Le terme système de gestion de contenu est la traduction de l'anglais CMS (sigle de Content Management System).

ORGANISATION Les CMS ont les propriétés suivantes :

• permettre à plusieurs individus de travailler sur un même document,
• fournir une chaîne de publication,
• séparer les opérations de gestion de la forme et du contenu,
• permettre de publier (mettre en ligne le contenu),
• structurer le contenu.

Le dernier point le distingue des logiciels de weblogs (blogues en jargeek) où les nouvelles sont publiées sous formes de fils de discussions, souvent de manière chronologique et avec un classement par thèmes. Le plus connu des sites sous ce modèle est http://www.slashdot.org, ainsi ce type de systèmes est appelé parfois site à la Slashdot.

L'évolution logique, déjà utilisée dans wiki, est d'intégrer le contrôle de versions. Il a pour vocation de permettre de retrouver les dates, les modifications faites par les utilisateurs ainsi que leurs commentaires liés à l'objet de la modification. Ceci permet de diminuer les risques d'interférences lorsqu'il y a écriture à plusieurs mains.

Architecture

Pour arriver à ce résultat, la conception se base assez souvent sur les mécanismes suivants :

Utilisation d'interface web

Le web est accessible quelque soit le type de système d'exploitation au moyen d'un fureteur. Ainsi, les utilisateurs n'ont pas besoin d'installer de logiciels spécifiques.

Qui plus est le web offre un format de donnée lisible, imprimable et stockable par tous, ce qui facilite l'échange et l'accessibilité des documents.

Gabarits

Gabarit est le mot français pour template. L'utilisation de gabarits avec les langages utilisés pour faire des pages dynamiques sur Internet, permet de faire un modèle de document pour lequel on peut travailler indépendamment le contenu et la forme. Il permet aussi à terme à l'utilisateur de personnaliser l'apparence et la pertinence des informations qu'il désire voir afficher.

Syntaxe simplifiée

Pour permettre à l'utilisateur de se concentrer sur le contenu, les langages utilisés par les rédacteurs sont simplifiés. Il n'y a pas d'indication de mise en page, car le système de gabarits se charge de la plupart des opérations de mises en page.

Utilisations de base de données

Pour gérer l'information il faut la stocker, et pouvoir la retrouver rapidement. Ceci est typiquement la raison d'être d'une base de données.

De multiples méthodes de rangement de l'information

La théorie de l'information nous apprend que plus il y a d'informations, plus le désordre augmente. C'est-à-dire que si l'on recherche une information spécifique, toutes les autres informations du bruit. Un système de CMS possède donc de multiples mécanismes de tris plus ou moins complexe comme :

• les liens hypertextes, qui permettent de référencer les articles entre eux,
• un moteur de recherche sur le texte,
• des tris spécifiques (par date de modification, auteurs, liens ...)

La multiplication des vues, des mécanismes de choix, diminue la profondeur de l'information par rapport à la page d'entrée en multipliant les chemins, et donc la rend plus accessible.

Gestion des droits

Elles permettent de créer une association entre les droits de lecture, écriture et validation de contenu et l'utilisateur en fonction de son identification. Sur la plupart des CMS utilisant une plate-forme web, le même site est ainsi l'endroit où le contenu est publié et l'endroit qui permet aux auteurs d'accéder à la gestion de contenu.

EVALUATION Le CMS, une évolution de la société de l'information

Le concept qui révolutionna la création de contenu dans les années 1990 fut le WYSIWYG. Ce concept balaya d'autres plus anciens, tels que celui de la compilation de texte, qui séparait déjà le contenu et la forme (le rendu). Le délai entre l'édition d'un texte et sa visualisation après une compilation, parfois longue, était nécessaire pour que l'utilisateur visualise le résultat. Néanmoins, certains de ces logiciels donnaient un rendu au format imprimable professionellement.

