Paris, le 7 octobre 1999.
Le Premier ministre à Mesdames et Messieurs
les ministres et secrétaires d'Etat
Textes de référence :
Code des postes et télécommunications ;
Loi no 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Loi no 86-1067 du 30 septembre 1986 relative à la liberté de communication ;
Loi no 94-665 du 4 août 1994 relative à l'emploi de la langue française ;
Décret no 96-481 du 31 mai 1996 relatif au service public des bases de données juridiques ;
Décret no 96-602 du 3 juillet 1996 relatif à l'enrichissement de la langue française ;
Décret no 98-1083 du 2 décembre 1998 relatif aux simplifications administratives ;
Décret no 99-68 du 2 février 1999 relatif à la mise en ligne des formulaires administratifs ;
Arrêté du 16 mai 1997 portant modèle type de traitements d'informations nominatives dans le cadre d'un site ministériel public ;
Circulaire du 14 février 1994 relative à la diffusion des données publiques ;
Circulaire du 17 décembre 1998 relative à la diffusion des données juridiques sur les sites internet des administrations ;
Circulaire no 4.664/SG du 28 janvier 1999 relative à la diffusion gratuite des rapports officiels sur internet.
Textes abrogés :
Circulaire no 4.361/SG du 15 mai 1996 relative à la communication, à l'information et à la documentation des services de l'Etat sur les nouveaux réseaux de télécommunications ;
Circulaire no 4.385/SG du 11 juillet 1996 relative aux modalités pratiques de mise en oeuvre des instructions sur la communication, l'information et la documentation des services de l'Etat sur les nouveaux réseaux de télécommunications ;
Note d'information de la CCDA et du SIG du 5 décembre 1996 relative à la mise en oeuvre de sites internet ;
Circulaire no 4.455/SG du 29 janvier 1997 relative aux conditions de fonctionnement des sites internet des ministères ;
Circulaire no 4.478/SG du 24 mars 1997 relative à la désignation des sites publics internet mis en oeuvre par les administrations publiques ;
Circulaire no 4.490/SG du 24 avril 1997 relative à la charte de nommage des sites publics internet mis en oeuvre par les administrations publiques ;
Circulaire no 4.537/SG du 25 septembre 1997 relative à la charte de nommage des sites publics internet mis en oeuvre par les administrations publiques ;
Circulaire no 4.597/SG du 9 avril 1998 relative à la création de sites internet par les services déconcentrés des administrations de l'Etat et les établissements ou organismes placés sous tutelle de l'Etat.
*
* *
Le programme d'action gouvernemental « Préparer l'entrée de la France dans la société de l'information » a prévu de faciliter l'accès des citoyens à l'administration par l'internet, de généraliser la mise en ligne des données publiques, de dématérialiser les procédures administratives et de rendre l'administration accessible par voie électronique (1).
Ces orientations ont suscité un important développement de sites internet de la part des administrations centrales, des services déconcentrés et des établissements publics de l'Etat, ainsi que de nombreuses initiatives présentées sur le site du programme d'action gouvernemental pour la société de l'information (PAGSI) (2).
Des circulaires successives ont eu pour objet d'encadrer les divers aspects de ce développement. Il est désormais indispensable, au vu de l'expérience acquise et compte tenu des orientations définies lors des comités interministériels pour la société de l'information, de codifier et simplifier les règles applicables à la création et à la gestion des sites, à leur coordination et à leur évaluation.
Tel est l'objet de la présente circulaire qui, abrogeant huit textes antérieurs, définit le rôle des départements ministériels dans la gestion de leurs sites (cf. 1), formule un certain nombre de principes généraux relatifs au contenu et à la présentation des sites (cf. 2) et indique enfin les procédures à respecter lors de leur création et les règles qui leur sont applicables (cf. 3).
1. LES POLITIQUES MINISTERIELLES
1.1. La nécessité d'une politique ministérielle
Dans le cadre de sa politique de modernisation, chaque ministère définit les axes et les priorités de développement en matière d'internet pour l'ensemble des services dont il a la responsabilité, dans le double souci d'améliorer l'information et le service rendu à l'usager et d'accroître l'efficacité de son administration.
