J.O. Numéro 123 du 29 Mai 2001       J.O. disponibles       Alerte par mail       Lois,décrets       codes       AdmiNet

Texte paru au JORF/LD page 08535

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Circulaire du 25 mai 2001 relative aux simplifications administratives et à la mise en ligne des formulaires administratifs

NOR : PRMX0104862C

Paris, le 25 mai 2001.

Le Premier ministre à Mesdames et Messieurs les ministres, ministres délégués et secrétaires d'Etat, Madame et Messieurs les préfets de région, Mesdames et Messieurs les préfets
Dans le prolongement des initiatives prises par le Gouvernement pour simplifier les démarches administratives de nos concitoyens, le décret no 2001-452 du 25 mai 2001 relatif aux simplifications des démarches et formulaires administratifs prévoit notamment un renforcement sensible des missions de la Commission pour les simplifications administratives (COSA) et précise les règles applicables à la mise en ligne des formulaires administratifs.
La présente circulaire vise à expliciter certaines dispositions de ce décret et traite, plus particulièrement, des démarches administratives sur internet. Elle vient compléter la circulaire du 6 mars 2000 relative à la simplification des formalités et des procédures administratives.

1. Poursuivre l'allégement des démarches
demandées aux usagers

Comme je l'ai indiqué dans ma circulaire du 31 décembre 1999, les services doivent veiller à interpréter de manière cohérente le droit applicable aux usagers. Il en va notamment ainsi des justifications qui peuvent leur être demandées à l'occasion d'une démarche administrative.
Or, il apparaît que les services, légitimement soucieux de lutter contre la fraude tout en assurant à chaque citoyen l'accès à ses droits, multiplient parfois à l'excès les demandes de pièces justificatives. Outre l'inconvénient qui en résulte pour les particuliers comme pour les professionnels et les entreprises, ce phénomène constitue, par ailleurs, un frein au développement des téléprocédures.
C'est pourquoi la Commission pour les simplifications administratives est investie d'une mission d'expertise de la liste des pièces justificatives demandées à l'occasion d'une démarche administrative, qui fera désormais partie intégrante de l'homologation des formulaires administratifs.
Dans le même esprit, la commission proposera en tant que de besoin au Gouvernement les adaptations réglementaires nécessaires à l'allégement des justifications de situations individuelles et familiales, comme de celles des entreprises et des professionnels. Je souhaite qu'elle engage sans délai une concertation avec les services concernés, en vue d'une meilleure utilisation par les guichets des informations déjà recueillies auprès des usagers sur leur situation.
Les services doivent en effet s'astreindre à ne plus demander aux usagers de produire une information dont ils sont eux-mêmes à l'origine. Toute demande par un service de production d'une pièce qu'il a précédemment adressée à un usager devra être prohibée. Dans cette optique, il appartient à la COSA d'aider et de conseiller les services pour mieux organiser, en leur sein, le traitement et la conservation des informations concernant les administrés et les entreprises dont ils ont la charge.
La commission me proposera d'ici à la fin de l'année 2001 les mesures permettant à vos services, ainsi qu'aux établissements publics et services placés sous votre tutelle ou votre contrôle, d'améliorer le transfert des dossiers des usagers changeant de domicile.
Vous voudrez bien demander à vos services de coopérer pleinement à ce projet.

2. Renforcer les politiques de simplification

Je vous rappelle qu'en application de ma circulaire du 26 janvier 1998 tout projet de loi ou de décret en Conseil d'Etat doit être accompagné d'une étude d'impact faisant notamment apparaître l'impact des nouvelles normes au regard de l'objectif de simplification administrative et leurs conséquences en termes de formalités incombant aux entreprises et aux autres catégories d'usagers. Cette étude doit préciser le nombre d'autorités intervenant dans la procédure, les formalités administratives nouvelles mises en place, leur justification et le délai moyen de prise de décision. La suppression ou l'allégement des démarches administratives doit être systématiquement recherché, et tout alourdissement dans ce domaine doit être justifié par un intérêt général déterminant. Je vous demande de veiller très attentivement à l'application de ces instructions, et de les étendre dans toute la mesure possible aux autres catégories de textes normatifs, notamment les décrets simples et arrêtés réglementaires.
Par ailleurs, vous voudrez bien demander aux services de contrôle et d'inspection relevant de votre autorité, à l'occasion des missions qu'ils conduisent dans des domaines intéressant les relations entre l'administration et les usagers, de faire figurer dans leurs conclusions toute proposition utile en matière de simplification administrative. Les recommandations ainsi formulées seront transmises par vos soins à la Commission pour les simplifications administratives.

