner un nouveau syndic :
- actions engagées pour recueillir les candidatures ?
- tous les projets de candidatures ont-ils été adressés aux copropriétaires ?
- dans la négative, quels ont été les critères de sélection retenus par l'administrateur judiciaire ?
- l'ordre du jour de l'assemblée générale a-t-il été joint à la lettre de convocation adressée aux copropriétaires ?
- quelle est la personne de l'étude qui a assisté à l'assemblée générale ?
- le procès-verbal de l'assemblée générale a-t-il été adressé à l'ensemble des copropriétaires sous forme de lettre avec accusé de réception pour les absents ou les opposants ?
Achèvement du mandat :
L'administrateur a-t-il demandé quitus de sa gestion aux copropriétaires et procédé à une transmission rapide du dossier au syndic désigné ?
2. Mandat de commissaire à l'exécution du plan
A. - Plan de continuation
Suivi de l'exécution du plan de continuation :
- moyens mis en oeuvre pour vérifier le respect par le débiteur des engagements souscrits relatifs notamment aux règlements des dividendes arrêtés dans le plan (dépôt au greffe d'un rapport annuel sur l'exécution du plan, art. D. 103, nature des documents demandés au débiteur afin de vérifier la bonne exécution du plan, art. L. 67, al. 3).
En cas d'inexécution du plan :
- nature des difficultés rencontrées pour faire exécuter le plan ?
- diligences accomplies par le commissaire à l'exécution du plan en cas d'inexécution du plan (production du rapport au procureur de la République et au président du tribunal visé aux articles L. 80 et D. 94, al. 1 et 2) ?
B. - Plan de cession
Suivi de l'exécution du plan de cession :
- vérification de la publication des inaliénabilités ;
- suivi des contentieux et des actions de recouvrement engagées ;
- respect des règles posées aux articles L. 154, L. 155 et L. 156 pour réaliser les biens non compris dans le plan de cession (cf. procédures de réalisation des actifs).
Une liste des dettes article 40 a-t-elle été établie et remise au commissaire à l'exécution du plan ?
En cas d'inexécution du plan :
- nature des difficultés rencontrées pour faire exécuter le plan ?
- diligences accomplies par le commissaire à l'exécution du plan en cas d'inexécution du plan (production du rapport au procureur de la République et au président du tribunal visé aux articles L. 80 et D. 94, al. 1 et 2).
3. Mandats de représentant des créanciers et de liquidateur
A. - Représentant des créanciers
Déclaration de créances :
- une liste certifiée de créances a-t-elle été remise par le débiteur au représentant des créanciers dans les huit jours qui suivent le jugement d'ouverture (art. L. 52 et D. 69) ?
- respect par le représentant des créanciers des obligations d'information des créanciers connus (envoi dans un délai de quinze jours à compter du jugement d'ouverture de l'avis de déclaration de créance reprenant toutes les dispositions légales et réglementaires visées à l'article D. 66).
Vérification des créances salariales (art. L. 123 et suivants) :
- ce traitement est-il opéré par le professionnel ou délégué à un organisme extérieur ?
- si oui, lequel ? Qui le rémunère ?
Si le traitement est réalisé en interne :
- modalités du suivi des instances en cours devant la juridiction prud'homale (art. L. 124) ;
- production d'un relevé de créances salariales établi conformément aux dispositions de l'article L. 123 (audition du débiteur, soumission au représentant des salariés mentionné à l'article L. 10, recueil du visa du juge-commissaire, dépôt au greffe du tribunal de commerce de ce relevé pour publication) ;
- communication dans les délais réglementaires de ce relevé de créances salariales aux institutions mentionnées à l'article L. 143-11-4 du code du travail (association pour la gestion du régime d'assurance des créances des salariés - AGS) afin de procéder aux avances salariales en cas de fonds indisponibles dans la procédure ;
- paiement immédiat des créances salariales dès réception des fonds par les AGS (date de réception des chèques AGS/date d'émission des chèques aux salariés).
Liste des créances nées après le jugement d'ouverture (art. L. 40) :
- quelles sont les diligences accomplies par le représentant des créanciers pour connaître les créances (art. L. 40) ?