Ainsi, chaque ministère définit les types d'informations à diffuser et les types de services à développer sur l'internet. Il organise la numérisation et la diffusion des données de son secteur, en veillant à la coordination entre les services centraux, les services déconcentrés et les établissements publics placés sous sa tutelle pour éviter les doublons et favoriser les réseaux d'information. Il est responsable des sites créés par ses services déconcentrés ou les établissements publics placés sous sa tutelle. Il veille notamment au respect de la procédure de déclaration décrite au 3.1 ci-dessous. Il s'assure également du respect des règles relatives à la sécurité des systèmes d'information, à la protection des données personnelles et à la propriété intellectuelle.
Un comité de pilotage est mis en place dans chaque ministère pour définir les axes, les priorités et les étapes de développement, mobiliser les ressources nécessaires, suivre les travaux et évaluer régulièrement les résultats au moyen de tableaux de bord. Chaque ministère établit un rapport annuel d'activité portant sur l'ensemble des sites dont il a la responsabilité. Ce rapport, qui doit nécessairement comporter des informations sur la fréquentation des différents sites, est adressé à la délégation interministérielle à la réforme de l'Etat.
1.2. Les sites de l'administration centrale
Chaque ministère peut mettre en place plusieurs sites : le site du ministère, qui relaie la politique ministérielle, et des sites thématiques décrivant des secteurs d'activité. Le site internet du ministère dresse la liste des sites thématiques ainsi que des sites des services déconcentrés et établissements publics sous tutelle. Il aménage un lien vers chacun de ces sites.
Chaque ministère veille, sur l'ensemble des sites relevant de son administration centrale, à ce que soient diffusés les données publiques essentielles et les formulaires utiles aux usagers de ses services. Il veille également à ce que des liens soient établis vers le portail d'accès à l'administration française et à l'information administrative (Admifrance) (3), vers le site juridique (Legifrance) (4) qui met à la disposition du public les textes législatifs et réglementaires essentiels, et vers le site du PAGSI (2) consacré aux mesures d'application du programme d'action gouvernemental pour la société de l'information. Il aménage un espace de communication (boîtes aux lettres électroniques ou forum) et veille au développement des téléprocédures permettant de simplifier les relations des usagers avec l'administration, notamment en matière de démarches administratives.
1.3. Les sites des services déconcentrés
et des établissements publics de l'Etat
Le site internet d'un service déconcentré diffuse les données publiques locales de sa compétence, renvoie vers le site ministériel, les sites Admifrance (3) et Legifrance (4), le site du PAGSI (2), ainsi que vers les sites des autres services déconcentrés et organismes publics locaux.
Il établit des liens avec le site ministériel pour les informations à caractère national, de manière à éviter les redondances ou incohérences. Il doit permettre à l'usager de communiquer avec les services, notamment au moyen de boîtes aux lettres électroniques. Il peut offrir des formulaires et des téléprocédures, en vue de simplifier les démarches administratives, dans le respect des règles rappelées au 2.1.3. Lorsqu'un formulaire a été enregistré au plan national, seul ce formulaire peut être mis en ligne sur le site du service déconcentré, à l'exclusion de toute version locale des formulaires nationaux.
Le service déconcentré, éditeur d'un site internet, rend compte à l'administration centrale dont il relève de son activité en la matière, dès la conception du projet et à chaque stade de son développement. Il l'informe, en particulier, de la méthode retenue pour permettre l'évaluation du site, tant en ce qui concerne le nombre de connexions que le degré de satisfaction des usagers, et porte à sa connaissance les résultats de cette évaluation.
Les sites internet créés par les établissements publics de l'Etat peuvent déroger à certaines des règles énoncées par la présente circulaire dans les limites fixées par leur ministère de tutelle, notamment en ce qui concerne le nommage. Il en est de même pour les sites créés par les représentations françaises à l'étranger dans le cadre des instructions fournies par le ministère des affaires étrangères. Aucune dérogation n'est cependant admise en ce qui concerne l'obligation de déclaration des sites figurant au 3.1 ci-dessous.