3. Coordonner la mise en ligne
des formulaires administratifs sur les sites publics

La Commission pour les simplifications administratives, chargée de veiller à l'harmonisation, la normalisation et la simplification des formulaires, quelle que soit la forme de ceux-ci, assure la mise en ligne des formulaires homologués dans les conditions prévues par ma circulaire du 6 mars 2000, sur le portail de l'administration française « service-public.fr ».
Les services déposent leur dossier d'homologation (1) ou le transmettent par voie électronique (2) à la commission. Celle-ci examine les projets de formulaires et leur(s) document(s) d'accompagnement dans un délai de trente jours, sauf urgence dûment signalée par le ministre concerné. Elle peut formuler des demandes de simplification de forme comme de fond. A défaut d'accord avec le service concepteur du formulaire, la COSA peut suspendre l'homologation du projet de formulaire et recourir, le cas échéant, à l'arbitrage de mon cabinet.
Les administrations qui ont obtenu l'homologation d'un formulaire et des documents associés communiquent en retour à la COSA la version numérique du format définitif de ces documents. Elles indiquent, le cas échéant, à quelle date les versions numérisées peuvent être diffusées, notamment lors de campagnes périodiques auprès des usagers. A défaut de précision de leur part, la COSA mettra en ligne sans délai les documents, dans un souci de qualité du service rendu aux usagers.
Les services concepteurs qui souhaitent mettre à la disposition des usagers un formulaire homologué établissent un lien avec l'adresse électronique de ce formulaire sur le portail « service-public.fr » (site de la COSA). Le cas échéant, ils peuvent le mettre en ligne sur leur propre site dans une version nécessairement identique à celle figurant sur le site de la COSA.
Les services déconcentrés de l'Etat ou les établissements publics qui souhaitent diffuser auprès des usagers la version numérisée d'un formulaire établiront désormais un lien avec l'adresse électronique communiquée par la COSA ou, le cas échéant, avec le service concepteur. Cette mesure permettra de garantir une meilleure fiabilité de l'information destinée à l'usager tout en constituant une simplification pour les services diffuseurs.
En effet, il convient de rappeler à tous les services placés sous votre autorité ou sous votre tutelle qu'en application de l'article 4 du décret no 99-68 du 2 février 1999 relatif à la mise en ligne des formulaires administratifs, les imprimés, homologués par la COSA et complétés par les usagers à partir d'un site public, leur sont opposables. Ils ne peuvent donc ni les refuser ni leur substituer des documents différents ou identiques dont ils disposeraient par ailleurs.
La COSA communique également aux collectivités territoriales, à leur demande, les adresses électroniques des formulaires qu'elles souhaitent mettre à disposition sur leurs sites.
Par ailleurs, la commission tient à jour la liste des formulaires homologués et mis en ligne. Elle fournit cette information aux gestionnaires des sites publics.
Enfin, elle rend compte dans son rapport annuel des efforts accomplis, comme des obstacles rencontrés en ce domaine. Elle évalue en particulier le gain de temps obtenu pour les usagers comme pour l'administration par la rationalisation et la simplification des formulaires, des listes de pièces justificatives et du processus général d'organisation des démarches à accomplir par les particuliers ou les professionnels.

4. Assurer le développement et le suivi des téléprocédures

Prenant acte de l'avancement des initiatives prises par le Gouvernement pour le développement des sites publics et la mise en ligne des formulaires administratifs, le comité interministériel de réforme de l'Etat, réuni le 12 ctobre 2000 sous ma présidence, a décidé du principe de la dématérialisation progressive de l'ensemble des procédure administratives. Dès 2001, une vingtaine de téléprocédures seront mises en place.
Cet essor programmé des téléprocédures implique aujourd'hui d'étendre le rôle de la COSA :
- la COSA réalisera un recensement des téléprocédures existantes au niveau national comme au niveau local et en rendra la liste disponible en ligne sur « service-public.fr », en concertation avec la Documentation française, opérateur du site. Cette liste facilitera l'accès des internautes aux téléprocédures. La COSA en assurera la mise à jour régulière ;
- la COSA est chargée, dans le cadre de l'enquête annuelle d'évaluation des sites publics organisée par la délégation interministérielle à la réforme de l'Etat, d'un recensement des téléprocédures existantes et en préparation au niveau national et au niveau local. Les résultats de ce recensement figureront dans le rapport d'évaluation des sites publics ;
- la COSA évaluera les téléprocédures pour apprécier si le label « administration 2000 » peut leur être attribué. La Documentation française, opérateur du portail « service-public.fr », veillera à y mettre en valeur ces téléprocédures, en concertation avec la COSA ;
- afin d'aider les services à développer leurs téléprocédures, la COSA et la délégation interministérielle à la réforme de l'Etat élaboreront un guide pour la dématérialisation des démarches administratives, en complément du guide des maîtres d'ouvrage et des guides techniques qui sont en cours de réalisation par la mission interministérielle de soutien technique pour le développement des technologies de l'information et de la communication dans l'administration (MTIC), en collaboration avec les ministères, le secrétariat général de la défense nationale et la COSA.
Enfin, s'agissant des entreprises comme des particuliers, je vous rappelle la nécessité pour vos services d'être en mesure de permettre d'effectuer le règlement de toute dette sociale ou fiscale par carte bancaire et télépaiement : il revient aux ministères compétents de prendre toutes dispositions à cette fin.
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La Commission pour les simplifications administratives me rendra compte régulièrement des conditions de mise en oeuvre de ces instructions, auxquelles je vous demande d'accorder la plus grande attention.
Vous voudrez bien également indiquer, à l'occasion de la remise annuelle du plan de simplifications administratives de votre ministère, les mesures prises ou envisagées dans ce cadre pour atteindre les objectifs fixés par la présente circulaire.

Lionel Jospin


(1) Commission pour les simplifications administratives, 66, rue de Bellechasse, 75007 Paris (téléphone : 01-42-75-79-15, télécopie : 01-42-75-79-37, mél. cosacosa.pm.gouv.fr).
(2) www.cerfa.gouv.fr rubrique écrire à la COSA.