En fournissant un rendu instantané, au coût de sa qualité, le WYSIWYG a eu un succès immédiat. Aujourd'hui, c'est le concept qui domine la création de contenu grand public. Cependant, l'un des incovénients de ce système réside dans la confusion du contenu et de la forme. Par exemple, la spécialisation des organisations fait qu'il y a des départements spécialisés dans la présentation des contenus issus de l'entreprise (département marketing) et dans le rédaction de contenu (par exemple : département commercial, technique ou relations publiques). Ainsi, un fossé s'est creusé entre les critères d'appréciation de la présentation entre les équipes dédiées au contenu et à la forme. L'évolution fut l'introduction de feuilles de style imposant des formats prédéfinis et la création de documents-types. Mais ce ne fut pas suffisant : la divergence des moyens de visualisation (liée à l'emploi des fontes de caractères, des tailles de papier différentes...) a fini par complexifier non pas la création de contenu, mais son échange. De plus, l'intégration de documents hétérogênes (images, feuilles de calcul) au sein d'un même document pose le problème de la gestion des pièces incluses. Enfin, dans le cadre de la relation client pour les entreprises ou des réglementations pour les administrations, il fallait pouvoir suivre les flux d'informations émises. Il fut donc demandé aux utilisateurs de ranger leurs documents de manière à pouvoir les trouver, et suivre les modifications faites dans la communication :

• soit automatiquement, par l'utilisation de logiciels combinés appelés Systèmes de gestion électronique de documents,
• soit par l'édiction de normes de travail,

Ainsi, la pratique de la création de contenu s'est vu adjoindre des tâches annexes comme la mise en page, la gestion des flux documentaires, la gestion des formats. Ceci a grandement augmenté non pas le temps nécessaire pour rédiger un document, mais celui pour le gérer. Dans une logique de gestion des délais, cette conception de la création de contenu devient pénalisante.

PERSPECTIVES Prospective

Le CMS présente une réponse à la plupart de ces problèmes, en combinant la création de contenu avec sa gestion, son archivage, et la publication. Les systemes les plus avances à l'heure actuelle répondent déja aux problématiques suivantes :

La gestion de versions concurrentes

À plusieurs personnes travaillant sur un même document, elle fournit un outil qui trace les évolutions, et permet visualiser/gérer les modifications conflictuelles. Grâce à elle, on peut également savoir qui a apporté telle modification.

La multiplication des vues

En fonction des centres d'intérêt des lecteurs, on peut imaginer présenter un contenu de manière personnalisée tout en exploitant le même contenu original. Par exemple, une organisation fournit la même base documentaire mais des présentations différentes à ces différentes parties prenantes : pour une entreprise ce peut être ses clients, ses fournisseurs, ses catégories de personnels, et ses actionnaires.

La gestion d'espaces privés de travail collaboratif

Pour deux parties prenantes il peut être important de pouvoir travailler sur un espace commun privé, lié à une communication précise (suivi d'une relation client pour une entreprise et son fournisseur).

La multiplication des sources de contenus

Il sagit de mutualiser les contenus de plusieurs organisations tout en présentant le contenu d'informations issues de sources différents avec leur mise en page, comme le font les journaux qui diffusent les dépêches d'agences de presse. Ce mécanisme s'appelle généralement la syndication de site.

Le commentaire comme source d'information

La plupart des projets CMS logiciel libre fonctionnant sur le web proposent de créer des forums associés aux articles pour laisser les visiteurs réagir. Ils sont la base du succès des sites de nouvelles en fil. On a pu constater sur des sites comme Slashdot que les commentaires des lecteurs apportaient eux-mêmes une valeur ajoutée à l'information, la scindant en deux blocs :

• l'information institutionnelle, qui apporte ce qui peut être émis par une source dite de confiance,
• l'information officieuse, qui par un mécanisme de retour permet d'obtenir : la validation, la correction, et la discussion d'une information, et son enrichissement par tout lecteur.

Le commentaire fait évoluer les outils logiciels d'édition (destinés à la simple diffusion d'information) vers des outils de communication. En effet, la communication est bilatérale à la différence de l'information, unilatérale.

Ceci est probablement la plus grande évolution qui implique un changement profond de notre façon de considérer le partage de la connaissance et d'appréhender le web. En effet, d'un côté le diffuseur d'information en proposant un forum de réactions prend les risques inhérents à l'expression publique (juridiques, et rédactionnels), et de l'autre l'utilisateur prend le risque de la modification/suppression de son contenu par les auteurs du site.

Il est certain qu'il pourrait être décidé que seules les personnes utilisant la signature électronique puisse réagir afin que tous soient responsables de leurs dires, mais qu'advient-il alors de l'anonymat qui permet la liberté de parole ? Il est probable que les personnes devront se baser sur la confiance qu'ils ont dans l'éthique des éditeurs, et les éditeurs espérer que la Loi ne les tiennent pas pour responsables en toutes circonstances des propos des lecteurs.