Par ailleurs, il est souhaitable que des sites interministériels puissent être mis en place localement, à l'échelle d'une région ou d'un département. Ils auront vocation à rassembler, directement ou par liens, les informations des différents services de l'Etat et de certains de leurs établissements publics.
Cette mise en commun des informations doit permettre la mutualisation des moyens disponibles dans les différents services, mais nécessite que le partage des responsabilités soit clairement défini en ce qui concerne la mise à jour des sites ou de leurs différentes composantes.
Dans le même esprit, lorsque différentes administrations présentes dans un pays étranger créent chacune un site destiné au public de ce pays, il convient d'établir sytématiquement un lien avec le site géré par l'ambassade et, le cas échéant, par le consulat général territorialement compétent.
2. PRINCIPES GENERAUX RELATIFS AU CONTENU
ET A LA PRESENTATION DES SITES INTERNET PUBLICS
2.1. Contenu
2.1.1. Fiabilité
Le ministère dont relève le service ou l'organisme qui a créé le site est responsable de la cohérence, de l'exactitude et de la pertinence des informations diffusées. Il veille au respect de ces exigences dès la création du site et tout au long de son développement.
Les ministères responsables doivent notamment s'attacher à ce qu'il n'existe aucun doute dans l'esprit des utilisateurs du site sur l'origine et la validité des informations diffusées. Ils doivent veiller à la mise à jour très régulière des sites et à la cohérence de l'ensemble des pages et informer les usagers de la date de la dernière mise à jour.
2.1.2. Accessibilité
La simplicité et la rapidité d'accès aux sites doivent être privilégiées. A ce titre, on accordera une préférence aux standards techniques qui n'exigent pas, de la part des usagers, de recourir à des équipements ou des logiciels peu répandus.
Les responsables des sites veilleront à ce que l'ensemble des données et des documents soient disponibles selon des formats gratuits et accessibles par tous les internautes. Ils privilégieront systématiquement les solutions conformes aux standards de l'internet.
Pour les formulaires administratifs, le format HTML doit être utilisé chaque fois que cela est possible (5).
Pour les rapports administratifs, le format HTML doit être l'un des formats utilisés (6).
Plus généralement, s'agissant de la documentation proposée en téléchargement, on veillera à proposer au moins deux formats correspondant aux suites bureautiques les plus courantes ou, de préférence, le format RTF.
Le poids des pages ne doit pas être accru par des éléments graphiques sans valeur ajoutée réelle. A tout le moins, lorsque l'utilisation d'images est jugée indispensable, l'internaute doit pouvoir disposer d'un choix entre la consultation en mode texte seulement ou en mode graphique.
L'utilisation d'index thématiques et de moteurs de recherche permet de faciliter l'accès aux informations. Un avis technique dans ce domaine peut être demandé à la mission interministérielle de soutien technique pour le développement des technologies de l'information et de la communication dans l'administration (MTIC). On veillera à privilégier les outils disponibles sur le marché, en excluant néanmoins l'utilisation de ceux qui ne permettent pas l'interrogation en français.
Les responsables des sites veilleront tout particulièrement à favoriser l'accessibilité de l'information à tous les internautes, notamment les personnes handicapées, non voyantes, malvoyantes ou malentendantes. Ils trouveront à cet effet sur le site de la MTIC (7) un dossier relatif à ce sujet. Ils pourront utilement se référer aux recommandations de niveau 1 du World Wide Web Consortium consacrées à l'accessibilité des contenus sur la Toile, qui sont disponibles en français à la même adresse.
Si le micro-ordinateur est aujourd'hui le moyen quasi exclusif d'accès à l'internet, on veillera à prendre en compte la diversification en cours des modes d'accès, notamment au profit de connexions effectuées à partir d'ordinateurs de poche et de terminaux GSM.
