La ministre de la défense,
Vu la convention du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel faite à Strasbourg le 28 janvier 1981, approuvée par la loi no 82-890 du 19 octobre 1982, entrée en vigueur le 1er octobre 1985 et publiée par le décret no 85-1203 du 15 novembre 1985 ;
Vu la loi no 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, et notamment son article 15 ;
Vu le décret no 78-774 du 17 juillet 1978 modifié pris pour l'application des chapitres Ier à IV et VII de la loi no 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, et notamment ses articles 12 et 19 ;
Vu l'arrêté du 16 mai 2002 modifié portant délégation de signature ;
Vu la lettre de la Commission nationale de l'Informatique et des Libertés en date du 5 avril 2002 portant le numéro 793 790,
Arrête :

Art. 1er. - Il est créé au ministère de la défense, à la direction du service national, un traitement automatisé d'informations nominatives dénommé « Gestion du personnel de la DSN » et dont la finalité principale est l'aide à la gestion et à l'administration du personnel militaire et civil.

Art. 2. - Les catégories d'informations enregistrées sont celles relatives :
- à l'identité : nom (patronymique, marital ou d'usage), prénoms, sexe, date et lieu de naissance, adresses (postale et professionnelle de courrier électronique), nationalité, numéros (de téléphone privé et professionnel, de télécopie et du permis de conduire), identifiant défense ;
- à la situation familiale : situation matrimoniale, enfants (prénoms, sexe, dates de naissance, à charge ou non, date de décès éventuel), personne à prévenir en cas d'urgence (nom, prénoms, lien de parenté, adresse, téléphone), prénoms du conjoint, profession ;
- à la situation militaire : grade, arme, spécialité, durée des services, affectation, dégagé, sursitaire, exempté, position sous les drapeaux, affectation dans la réserve, numéro matricule au recrutement, lien au service, reconversion à l'issue du service actif ;
- à la formation, aux diplômes et aux distinctions : diplômes, certificats et attestations, langues étrangères pratiquées, formation professionnelle (nature et date des cours, stages ou autres actions de formation), niveau général et scolaire, récompenses, décorations ;
- au logement : nature du logement, type, loyer, montant des charges ;
- à la vie professionnelle : mode de recrutement (concours, examens, recrutement direct), régime juridique (statutaire ou contractuel), position administrative (activité à temps complet ou à temps partiel, détachement, position hors cadre, disponibilité, congé parental), congés (annuels, maladie, longue maladie, longue durée, maternité, liés aux charges parentales, de formation professionnelle, de formation syndicale), grades ou emplois et affectations successifs et actuels, indices de traitement (bruts ou réels majorés) successifs et actuels, ancienneté dans l'échelon et réduction d'ancienneté, résidences administratives successives et actuelle, notation effectuée selon les garanties statutaires, demandes de mutation ou orientation souhaitée, activité professionnelle avant incorporation, retenues (pensions, sécurité sociale, couverture complémentaire, remboursement de prêts), mandats électifs ou représentatifs syndicaux, facilités accordées à raison d'activité relative au service social (restaurants administratifs, coopératives, sociétés sportives, colonies de vacances) ;
- aux sanctions professionnelles : types, punitions (date et motif) ;
- à la santé : renseignements médico-administratifs ;
- à la situation économique et financière : primes, indemnités, allocations diverses (familiales, de salaire unique, logement, prénatales, postnatales), imputation budgétaire, numéros de livret de solde et d'inscription à une mutuelle militaire, souscription d'une assurance vie, nouvelle bonification indiciaire (code et date).
Les informations nominatives ainsi enregistrées sont conservées jusqu'à la sortie des cadres de l'agent ou à la rupture du lien de l'agent avec la personne morale gestionnaire, à l'exception des informations relatives aux sanctions professionnelles et aux punitions qui sont effacées conformément à la réglementation en vigueur et aux lois d'amnistie.
Les informations nécessaires au calcul des droits à retraite peuvent être conservées à des fins de reconstitution de la carrière jusqu'à la liquidation des pensions de vieillesse.
La conservation des données relatives aux motifs d'absences est limitée à une durée n'excédant pas deux ans, sauf dispositions législatives contraires.

Art. 3. - Les destinataires des informations enregistrées sont, en fonction de leurs attributions respectives et du besoin d'en connaître :
- les agents chargés des opérations administratives et comptables ;
- les agents responsables de la gestion du personnel ;
- la direction de la fonction militaire et du personnel civil ;
- les membres des commissions administratives et techniques ;
- les supérieurs hiérarchiques des intéressés ;
- les membres des corps d'inspection.

Art. 4. - Le droit d'opposition prévu à l'article 26 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée ne peut pas être invoqué dans le cadre de ce traitement.

Art. 5. - Le droit d'accès et de vérification prévu aux articles 34 et suivants de la loi précitée s'exerce auprès de chacun des organismes du service national ayant mis en oeuvre le traitement.

Art. 6. - Le directeur du service national est chargé de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.

Fait à Paris, le 18 juin 2002.