Vérification des autres créances :
- nature des diligences accomplies pour respecter le principe du contradictoire, en particulier en cas de contestations de créances (modalités de recueil des explications du créancier, existence d'un rapport du représentant des créanciers préalable à l'ordonnance du juge-commissaire...).
Etablissement de la liste des créances (art. L. 100 et L. 103) :
- modalités de recueil par le représentant des créanciers de l'accord ou de l'avis du débiteur sur la liste des créanciers avec ses propositions d'admission ou de rejet ;
- respect du délai fixé par le tribunal pour établir la liste des créances ?
B. - Liquidateur
Diligences à accomplir en cas de liquidation judiciaire prononcée en cours ou à l'issue de la période d'observation :
- nature des actions engagées pour achever les opérations de vérification des créances ;
- nature des actions introduites pour conserver les droits de l'entreprise et préserver la valeur des actifs à réaliser :
- demandes de poursuite d'activité (art. L. 153) ;
- un récolement ou l'achèvement de l'inventaire a-t-il été réalisé ?
Modalités de mise en oeuvre des procédures de réalisation des actifs de la liquidation :
Vous pouvez consulter le tableau dans le JO n° 194 du 22/08/1999 page 12581 à 12591
Vente des immeubles :
- la requête aux fins de vente adressée au juge-commissaire est-elle accompagnée d'un rapport du liquidateur au juge-commissaire lui exposant les avantages et inconvénients des différentes solutions autorisées par l'article L. 154 (adjudication judiciaire, amiable ou vente de gré à gré) et, dans un acte séparé, de l'avis du débiteur ?
Si vente d'immeubles par voie de saisie immobilière ou adjudication judiciaire (art. L. 154, al. 1 et 2), il faut vérifier la présence des pièces suivantes au dossier de vente :
- ordonnance du juge-commissaire autorisant cette vente et fixant la mise à prix et les modalités de publicité ;
- état de collocation réalisé à partir à l'état hypothécaire, des créances admises et des créances article L. 40.
Si vente d'immeubles par voie d'adjudication amiable (art. L. 154, al. 3), il faut vérifier la présence des pièces suivantes au dossier de vente :
- ordonnance du juge-commissaire autorisant cette vente et fixant la mise à prix et les modalités de publicité ;
- état de collocation réalisé à partir de l'état hypothécaire, des créances admises et des créances article L. 40.
Vérifications à opérer pour les ventes d'immeubles de gré à gré (art. L. 154, al. 3) :
- présence d'une ordonnance du juge-commissaire autorisant la vente de gré à gré ;
- respect des conditions de vente déterminées par le juge-commissaire ;
- qualité du dossier constitué par le liquidateur pour la vente de l'immeuble ;
- moyens utilisés par le liquidateur pour évaluer la valeur de l'immeuble ;
- actions engagées pour susciter des offres d'acquisition et modalités d'examen des offres recueillies ;
- état de collocation réalisé à partir de l'état hypothécaire, des créances admises et des créances article L. 40.
Vente des unités de production (art. L. 155) :
- respect de l'obligation de publicité légale de la vente au greffe du tribunal (art. D. 138-1) ;
- autres supports de publicité utilisés par le liquidateur pour susciter des offres d'acquisition ;
- dépôt de l'ensemble des offres reçues au greffe du tribunal de commerce ;
- actions engagées pour consulter ou informer les organes de la procédure sur les offres reçues.
Vente des autres biens de l'entreprise (biens meubles comme le bail ou le fonds de commerce...) sur la base de l'article L. 156 :
- ordonnance du juge-commissaire autorisant la vente et en fixant les modalités.
Si vente de gré à gré, il faut vérifier :
- le respect par le liquidateur des conditions de vente déterminées par ordonnance du juge-commissaire ;
- actions engagées pour susciter des offres d'acquisition et modalités d'examen des offres recueillies ;
- la qualité du dossier constitué par le liquidateur pour procéder à la vente des biens ;
- les moyens utilisés pour déterminer la valeur des biens.
Si vente aux enchères publiques, il faut vérifier :
- le respect par le liquidateur des conditions de vente déterminées par ordonnance du juge-commissaire ;
- la qualité du dossier constitué par le liquidateur pour procéder à la vente des biens.
Suivi des contentieux et des actions en recouvrement engagées.