2.1.3. Interactivité
Les technologies de l'information et de la communication doivent permettre de favoriser les contacts entre l'administration et les usagers. L'ouverture de boîtes aux lettres et de forums est donc souhaitable.
Les boîtes aux lettres doivent permettre aux administrés de s'adresser aux services publics pour en obtenir une réponse personnelle dans le délai maximal d'une semaine. Il pourra s'agir d'une réponse d'attente si la question posée appelle un examen approfondi. Cette réponse d'attente mentionnera alors un délai indicatif de réponse au fond. On veillera, par conséquent, à ouvrir ce type de service avec les moyens humains et techniques nécessaires à une réponse de qualité. A cette fin, un document méthodologique est disponible sur le site du ministère de la fonction publique, de la réforme de l'Etat et de la décentralisation (8).
Quant à la création de forums de discussion, elle nécessite la définition préalable de règles de fonctionnement, notamment en ce qui concerne les points suivants : obligation de faire apparaître l'identité du site hébergeant le forum, durée et thème de celui-ci, présence d'un modérateur, utilisation et archivage éventuel des contributions, modalités de clôture.
2.1.4. Etablissement de liens avec les sites généralistes
Des sites à vocation interministérielle ont été créés :
- le site Admifrance (3) concerne l'information administrative du public et constitue le portail d'accès aux sites publics ; il est géré par la Documentation française ;
- le site Legifrance (4) concerne les données juridiques ; il est géré par le secrétariat général du Gouvernement ;
- le site du PAGSI (2) concerne les technologies de l'information et de la communication ; il est géré par le service d'information du Gouvernement.
Tout site relevant d'une administration de l'Etat doit comporter des liens avec ces trois sites et mentionner leur nom.
En outre, afin de garantir la fiabilité des mises à jour, il est souhaitable d'éviter que :
- les sites dépendant des ministères mettent en ligne une seconde fois des informations qui figurent déjà sur un site généraliste ;
- les services déconcentrés diffusent des informations présentes sur le site de leur ministère.
En ce qui concerne les rapports officiels, il convient de se reporter à la circulaire du 28 janvier 1999 relative à la diffusion gratuite des rapports officiels sur internet (voir 2.1.5 ci-dessous).
Les données de nature juridique mises en ligne sur les sites ministériels doivent, enfin, respecter les principes contenus dans la circulaire du 17 décembre 1998 relative à la diffusion des données juridiques sur les sites internet des administrations.
2.1.5. Mise en ligne des formulaires administratifs
Aux termes du décret no 99-68 du 2 février 1999 relatif à la mise en ligne des formulaires administratifs, les formulaires dont l'usage est nécessaire pour accomplir une démarche ou faire valoir un droit auprès d'une administration ou d'un établissement public administratif de l'Etat sont diffusés gratuitement sur le site Admifrance (3) ou sur d'autres sites publics de l'internet dont la liste est fixée par arrêté du Premier ministre. Ces formulaires doivent être identiques, dans leur contenu, aux formulaires sur support papier enregistrés et répertoriés par la commission pour les simplifications administratives (COSA), conformément aux dispositions du décret no 98-1083 du 2 décembre 1998 relatif aux simplifications administratives.
Les sites habilités par arrêté du Premier ministre mentionnent cette habilitation et reproduisent, conformément au décret no 99-68 du 2 février 1999 précité, la formule suivante : « Les administrations et établissements publics administratifs de l'Etat ne peuvent refuser d'examiner les demandes présentées au moyen de formulaires imprimés à partir des données disponibles sur ce site, dès lors qu'il s'agit d'un formulaire dûment renseigné et n'ayant fait l'objet d'aucune altération par rapport aux données figurant sur le site. » Le lien avec le site Admifrance doit figurer en tête des pages consacrées aux formulaires sur tous les sites publics.
Chaque ministère est responsable de la création, de la mise à jour et de la diffusion des formulaires nécessaires à la réalisation des démarches qui relèvent de son domaine de compétence. Il lui appartient donc de diffuser ceux-ci sur son site national.
Afin d'assurer un égal accès des usagers, quel que soit leur lieu de résidence, les ministères doivent permettre à tout site public autre que le leur, notamment à ceux de leurs services déconcentrés, d'exploiter par des liens les formulaires qu'ils mettent à la disposition du public.
La COSA, qui a pour fonction d'enregistrer et de réviser les formulaires administratifs et de les référencer sur le site Admifrance (3), tient à la disposition des usagers la liste exhaustive des formulaires et des services interactifs d'aide aux démarches administratives diffusés sur les sites publics. Elle peut, si un ministère ne les diffuse pas ou jusqu'à ce qu'il les diffuse, mettre en ligne les formulaires préalablement enregistrés par elle.
De leur côté, les services déconcentrés doivent mettre en place sur leurs propres sites des services de proximité, conçus dans le respect des règles de fond applicables au niveau national, qui offrent aux administrés une valeur ajoutée spécifique sous la forme d'aide aux démarches, de services interactifs ou de téléprocédures. Leurs réalisations doivent être conformes aux politiques éditoriales définies par les ministères auxquels ils sont rattachés.
Les services déconcentrés ne peuvent mettre en ligne des formulaires que dans le cas où il n'en existe pas au niveau national, ou lorsque ceux-ci concernent des procédures soumises à des règles locales. Il convient de souligner que les formulaires ainsi diffusés localement devront, par application des dispositions précitées du décret du 2 février 1999, être acceptés par les services déconcentrés de l'ensemble du territoire national. Pour cette raison, l'habilitation par arrêté du Premier ministre des sites relevant de services déconcentrés sera subordonnée au respect d'un ensemble de conditions communes matérialisées dans une charte.
En tout état de cause, des réalisations locales relatives à des procédures nationales ne peuvent constituer que des solutions transitoires. Il convient de mettre assez rapidement fin à de telles situations, soit en élaborant au niveau de l'administration centrale un formulaire disponible sur le site ministériel, soit en étendant la mise en ligne effectuée par un service déconcentré à l'ensemble des services territoriaux de même nature.
Les architectes et les technologies retenues pour la mise en oeuvre des services d'aide à l'accomplissement de formalités administratives et les modalités juridiques de leur développement doivent être de nature à faciliter la mutualisation des investissements consentis par les services de l'Etat. Aussi est-il demandé aux responsables des sites de prendre l'attache de la MTIC avant la réalisation de tout projet de cette nature, et de respecter les standards explicités sur son site (5).
2.1.6. Rapports officiels
Conformément à la circulaire du 28 janvier 1999, la direction de la Documentation française est responsable de la constitution d'une bibliothèque numérisée des rapports officiels, accessible gratuitement sur le site Admifrance (3).
Cette bibliothèque est dépositaire de l'ensemble des rapports commandés par le Premier ministre ou les ministres. La mise en ligne du rapport n'est ensuite réalisée qu'avec l'accord du ministère destinataire.
2.2. Présentation
2.2.1. Nommage
Tout site internet créé par un service de l'Etat doit pouvoir être identifié sans ambiguïté comme site officiel de l'administration française. Pour cela, il utilise le nom de domaine : gouv.fr.
Il ne peut être dérogé à cette règle qu'avec l'accord du secrétariat général du Gouvernement, qui vérifie la pertinence des raisons invoquées. C'est ainsi, par exemple, qu'il a été admis, dans le plan de nommage du ministère de la justice, que les sites des juridictions aient pour nom de domaine : justice.fr, afin de marquer la séparation entre les autorités judiciaires et les services relevant de l'exécutif.
Les établissements publics de l'Etat peuvent utiliser le nom : gouv.fr, en fonction des règles retenues par leur ministère de tutelle. Ils doivent en tout état de cause utiliser la racine .fr.
Tous les départements ministériels qui ne l'ont pas encore fait doivent mettre en place, avant le 31 décembre 1999, une charte de nommage, construite à partir de la répartition entre ministères des plages de ce domaine. Cette charte précise les règles applicables aux sites des services centraux et déconcentrés du ministère. Elle doit être conçue sur la base de règles générales permettant de retrouver de manière intuitive l'adresse d'un site ou d'un agent dont on connaît le nom, le prénom et les coordonnées administratives.
Les chartes de nommage sont communiquées au service d'information du Gouvernement et à la MTIC. Les ministères doivent, pour ce faire, se conformer à la charte établie par la MTIC, consultable sur son site (9). Les éléments essentiels en sont les suivants :
- les caractères doivent être strictement limités à un sous-ensemble du jeu de caractères IA 5 (International Alphabet 5 ou ASCII), à l'exclusion des caractères diacritiques (accent, cédille...) ;
- l'adresse d'un site est composée d'un nom de machine (www.), suivi d'un nom de domaine. Les noms de domaine doivent être simples, explicites et respecter le format suivant :
sous-entite.entite.gouv.fr ;
- l'entité désigne prioritairement le ministère ; la sous-entité est optionnelle ;
- le choix des adresses fonctionnelles et personnelles des agents relève de la responsabilité de l'organisme chargé du nom du domaine auquel ces adresses sont rattachées, dans le respect des règles définies par la charte précitée.
2.2.2. Langue
L'usage du français pour la rédaction des pages constitue une obligation légale. Les termes utilisés doivent être conformes aux listes de terminologie publiées au Journal officiel dans les conditions prévues par le décret du 3 juillet 1996 relatif à l'enrichissement de la langue française. Ces listes peuvent être consultées sur le site internet de la délégation générale à la langue française (10).
Le recours éventuel à des traductions en langue étrangère doit se faire dans les conditions prévues à l'article 4 de la loi du 4 août 1994 relative à l'emploi de la langue française, qui autorise la traduction des écrans en anglais à condition de proposer également une traduction dans au moins une autre langue étrangère.
Le choix des langues étrangères utilisées relève de la responsabilité des services concernés en fonction de leurs objectifs de communication.
Il convient de développer la traduction des données essentielles présentes sur les sites publics. En effet, l'internet, du fait de sa dimension mondiale, constitue un outil privilégié pour permettre l'accès des publics non francophones à l'information administrative et pour faire connaître les politiques publiques menées dans notre pays. L'exemplarité de l'administration française dans ce domaine doit en outre conforter les positions prises par la France en faveur de la diversité culturelle et de la pluralité linguistique sur l'internet.
2.2.3. Charte graphique
Pour garantir l'unité visuelle des informations de source publique disponibles sur internet et permettre à l'internaute de mieux identifier l'ensemble des services de l'Etat, les sites publics doivent comporter un identifiant commun figurant en haut et à gauche de chaque écran. La version numérisée de cet identifiant est disponible sur le site du PAGSI (2) et fournie par le service d'information du Gouvernement lors de l'attribution de la racine : gouv.fr.
Chaque ministère est en outre invité à définir une charte graphique pour l'ensemble des sites des services qui relèvent de son autorité.
2.3. Sécurité
Les pratiques de piratage se développant, chaque ministère doit prendre, sous la responsabilité de son haut fonctionnaire de défense et, le cas échéant, de son fonctionnaire de la sécurité des systèmes d'information, les mesures nécessaires pour assurer la sécurité des sites placés sous son autorité, y compris les sites hébergés par des prestataires extérieurs. Ces mesures concernent tant la définition de l'architecture du site que la gestion de celui-ci et l'accès aux informations qu'il contient.
Une structure d'alerte et d'assistance sur internet (CERT/A), placée auprès du secrétariat général de la défense nationale (service central de la sécurité des sytèmes d'information), est chargée de coordonner les réactions aux attaques informatiques des systèmes d'information visant les administrations de l'Etat. En réseau avec le CERT/A et sous la responsabilité du haut fonctionnaire de défense et des fonctionnaires de la sécurité des systèmes d'information, les gestionnaires des sites organisent la veille, analysent les incidents et mettent en oeuvre les réponses préconisées.
Les textes de référence, ainsi que des avis techniques en matière de sécurité, sont disponibles sur les sites de la MTIC (9) et du service central de la sécurité des systèmes d'information (SCSSI) (11).
2.4. Protection de la vie privée
Les sites publics doivent s'attacher à garantir la confidentialité des données à caractère personnel qu'ils sont amenés à traiter, qu'il s'agisse de données relatives aux agents ou aux usagers.
L'emploi de témoins de connexion (« cookies ») permanents doit, de manière générale, être évité. S'il est néanmoins décidé d'y recourir, parce qu'il apparaît de nature à améliorer significativement le service rendu à l'usager, ce ne peut être que sous deux conditions cumulatives :
- l'usager en est préalablement averti ;
- il lui est proposé un mode alternatif d'accès au service.
Il est rappelé que, en vertu de la loi no 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, toute personne peut s'opposer à la diffusion d'informations la concernant. Ce droit, qui est ouvert aux usagers comme aux agents de l'administration, peut s'exercer avant l'ouverture du site, mais aussi à tout moment une fois que le site est ouvert. Il va de pair avec un droit d'accès et de rectification des données.
3. PROCEDURES DE CREATION D'UN SITE
Les ministères peuvent s'appuyer sur des organismes à vocation interministérielle dont les missions sont directement liées à l'exécution du programme d'action gouvernemental pour la société de l'information :
- la délégation interministérielle à la réforme de l'Etat (8) ;
- la mission interministérielle de soutien technique pour le développement des technologies de l'information et de la communication dans l'administration (MTIC) (9) ;
- le service d'information du Gouvernement (2) ;
- la direction de la Documentation française (3) ;
- la commission pour les simplifications administratives (3).
Chacun de ces organismes a une vocation de conseil et peut, à ce titre, être sollicité par les responsables des sites publics dans le cadre de ses compétences. Néanmoins, la délégation interministérielle à la réforme de l'Etat (DIRE) est le seul interlocuteur interministériel obligatoire des services pour la création des sites internet et le suivi de leur activité.
3.1. Déclaration des sites à la délégation interministérielle
à la réforme de l'Etat
La création d'un site internet fait l'objet d'une télédéclaration à la DIRE (8).
La déclaration préalable doit être faite quinze jours au moins avant l'ouverture prévue du site. Elle comporte notamment un lien hypertexte vers le site test auquel elle se rapporte.
En l'absence de règles particulières définies par l'administration centrale ou de tutelle dont relève le service ou l'établissement déclarant, cette formalité peut être accomplie directement par le responsable du site. Elle est alors automatiquement retransmise à l'administration centrale ou de tutelle compétente. S'agissant des services déconcentrés, il peut cependant apparaître souhaitable que les ouvertures de sites fassent l'objet d'une coordination de la part de l'administration centrale compétente afin notamment de garantir une homogénéité des sites sur l'ensemble du territoire. Il appartient, dans ce cas, à chaque département ministériel de diffuser à ces services des instructions complémentaires sur les modalités d'ouverture d'un site, étant entendu que la procédure doit toujours déboucher sur une déclaration à la DIRE. Cette délégation doit être rendue destinataire des instructions diffusées par les ministères sur ces questions.
Si une télédéclaration sur le site de la DIRE n'est pas possible, le modèle de déclaration annexé à la présente circulaire peut être photocopié ou téléchargé à partir du même site et adressé par télécopie ou par courrier à la DIRE et à l'administration centrale ou de tutelle dont dépend le déclarant.
La DIRE s'assure de la cohérence du projet avec l'ensemble des politiques relatives à la présence publique sur l'internet, du respect des règles générales applicables. Elle fait, le cas échéant, les remarques nécessaires. En cas de difficulté, elle saisit le ministère de rattachement ou de tutelle du déclarant.
La déclaration est simultanément et automatiquement transmise par la DIRE à la direction de la Documentation française, au service d'information du Gouvernement, à la commission pour les simplifications administratives et à la MTIC. Les éventuelles remarques de l'un ou l'autre de ces organismes sont communiquées par la DIRE aux responsables du site déclaré et, le cas échéant, à son ministère de rattachement ou de tutelle.
Toute modification d'adresse d'un site internet doit faire l'objet d'une nouvelle déclaration selon les modalités indiquées ci-dessus.
3.2. Autres formalités préalables
L'ensemble des formalités exposées ci-après sont rappelées sur le site du PAGSI (12), qui offre des liens directs avec les formulaires à employer.
3.2.1. Déclaration au tribunal de grande instance
Conformément à l'article 43 de la loi no 86-1067 du 30 septembre 1986 relative à la liberté de communication, les sites de l'internet sont au nombre des services de communication audiovisuelle soumis à déclaration préalable auprès du procureur de la République. La déclaration est effectuée auprès du procureur de la République du tribunal de grande instance du lieu du domicile ou du siège du déclarant.
3.2.2. Déclaration auprès de la Commission nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) et du Conseil supérieur de l'audiovisuel (CSA)
Un site internet est susceptible de comporter des données nominatives. Conformément à l'article 15 de la loi no 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, ces données doivent faire l'objet d'une déclaration selon le modèle type de traitement d'informations nominatives (modèle de déclaration des traitements automatisés d'informations nominatives, art. 26 de la loi). Le formulaire de déclaration à la CNIL est disponible sur son site (13).
La déclaration à la CNIL est ensuite transmise au Conseil supérieur de l'audiovisuel, saisi conformément à l'article 43 de la loi no 86-1067 du 30 septembre 1986 relative à la liberté de communication.
3.2.3. Demande d'enregistrement auprès de l'Institut national
de la propriété industrielle (INPI)
La protection de la dénomination du site ou de signes distinctifs nécessite une demande d'enregistrement de la marque auprès de l'INPI (14). Les règles relatives à l'enregistrement des marques sont fixées par les articles L. 711-1 et suivants du code de la propriété intellectuelle.
Cette formalité n'est pas obligatoire. Toutefois, elle est la seule susceptible de protéger efficacement les administrations contre l'utilisation abusive de leur dénomination.
3.3. Habilitation à la mise en ligne des formulaires
Pour les sites existants, chaque ministère communique à la DIRE la liste des sites relevant de son autorité pour lesquels l'habilitation prévue au 2.1.3 ci-dessus est demandée.
Il est souhaitable que cette demande d'habilitation soit formulée en même temps que la déclaration mentionnée au 3.1.
La DIRE instruit la demande en liaison avec la commission pour les simplifications administratives et la MTIC. Elle recueille l'avis de la direction de la Documentation française et des ministères concernés et propose l'arrêté d'habilitation au Premier ministre.
3.4. Suivi du développement des sites internet publics
La DIRE fixe le cadre du rapport d'activité mentionné au 1.1 et en informe les ministères. Elle centralise ces rapports et elle établit, en lien avec la MTIC, le service d'information du Gouvernement, la direction de la Documentation française et la commission pour les simplifications administratives, un rapport de synthèse et des propositions d'amélioration. Ce rapport est transmis à chaque ministère. Il est examiné par le comité interministériel pour la société de l'information.
Pour préparer ce rapport annuel et assurer le suivi des actions des administrations, un observatoire du développement des sites internet publics sera créé auprès de la DIRE. Il comprendra les organismes mentionnés au paragraphe précédent, ainsi que des personnalités qualifiées et des représentants des usagers choisis sur proposition de la commission pour les simplifications administratives. Les ministères concernés par l'ordre du jour seront également représentés.
Les responsables des sites publics pourront être invités à présenter leurs activités devant l'observatoire.
*
* *
Vous voudrez bien me saisir, sous le timbre de la délégation interministérielle à la réforme de l'Etat, de toute difficulté relative à l'application de la présente circulaire.